Акт приема-передачи кадровых документов – образец

Содержание

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

Акт приема-передачи кадровых документов - образец - Народный СоветникЪ

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём — передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

  • копий учредительных документов и Устава фирмы;
  • штатного расписания;
  • ПВТР и колдоговора;
  • графика отпусков;
  • ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  • графиков сменности;
  • должностных инструкций;
  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  • личных карточек;
  • личных дел;
  • трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!

Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/dokumenty/peredacha-kadrovyx-dokumentov.html

Пример акта передачи дел | Образец

А К Т

приема — передачи трудовых книжек, личных дел, медицинских книжек, формы Т-2 сотрудников

филиала «Дубнинская, 50»

г. Москва                                                                       «26» мая 2005 года

Мы, нижеподписавшиеся, старший специалист ОУП Пригожин Б.А. и старший специалист ОУП Кузнецова К.В. в присутствии менеджера ОУП Сатеевой Л.М. составили и подписали настоящий акт о нижеследующем:

Пригожин Б.А. передает, а Кузнецова К.В. принимает следующие документы:

№ п/п Фамилия, Имя, Отчество Л.Д. Т.К. М.К. Т-2
1 Соколова Светлана Яковлевна
2 Абдиева Анастасия Николаевна
3 Акулинникова Ирина Николаевна
4 Алешина Лариса Викторовна
5 Алябышева Лидия Анатольевна
6 Андрусенко Равиля Андержановна
7 Артемова Елена Алексеевна
8 Асадуллина Любовь Евстафьевна
9 Баева Наталья Артуровна
10 Богомазюк Юлия Сергеевна
11 Бондаренко Екатерина Александровна
12 Брагин Александр Юрьевич
13 Валова Юлия Юрьевна
141 Валяева Анна Михайловна
5 Вершинина Екатерина Евгеньевна
16 Виноградова Анна Ивановна
17 Воеводина Татьяна Владимировна
18 Выползова Ирина Алексеевна
19 Гагаринова Наталья Анатольевна
20 Гребенников Петр Николаевич
21 Грекова Оксана Анатольевна
22 Дерий Раиса Ивановна
23 Дмитриев Сергей Викторович (инв)
24 Евстратова Екатерина Сергеевна
25 Ефанова Вера Николаевна
26 Жирнова Вера Викторовна
27 Зеров Сергей Анатольевич
28 Извекова Наталья Евгеньевна
29 Ильюшина Надежда Павловна
30 Ишмаева Наиля Джарулловна
31 Кирюкова Наталья Владимировна
32 Киселев Анатолий Алексеевич
33 Клочкова Марина Ивановна
34 Коврижкина Любовь Николаевна
35 Костюк Лариса Владимировна
36 Котова Ирина Николаевна
37 Кохан Андрей Владимирович
38 Красноруцкая Татьяна Викторовна
39 Крылова Владлена Вячеславовна
40 Крылова Наталья Анатольевна
41 Кувшинова Надежда Ивановна
42 Кудрявцева Елена Алексеевна
43 Кузнецова Валентина Ивановна
44 Кузнецова Наталья Ивановна
45 Кузьмина Лариса Анатольевна
46 Ламзина Ольга Петровна
47 Лебедев Валерий Евгеньевич
48 Левина Инна Ивановна
49 Левова Александра Сергеевна
50 Лосева Татьяна Геннадьевна
51 Маленьких Светлана Павловна
52 Малинкина Мария Николаевна
53 Махина Татьяна Александровна
54 Махучиева Зухра Магомедовна
55 Михайлина Елена Николаевна
56 Мустафина Лариса Рифатовна
57 Мясумова Хамдия Хасяновна
58 Науменко Вера Федоровна
59 Некрасова Ирина Анатольевна
60 Павлова Валентина Гавриловна
61 Панишева Ольга Валентиновна
62 Писковая Ольга Владимировна
63 Плешкова Елена Викторовна
64 Плякина Татьяна Александровна
65 Погорелова Ольга Викторовна
66 Полева Надежда Ивановна
67 Полуполтинных Татьяна Ивановна
68 Потапчук Антон Викторович
69 Рослякова Наталья Викторовна
70 Рубцова Юлия Николаевна
71 Слакаева Галина Федоровна
72 Саркисян Анаит Рубиковна
73 Северинова Наталья Михайловна
74 Седова Елена Николаевна
75 Семенова Ирина Александровна
76 Скуратович Алексей Георгиевич
77 Степанова Светлана Алексеевна
78 Тарасенко Дарья Ивановна
79 Томчанина Лилия Игоревна
80 Фатеева Татьяна Ивановна
81 Федорова Анна Степановна
82 Феоктистова Елена Анатольевна
83 Харламова Елена Анатольевна
84 Цветкова Валентина Александровна
85 Чугункова Анна Вячеславовна
86 Чугунова Татьяна Николаевна
87 Шапошникова Людмила Васильевна
88 Шубина Татьяна Ивановна
89 Шугаева Наталья Алексеевна
90 Щербакова Татьяна Васильевна
91 Ярметова Фаинат Рафиковна

Сокращения:

Л.Д. – личное дело

Т.К. – трудовая книжка

М.К. – медицинская книжка

Т-2 – унифицированная форма Т-2

Папки приказов, книга движения трудовых книжек, книга движения медицинских книжек, тетради регистрации движения персонала имеются.

Настоящий акт подписан в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Взаимных претензий стороны друг к другу не имеют.

ПЕРЕДАЛ:                                                                              ПРИНЯЛА:

___________________                                                                     ________________________

            Б.А. Пригожин                                                                                           К.В. Кузнецова

Скачать пример:

akt-peredachi.doc

Источник: http://kdpconsulting.ru/primery-dokumentov/509-primer-akta-peredachi-del-dlya-kadrovika.html

Акт приема-передачи трудовых книжек – образец, бланк, вкладышей в них, работнику, работодателю

В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.

Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?

Основные сведения

Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.

Он отвечает за его ведение и сохранность, транспортировку. Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом.

Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:

  • номер по порядку;
  • перечень сотрудников и их личные данные;
  • серия и номер трудовой книги;
  • дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
  • примечания.

Внизу следует обобщить данные – сколько всего книжек и вкладышей. С примером можно ознакомиться и скачать здесь.

Далее необходимо составить еще 1 таблицу для тех сотрудников, которые не имеют книжку. Например, в случае ее потери или первого трудоустройства.

После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:

  1. Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
  2. Проверка правильности заполнения документов комиссией.
  3. Проверка комиссией отсутствующей документации.
  4. Составление акта приема и передачи трудовых книг.

Приказ о назначении комиссии составляется по установленному образцу. Сначала нужно указать причину его создания, ссылаясь на нормативный акт.

Выбираются председатель и секретарь, перечисляются обязанности каждого члена комиссии. 

Трудовой кодекс не обязывает руководящих лиц вести передаточный акт кадровой документации.

Необходимость составления возникает в таких случаях:

Освобождение от должностных обязанностей сотрудника Кадрового отдела или другого лица, который нес ответственность за документы – бухгалтера, секретаря
Передача функций по ведению кадровых дел От работника кадровой службе
Передача полномочий По исполнению делопроизводства посторонней организации

Чтобы оформить передаточный акт кадровой документации, необходимо выполнить ряд действий:

Подготовить трудовые книги к процедуре передачи Посчитать их количество, составить опись
Создать комиссию Которая проверит документы на правильность заполнения

В акте указываются следующие сведения:

  • наименование учреждения;
  • название документа (акта);
  • дата;
  • индекс;
  • место составления документа;
  • текст.

Акт разрешено составлять на разработанном бланке или чистом листе формата А4.

Что это такое

Прием-передача документации Процесс, которым начинается и заканчивается работа сотрудника кадровой службы на предприятии
Акт приема-передачи документа Официальный документ, составляемый с целью подтвердить факт передачи от одного лица другому. Составляется в 2 экземплярах – для каждой стороны. Это неотъемлемая часть любого соглашения. Составляется по просьбе предприятия, которое нуждается в этом документе
Акт обладает юридической силой Если после подписания акта у сторон соглашения возникнут разногласия, документ будет официальным доказательством при разбирательстве в суде

С какой целью формируется документ

Данным документом фиксируется факт получения трудовых книжек новым ответственным лицом. цель – засвидетельствовать перемещение документов.

В организации часто меняется руководитель или главный бухгалтер. Смена сопровождается передачей документации.

Чтобы зафиксировать процесс передачи документов и проведение их инвентаризации, используется передаточный акт трудовых книжек.

Подписанный акт – подтверждение того, что одна сторона передала документацию, а вторая их получила.

Правовое регулирование

Порядок хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Постановлением № 225 Департамента Российской Федерации, принятым 16 апреля 2003 года.

На законодательном уровне определен только порядок передачи книжек на хранение в архив. Остальные моменты предприятие определяет самостоятельно.

Согласно пункту 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», ответственность за сохранность документов несет специально назначенное приказом лицо.

Образец формирования акта приема-передачи трудовых книжек

Началом процесса передачи акта является приказ руководящего лица о формировании комиссии. В ее состав должно входить не меньше 3 человек.

Принимающее и передающее лицо также должны присутствовать при формировании акта.  К формированию документа следует подходить тщательно.

В шапке акта приема-передачи необходимо указать дату и место составления, его номер.

Далее ставится подпись начальника компании, перечисляются должности и личные данные сторон, которые передают и принимают акт.

Сторонами передачи выступают и физические лица, и юридические, доверенные лица. Их может быть 2 или больше, тогда фамилии оформляются списком.

В основной части акта содержится список лиц (в виде таблицы). Строки нумеруются, указывается число листов.

Отдельная графа посвящена годам, за которые собраны трудовые книжки. Необходимо сделать еще одну строку и оставить ее пустой, для примечаний.

В заключительной части ставятся подписи всех лиц – кто передал акт приема и передачи, принял, кто его составил. Члены комиссии также ставят свои подписи и подтверждают документ печатью.

Как выглядит бланк

Законодательство не предусматривает четкой формы бланка, его можно составлять в свободном виде. Образец можно скачать здесь.

Организация вправе самостоятельно составить форму бланка. Бланк утверждается подписью руководящего лица организации и печатью.

Кому направляется документ

Акт приема-передачи отправляется новому лицу, которое будет ответственным за ведение документации.

Работнику

Любой сотрудник предприятия может заболеть, уволиться или перейти в другую организацию. Если это работник кадровой службы, отвечающий за документацию, то он обязан передать ответственность.

Оформляется этот процесс актом приема-передачи. Образец можно посмотреть здесь:

От одного работодателя другому

В процессе ведения производства дел возникают ситуации, при которых приходится передавать кадровые документы в другое предприятие.

В этом случае составляется акт приема-передачи трудовых книжек в другую организацию. Этот документ снимет все обязанности и ответственность с предыдущего работодателя.

: первичные документы. Как оформить продажу товаров и услуг

Сначала необходимо уточнить, имеется ли в организации, которой передается акт, установленная форма документа.

Если нет, то передаточный акт оформляется в произвольной форме. Передаваемые дела удобнее оформлять таблицей.

Нюансы при наличии вкладышей

Вкладыш к трудовой книжке является ее дополнением. Он считается дополнительным документом.

Чтобы они не портили вид таблицы, лучше оформить вкладыши как приложения к акту приема-передачи кадровой документации.

Приложения – неотъемлемая часть акта. Документы, которые будут перечислены в акте, будут считаться в него включенными.

Особенности передачи в зависимости от ситуации

Документы могут передаваться по многим причинам – смена директора, бухгалтера, перевод и прочие.

Каждый из этих процессов должен сопровождаться актом.  Его необходимо составлять только после проверки документации. В тексте комиссия должна отобразить проделанную работу и ее результаты.

Если имеются дополнительные документы, рекомендуется приложить их в качестве приложений к акту.

Передача трудовых книжек по акту имеет свои особенности:

Акт о приеме и передаче дел Оформляется при увольнении работника или в случае его перевода на другую должность или в другую организацию
Фамилии присутствующих сотрудников и членов комиссии Указываются по алфавиту
Главное основание для создания акта Распорядительные документы о причине передачи и приема дел
Составляет акт комиссия Подписывает и утверждает – руководитель предприятия
Акт содержит конкретные пункты
Число составляемых экземпляров передаточного акта Зависит от количества заинтересованных сторон
Процесс передачи и приема трудовых книг Освобождает нового сотрудника кадровой службы от ответственности в случае недостаточного количества документов

Недостающей документации следует уделить особое внимание. Наиболее часто прием и передача кадровой документации производится через третье лицо.

Например, кадровик при увольнении передает свои дела начальнику отдела кадров, а тот передает новому сотруднику при приеме на работу.

При увольнении

При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.

Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.

Перед работодателем возникает проблема – как организовать передачу документов. Идеальный вариант – прием нового кадровика до момента увольнения старого.

Но такое не всегда возможно. Новый сотрудник вправе приступить к работе только после увольнения предыдущего работника.

Процесс передачи документации при увольнении включает такие этапы – создание комиссии, проверка документации и составление передаточного акта.

Как только назначена комиссия и проверена документация, необходимо приступать к оформлению акта приема и передачи. Составляется он в произвольной форме.

В документе отражаются названия документов и дел, период времени, количество и данные об отсутствующих документах. Обнаруженные недостатки необходимо отобразить в акте.

Если новый работник кадровой службы не принят, оформляется акт приема-передачи, по которому уволенный кадровик сдаст документы без проверки, например, главному бухгалтеру.

Прием-передача трудовых книжек оформляется отдельным актом. В акте перечисляются имеющиеся трудовые книжки.

Также указывается – данные о владельце, серия и номер документа, число книжек и вкладышей. Если трудовая книжка выдается на руки работнику, акт не составляется.

Если он согласен с увольнением, пишется заявление о выдаче трудовой книжки. Если сотрудник не согласен с фактом увольнения и считает решение начальства незаконным, то создается комиссия и оформляется акт.

При реорганизации в форме присоединения

Реорганизация предприятия – процесс длительный и сложный. Законодательство выдвигает множество требований, среди которых – оформление передаточного акта.

Реорганизация в форме присоединения – процесс, при котором одно предприятие передает свои обязательства другому и присоединяется к ней с целью ведения общей деятельности.

Процесс реорганизации не отменяет обязанность вести учет и хранить трудовые книжки. Новый работодатель должен получить их по акту.

Составляется он после проверки книжек, которые хранятся в реорганизованной организации. Оформляется в произвольной форме.

В документе указывается – данные владельца книжки, серия и номер документа, данные об отсутствии книжек или повреждениях.  

В акте следует зафиксировать факт передачи бланков книжки и вкладышей.

Обязательное условие – указать сведения о лице, которое занималось составлением передаточного акта. Также включить информацию о нескольких свидетелях, присутствовавших при составлении.

При приеме на работу

Зачисление сотрудника на работу оформляется приказом. На основании этого документа работники отдела кадров заполняют личную карточку и трудовую книжку.

При приеме на работу сотрудник обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. Заполнить документ кадровик обязан в течение недели после поступления на должность.

Принять трудовую книжку сотрудник кадровой службы обязан по специальному акту. В нем указать дату принятия книжки, от кого принимается.

Заверить акт своей подписью и печатью. Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией.

Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки.

Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.

Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное.

Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника.

Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.

Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.

Перед этим руководитель организации должен назначить приказом специальную комиссию. Ее задача – проверить документацию, оформить акт и подписать его.

При смене сотрудника кадрового отдела наличие акта приема-передачи трудовых книжек позволит оценить состояние документов и снять с себя ответственность за ошибки.

Акт подписывается членами специальной комиссии и ответственным лицом за хранение документов.

Составляется в произвольной форме – на разработанном организацией бланке или на листе формата А4.

Источник: http://jurist-protect.ru/akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek/

Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах

Передача дел в кадровой службе - Все о кадрах

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/peredacha-del-v-kadrovoj-sluzhbe/

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

Что говорит закон?

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Зачем и в каких случаях требуется?

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовые основы составления

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

В каких документах закрепляется?

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

  • юрист;
  • начальник кадровой службы;
  • один из заместителей директора предприятия;
  • кадровый работник, передающий дела;
  • кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

  и форма

В частности, в акте указывается полное наименование предприятия, перечисляются все члены комиссии, а также вноситься дата и место составление оговоренного документа. После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные. К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей.

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

И в конце акта указывается, что передаются не только книжки о труде и бланки вкладышей, но и сам журнал движения оговоренных документов, а также расходная книга приобретения бланков.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек представлен на нашем сайте:

Бланк можно скачать здесь:

Бланк акта

Кто подписывает?

После внесения всех данных о передаваемых документах, акт должен быть подписан всеми членами комиссии, которые присутствовали при инвентаризации кадровой документации, таким образом, подтвердив, что все описанные в акте документы имеются в наличии.

И что с момента подписания акта они переданы другому работнику, уполномоченному приказом по предприятию на ведение работы с трудовыми книжками и несение ответственности за их сохранность.

Должен ли визировать работник?

Акт приема-передачи подписывается и двумя кадровыми работниками, один из которых передает трудовые книжки, а другой принимает.

Но в отличие от членов комиссии, подписи кадровые работники ставят в графе: передал и принял, таким образом, подтверждая снятые и принятые на себя полномочия.

Работники, чьи трудовые книжки передаются внутри организации, не подписывают настоящий документ.

Оформить акт приема-передачи книжек о труде и вкладышей к ним совсем не сложно, тем более с подробной инструкцией и образцом оговоренного документа, ведь только письменная фиксация передачи дел поможет избежать дальнейших сложностей и ответственности за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства.

Источник: http://kadriruem.ru/akt-peredachi-trudovyh-knizhek/

Добавить комментарий