Виды приказов по личному составу – образцы

Приказы по личному составу и порядок их оформления

Виды приказов по личному составу - образцы - Народный СоветникЪ

Организовать трудовой процесс в компании невозможно без распорядительных документов. К таким документам относятся приказы по личному составу. Их издает директор компании. Приказы по личному составу регулируют правовые отношения между работодателями и работниками.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие бывают виды приказов по личному составу;
  • что является основанием для оформления приказов по личному составу;
  • для каких видов приказов по личному составу использовать унифицированные формы;
  • какой порядок оформления приказов по личному составу для передачи их в архив.

Виды приказов по личному составу в 2017 году

Любые действия в отношении сотрудников закон предписывает производить строго на основании приказов. Приказы по личному составу оформляют в случаях, когда нужно:

  • принять сотрудника на работу;
  • перевести на другую работу;
  • направить в командировку;
  • предоставить работнику отпуск;
  • поощрить или вынести дисциплинарное взыскание;
  • уволить работника и др.

Что является основанием для издания приказа, этапы его подготовки, смотрите на схеме.

Схема. Движениеприказа по личному составу от подготовки до передачи в архив

Основания для оформления приказов по личному составу в 2017 году

В любом приказе по личному составу должна быть ссылка на документ, на основании которого он издан. Примеры документов-оснований смотрите в табл. 1.

Табл. 1. Основания для оформления приказов по личному составу в 2017 году

Приказ Основание
О приеме на работу
  • Заявление соискателя;
  • приглашение от работодателя;
  • трудовой договор
О предоставлении отпуска
  • График отпусков;
  • заявление сотрудника
Об увольнении сотрудника
  • Заявление работника;
  • акт нарушения трудовой дисциплины;
  • судебное постановление;
  • другие документы, в зависимости от причины увольнения
Об изменении персональных данных Заявление работника и копии соответствующих регистрационных документов, в которых подтверждаются изменения, сделанные органами ЗАГСа
О переводе в другое подразделение или на другую работу по инициативе работника Заявление работника
О переводе по инициативе работодателя при условии согласия работника Представление на перевод
О переводе работника при производственной необходимости Докладная записка руководителя, приказ по основной деятельности, документы, которые подтверждают необходимость кадровых перестановок
На командировку Докладная записка руководителя с обоснованием целей командировки

К приказам по личному составу относится, например, приказ о продлении отпуска, который совпал с декретом. Основанием для его издания является заявление работницы. Как составить такой приказ, смотрите на рис. 1.

Рис. 1. Приказ по личному составу: образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как подготовить проект приказа по личному составу в 2017 году

Приказы по личному составу оформляйте по одной из форм:

  • унифицированной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
  • самостоятельно разработанной форме — на фирменном бланке компании.

Унифицированные бланки разработаны не для всех видов приказов по личному составу. Какие бланки приказов можно использовать, смотрите в табл. 2. 

Табл. 2. Какие унифицированные формы приказов по личному составу применять в 2017 году

Зеленым цветом в табл. 2 отмечены виды приказов по личному составу, которые содержат сведения о нескольких работниках.

Если приказы по личному составу оформляете на фирменном бланке компании, в нем обязательно укажите:

  • наименование приказа;
  • дату его выпуска и порядковый номер;
  • место издания;
  • заголовок;
  • содержание приказа;
  • сведения об исполнителе.

Текстовая часть приказа по личному составу излагается в краткой и повелительной форме. Распорядительная часть состоит из нескольких разделов, пронумерованных арабскими цифрами (рис. 2).

В распорядительной части указывается причина и цель выпуска приказа. Она должна содержать конкретные распоряжения и задания с указанием сроков исполнения, ФИО и должностей ответственных исполнителей.

Приказ заверяется подписью директора.

Рис. 2. Приказ по личному составу: пример

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Дату издания приказа и его регистрационный номер в приказах по личному составу проставьте после того, как завершите оформление приказа. Не присваивайте номер и не проставляйте дату до подписания приказа. Если вы будете переделывать проект приказа, за это время будут зарегистрированы другие приказы.

Как согласовать проект приказа по личному составу

Вы подготовили проект приказа по личному составу на основании докладной или служебной  записки руководителя подразделения вашей компании. Представьте его на подпись директору компании или заместителю директора, если он уполномочен подписывать кадровые документы.

Кто бы ни подписывал приказ по личному составу, проверьте, чтобы он указал  свою фактическую должность и ФИО. Если приказ подписывает заместитель директора, проследите, чтобы он не ставил предлог «за» или ставил косую черту перед названием.

Некоторые виды приказов по личному составу должны проходить согласование в заинтересованных структурных подразделениях.

Руководители таких подразделений или лица, которые их замещают, проставляют свои визы на листе согласования (рис. 3). Сколько будет длиться согласование, зависит от порядка, установленного в каждой конкретной компании.

Если на этапе подготовки и в процессе согласования в проект приказа по личному составу вы внесли существенные корректировки, переоформите приказ. А затем повторно согласуйте с заинтересованными структурными подразделениями.

Рис. 3. Лист согласования проекта приказ по личному составу: образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как и сколько хранить приказы по личному составу в 2017 году

Приказы по личному составу вы оформляете в нескольких экземплярах. Оригинал оставляете в кадровой службе. Одну из копий приказа передаете в бухгалтерию, вторую помещаете в личное дело работника. Оригиналы приказов, которые вы довели до сведения сотрудника под роспись, вы обязаны хранить определенное время.

Приказы по личному составу вы формируете в дела, исходя из сроков их хранения. Чтобы полностью оформить дело:

  • вы подшиваете или переплетаете приказы по личному составу;
  • нумеруете листы;
  • составляете лист-заверитель;
  • готовите внутреннюю опись;
  • оформляете обложку.

Если вы подшиваете приказы по личному составу, подшивайте на четыре прокола в твердую картонную обложку. Если переплетаете, делайте это так, чтобы можно было свободно прочесть все документы, визы, даты и резолюции.

По закону сроки хранения разных видов приказов по личному составу различны, некоторые могут храниться 5 лет, некоторые 75 лет (табл. 2). Если у вас в компании большой объем документации со сроком хранения 75 лет, вам удобнее формировать их в отдельные дела.

Например,  отдельно хранить приказы по личному составу, которые касаются трудового стажа. Это приказы о приеме на работу, перемещении или увольнении, а также документы по зарплате.

Табл. 2. Сроки хранения приказов по личному составу

5 лет 75 лет
О предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска О приеме на работу
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска О прекращении действия трудового договора
О переводе на другую работу
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
О направлении работника в командировку на территории РФ О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности О направлении в зарубежную командировку
О привлечении к сверхурочной работе О поощрении работника
О снятии с работника дисциплинарной ответственности Об изменении фамилии
О назначении на должность
Об отстранении от работы О совмещении должностей / профессий
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об объявлении выговора Об установлении надбавки к должностному окладу

Источник: https://www.kdelo.ru/prikazy-po-lichnomu-sostavu

Приказ по личному составу. Образец 2018 года

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа по личному составу .docСкачать образец приказа по личному составу .doc

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.

), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.

В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников.

Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-po-lichnomu-sostavu/

Составляем приказы по личному составу правильно

Составляем приказы по личному составу правильно

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2008, N 5

Составляем приказы по личному составу правильно

Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов.

Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др. На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права.

В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства.

Приказ по основной деятельности – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.

, Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е.

приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке “Приказ” или на общем бланке с указанием вида документа “Приказ” (см.

Приложения к ГОСТу).

В 2004 г. Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу. Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления.

Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный – о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – “Приказ”;

– дата и номер приказа;

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст (распорядительная часть и основание издания);

– подпись;

– визы согласования;

– отметка об ознакомлении с приказом работника;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.

2005 N 536) говорится: “Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: “и.о.”, “зам”).

Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности”. На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. В ч. 2 ст.

67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере – двухдневный период).

Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же – дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа. Пример записи в трудовой книжке (рис. 1).

Пример записи в трудовой книжке

1 2 3 4
12 22 12 2007 Принят в отдел снабжения на должностьинженера

Приказ от 24.12.2007

N 121 л/с

Рис. 1

Источник: http://hr-portal.ru/article/sostavlyaem-prikazy-po-lichnomu-sostavu-pravilno

1.3 Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации

1.3 Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ– это внутренний документ организации,издаваемый ее руководителем пооперативным, организационным, кадровыми другим вопросам внутренней работыорганизации. кадровогоприказа должно соответствовать условиямзаключенного трудового договора.

Изприказов руководителя организации поличному составу информация переноситсяв учетные документыи трудовые книжки работников. Приказыпо личному составу документируют процессдвижения кадров в организации.

С этойцелью целесообразноразработать инструкцию,которая определяла бы порядок оформлениядокументов при приеме, переводе,увольнении и учете работников предприятия,а также порядок издания, учета и рассылкиприказов по личному составу.

Приказамипо личному составу документальнооформляются:

• прием,перевод на другую работу, увольнение;

• изменениеусловий труда, присвоение разрядов,классности;

• установлениеразмеров оплаты труда;

• предоставлениеотпусков;

• командированиесотрудников;

• наложениедисциплинарных взысканий и др.

Дляоформления приказа по личномусоставу необходимо письменное обоснование:заявление работника, докладная записка,акт (например, о нарушении трудовойдисциплины), запрос на перевод работникаиз другой организации и др.

Личноезаявление работника обычно пишется отруки в произвольной форме, в которойизлагается просьба о приеме на работу,увольнении, переводе на другую вакантнуюдолжность или в другую организацию ит.д. В заявлении обязательно указываетсяадресат (должность, фамилия, инициалыруководителя организации), текст, личнаяподпись, дата.

На заявлении проставляютсярезолюция руководителя и отметка онаправлении документа в дело. Приказыпо личному составу оформляются и ведутсяотдельно от приказов по основнойдеятельности организации. Кадровыеприказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ,НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ,КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК ит.д.

По структуреприказы могут быть простыми и сложными.Если приказ касается одного лица, то онназывается простым (индивидуальным). Взаголовках к текстам таких приказовпишется: «О приеме на работу…», «Опереводе на другую работу…», «Опоощрении…» и т.п. Объединение в приказенескольких распорядительных пунктовделает приказ сложным.

В сложных приказахпри решении одного кадрового вопроса(прием или увольнение и др.) заголовокформулируется в зависимости от решаемоговопроса. В сложных приказах, решающихнесколько кадровых вопросов (и прием,и увольнение и др.), заголовок отсутствуетили даётся в обобщенном виде («По личномусоставу»).

В этих приказах, как правило,существует определенная последовательностьрасположения отдельных вопросов: сначала— назначение на должности, затем —перевод на другие должности, далее —освобождение от занимаемых должностей.Если в одном пункте перечисляетсянесколько фамилий, то они следуют валфавитном порядке.

Приказыпо личному составу должны быть оформленыв строгомсоответствии с ТК РФ:

• приприеме на работу обязательно указываетсяустановленный размер оплаты труда иусловия приема: временно (с…по…), сиспытательным сроком (продолжительность)и т.п.;

• приувольнении – причина увольнения(конкретная статья ТК РФ);

• припредоставлении отпуска – его вид,продолжительность, дата начала иокончания;

• припереводе на другую работу – видперевода(если временный – продолжительность),новая должность и подразделение, причинаперевода, изменение оплаты труда;

• припоощрении или дисциплинарном взыскании– причина и вид поощрения или взыскания;

• прикомандировании – дата, продолжительностьи цель командировки, наименованиеорганизации командирования.

Констатирующаячастьв приказах по личному составу можетотсутствовать. Распорядительнаячастьприказа начинается с указания фамилии(печатается прописными буквами), имении отчества (печатаются полностьюстрочными буквами), в ней должны бытьточные формулировки решения того илииного кадрового вопроса.

Приказ поличному составу должен по каждому пунктусодержать обоснование, в которомуказывают документы, послужившие основойдля его издания. В приказе по личномусоставу обязательна запись: «С приказомознакомлен, подпись, расшифровка подписи,дата».

Приказы по личному составувизируются лицом, ответственным закадры, и руководителями тех структурныхподразделений, чьих сотрудников приказкасается. Приказы по вопросам увольнения,перевода, наложения взыскания визируются(СОГЛАСОВАНО) юристом (при егоналичии).

Приказы по личному составуподписываются руководителем, а в егоотсутствие – заместителем руководителя,курирующим эти вопросы, в соответствиис приказом о распределении обязанностеймежду руководством. Отдельно издаютсяприказы о поощрении, премировании, оботпусках и командировках.

Индекс приказапо личному составу имеет порядковыйрегистрационный номер в пределахкалендарного года и буквенный индекс:«л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустимаи другая буквенная индексация, например,для приказов о приеме, переводе, увольнении- «л/с», для приказов о поощрении – «п»,для приказов по командировкам – «к».

Приказы поличному составу регистрируются,рассылаются и формируются в дела отделомкадров. Основания к приказам подшиваютсяв личные дела работников или образуютсамостоятельное дело приложений кприказам по личному составу.

В связи стем, что приказы о предоставленииотпусков, взысканиях, командировкахимеют временные сроки хранения, ихформирование необходимо производитьотдельно от всех других приказов поличному составу. Согласно п. 3.5.54, приказы по основной деятельности и поличному составу ведутся отдельно иформируются в разные дела.

Этот порядокраспространяется и на небольшиеорганизации, где создается незначительноеколичество распорядительной документации,а за кадровое делопроизводство отвечаетодин из работников (секретарь, бухгалтер,экономист и т. п.). Приказ об отмене ранееизданного приказа (пункта, пунктовприказа) по личному составу. В процессеповседневной деятельности по управлениюперсоналом у руководства любой организациивремя от времени возникает необходимостьв отмене ранее изданных приказов (пункта,пунктов приказов) по персоналу. Наиболеетипичными ситуациями, влекущими засобой отмену ранее изданных приказов(пункта, пунктов приказов), являются:

• изменениеобстоятельств, связанных с приемомработника на работу;

• изменениеобстоятельств, связанных с перемещениемработника;

• изменениеобстоятельств, связанных с предоставлениемработнику отпуска;

• изменениеобстоятельств, связанных с увольнениемработника;

• изменениеобстоятельств, связанных с направлениемработника в командировку.

Подсоответствующими обстоятельствамиследует понимать такие обстоятельства,наступление которых делает ранееизданный приказ (какой-либо его пунктили пункты) юридически ничтожнымвследствие невозможности выполнениялибо вследствие отпадения основанийдля выполнения такого приказа (пункта,пунктов приказа) по тем или иным причинам,как обусловленных действиями работодателяи (или) работника, так и не обусловленныхими, т. е. возникших независимо от волисторон трудовых отношений. Функциональноеназначение приказа об отмене ранееизданного приказа (пункта, пунктовприказа) по персоналу заключается вдокументировании факта обоснованной(прежде всего в правовом отношении)отмены соответствующего управленческогорешения посредством принятия новогоуправленческого решения (в данном случае- приказа по персоналу). В содержанииприказа об отмене ранее изданногоприказа по персоналу отражаются сведения:

  • о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, — его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);
  • о основании для отмены соответствующего приказа — с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;
  • о указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;
  • о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Оформлениепроекта приказа об отмене ранее изданногоприказа (пункта, пунктов приказа) поперсоналу производится работникомотдела кадров с соблюдением требованийГОСТ Р 6.30—2003.

Приказо внесении изменений в ранее изданныйприказ (пункт, пункты приказа) поперсоналу.

Необходимость в изданииприказов о внесении каких либо измененийобусловлена возникновением соответствующихизменений в обстоятельствах, ранеепослуживших причиной для изданияприказа, содержание которого подлежитизменению.

Это обстоятельства, наступлениекоторых делает ранее изданный приказ(какой-либо его пункт или пункты)юридически и (или) фактически неточным.Наиболее распространенными случаяминаступления подобных обстоятельств изпрактики работы кадровой службы считают:

• измененияв законодательстве, нормативных правовыхактах, локальных актах организации, втом числе связанные с изменениемструктуры документа, его переименованиеми проч.;

• измененияв личных обстоятельствах (персональныхданных) работников организации, вотношении которых ранее были изданысоответствующие приказы (пункты приказов)по персоналу;

• измененияв обстоятельствах времени, места и т.д., являющиеся существенными длянадлежащего исполнения соответствующимиработниками поручаемой им работы(трудовой функции).

• иныеаналогичные обстоятельства, требующиевнесение изменений в содержание ранееизданных приказов по персоналу, еслитакие изменения существенны длянадлежащего исполнения приказа.

Такимобразом, функциональное назначениеприказа о внесении изменений в ранееизданный приказ (пункт, пункты приказа)по личному составу заключается:

  • в документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);
  • в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.
  • вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, – его дате и номере, названии.
  • если требуется – мера по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Источник: https://StudFiles.net/preview/1864906/page:4/

Приказ по личному составу это

Приказ по личному составу это

Приказ по личному составу это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

  • прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение;
  • предоставление отпусков;
  • командирование;
  • изменение фамилии;
  • поощрение;
  • взыскание.

Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы. Случаи необходимости его издания предусмотрены КЗоТ РФ, и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

Приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором – в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Обязательными реквизитами бланка являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа (приказ), коды организации и формы документа, место для даты и индекса, место составления или издания.

Кроме того, на бланках могут размещаться изображение Государственного герба Российской Федерации, изображение герба субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Коды. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Коды служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее сокращенное наименование (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.

Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

0000000(Код по ОКПО)

_______________2000

0000000(Код по ОКУД)

№ __________

Пример бланка приказа с угловым расположением реквизитов

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

0000000(Код по ОКПО)

_________ 2000

00000000(Код по ОКУД)

№__________

Таким образом, бланк для приказов по личному составу не имеет никаких отличий от бланков приказов по основной деятельности. Отличия этих двух разновидностей одного и того же документа проявляются в применении, составлении и оформлении.

При составлении приказа используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, ссылка на документ-основание, подпись, визы согласования, виза ознакомления, исполнитель.

Заголовок к тексту приказа формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? – “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “О командировании”. Если приказ индивидуальный, к этому заголовку добавляют фамилию принимаемого работника.

Текст. В практике работы кадровых служб приказы по личному составу по структуре текста подразделяют на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие, например прием на работу или командирование.

Если приказ оформляется на каждого работника отдельно, то такие приказы считают индивидуальными.

Если приказ касается нескольких работников, то такие приказы называют сводными (например, нескольких работников принимают по одному приказу – его текст содержит столько пунктов, сколько человек оформляют на работу).

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ и др.

Ссылка на документ-основание. В конце каждого пункта приказа (по каждому работнику персонально) приводится ссылка на основание издания приказа. Основанием издания приказа по личному составу всегда будет один или несколько документов.

Например, основанием к приказу о приеме на работу могут служить: личное заявление, представление, трудовой договор (контракт), трудовое соглашение и др.Подпись. Приказ имеет одну подпись, его подписывает, как правило, руководитель организации.

В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Директор завода           Личная подпись           В.Т. Романов

Заместитель генерального директора по кадрам       Личная подпись      Т.М. Ларин

В практике документирования еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки проставляется предлог “За” или “зам”, или проставляется косая черта. В государственном стандарте категорически запрещено использовать подобные приемы, так как они лишают документ юридической силы, он уже не может рассматриваться как доказательство.

Визы. Приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе обязательна виза инспектора или руководителя кадровой службы.

Однако состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные отличия как по количеству визирующих, так и по их составу.

Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции о работе с кадровыми документами.

Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи ( т. е. указания инициалов и фамилии), даты визирования.

Например:Главный бухгалтер      (личная подпись)      В.Р. Туманов

24.09.2000

Виза ознакомления. Приказ вступает в силу с момента подписания и объявляется работнику под расписку. Виза ознакомления располагается ниже ссылки на документ – основание издания приказа и состоит из слов “С приказом ознакомлен”, личной подписи работника и даты ознакомления.

Отметка об исполнителе. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, она включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона того должностного лица, которое готовило данный документ. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два способа оформления этой отметки:

Сидоров                      Сидоров Николай Николаевич
451-23-78                       451-23-78

Дата. В приказах по личному составу проставляется несколько дат – в бланке, после подписания приказа в момент его регистрации, в тексте (например, дата приема на работу, дата командировки, увольнения и др.), в визах согласования. Оформление даты допускается словесно цифровым способом, например 23 июля 2000 г.

Однако более распространенным способом является оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 23.08.2000.

Кроме того, государственным стандартом предусмотрено оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.08.23.

Индекс. В бланке приказа предусмотрено место для регистрационного индекса. Этот реквизит необходим для учета документов, но, кроме того, он является одним из индексов, придающих документу юридическую силу, т. е. делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года.

Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс “ЛС” (личный состав) или “К” (кадры).

Ряд кадровых служб с индексом “ЛС” регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом “К” – кратковременных сроков.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, “П” – приказы о приеме на работу, или “ПР” – приказы о приеме на работу рабочих, “ПС” – о приеме специалистов (ИТР); “К” – командировки, “КВ” – внутренние командировки и т. д. В любом случае использования различных индексов система индексации должна быть закреплена в инструкции и делопроизводстве кадровой службы.

В соответствии с КЗоТ РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору (контракту).

В тексте приказа о приеме на работу, составленного в текстовой форме, указываются распорядительное действие “ПРИНЯТЬ”, “НАЗНАЧИТЬ” (по контракту, на должность), фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое он назначается на работу, дата начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совместительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), условия оплаты труда.

При приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени:“ПРИНЯТЬ

Источник: http://kdpconsulting.ru/spravochnaya-informacia/297-prikaz-po-lichnomu-sostavu-yeto.html

Добавить комментарий