Выдан вкладыш в трудовую книжку – образец записи

Содержание

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.

Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.

Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее.

Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

[attention type=yellow]

Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

[/attention]

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша}
  • выполнение регистрационных записей}
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)}
  • дата рождения}
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша}
  • подпись работника}
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.

Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер.

В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш.

По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи.

Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную.

Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

[attention type=red]

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена.

[/attention]

В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки.

Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)}
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-sdelat-zapis-o-vydache-ladysha-k-trudovoy-knizhke

Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц.

Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш.

Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?

Вкладыш в трудовой книжке

Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».

Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Отметка о выдаче вкладыша

В Правилах говорится о штампе.

Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.

В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.

Правильное оформление

В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • дата рождения;
  • степень образования;
  • профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной);
  • дата заполнения.

На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.

Порядок внесения записей

Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.

  1. В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
  2. В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
  3. Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
  4. В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.

Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.

Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.

Вшивание документа

После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.

Особые указания

При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.

Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.

Место для записи о выдаче вкладыша

Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.

В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.

Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?

В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».

Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.

Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.

Почему важно самому проверять правильность записи

Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника.

Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности.

И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.

Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.

При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/chto-dolzhny-znat-kadroviki-o-vnesenii-zapisi-o-vydache-ladysha-v-trudovuyu-knizhku.html

Заполнение вкладыша в трудовую книжку. Тонкости оформления и образец. Правильно заполняем вкладыш в трудовую книжку. Рассмотрим, что такое вкладыш в трудовую книжку и как он правильно заполняется

Сегодня каждый, кто работает по трудовому договору, знает насколько важно правильно оформить все документы. Это связано с тем, что законодательством довольно широко регламентирована система взаимоотношений и невыполнение правил такого рода может стать серьезным последствием как для работодателя, так и для самого работника.

Основные положения по заполнению вкладыша в трудовую книжку

В первую очередь, все обращают внимание непосредственно на само соглашение трудового характера. Такой документ является очень важным и его оформление в некоторых случаях играет решающую роль.

Но, при всем этом не стоит забывать, что есть и ряд других факторов, которые имеют определенные особенности и могут стать камнем столкновения на пути нормального рабочего процесса.

К такой категории можно отнести трудовую книжку.

Каждый работник при трудоустройстве и принятии на определенную должность знает о том, что одним из наиболее важных документов для правильного оформления является именно трудовая книжка.

При этом, если трудовой договор становится основой для обеих сторон соглашения, то книжка больше защищает интересы уже самого работника.

Это связано со специфичностью функций, которые возложены на такой документ.

В трудовой книжке каждого работника отмечаются все места работы, которые были ранее и есть сегодня. То есть, документ станет основой для закрепления стажа труда человека.

Ведь именно на его основе при выходе на пенсию осуществляется расчет пособия, которое выплачивается государством ежемесячно.

Именно поэтому каждый сотрудник заинтересован в том, чтобы трудовая книжка велась правильно и в соответствии с нормами законодательной базы. Ведь никто не хочет потом иметь проблемы с суммой пенсии.

Довольно часто случается так, что за свою жизнь человек меняет огромное количество мест работы. Естественно, что все эти перемены должны быть зафиксированы документально.

Но как быть, если в трудовой книжке уже просто не хватает места для внесения новых записей? Сегодня с этим вопросом сталкиваются довольно много людей.

В таком случае, стоит заметить, что государством предусмотрено специальную процедуру, по устранению такого явления.

О том, как вставить вкладыш в трудовую книжку и как правильно это оформить и будет сегодня наша статья. К сожалению, нормативно – правовыми актами не достаточно четко регламентированы действия в этой сфере.

Поэтому, довольно много правил выплывают из практического опыта. Обо всех этих нюансах и пойдет речь в дальнейших разделах поэтому, если вы столкнулись с такой необходимостью – обязательно прочитайте наш материал.

Вкладыш в трудовую книжку

Для начала предлагаем определиться с тем, что же представляет собою процедура оформления вкладышей. Как мы уже говорили, порой того объема, который предложен изначально не хватает. В такой ситуации, государством предложена специальная система по включению дополнительных листов в уже существующую трудовую книжку, при этом не меняя ее содержания и ранее записанной информации.

Одним из наиболее важных нюансов в таком процессе стает то, что сами вкладыши имеют специальную форму.

Это означает, что государством предусмотрены специального рода листы, которые должны прикрепляться к трудовой книжке.

То есть, работодатель или работник не может самостоятельно выбрать формат дополнений и вставить их в трудовой документ. Все вкладыши, которые не соответствуют нормам Закона, будут считаться просто недействительными.

Довольно часто проблемой у работников кадрового отдела стает незнание специфичности ведения трудовой документации.

Так, по общим правилам в книжку нельзя вносить никаких поправок, зачеркивать или исправлять ранее внесенный материал. В случае недостаточности места и используются вкладыши.

Все данные, которые были не верно внесены должны быть аннулированными, а правильная информация закреплена во вкладыше.

Сам по себе вкладыш не имеет никакого юридического значения. То есть, в соответствии с нормативно – правовыми актами дополнения такого рода будут действительны только в том случае, когда они будут идти вместе с самой трудовой книжкой.

Еще одним довольно часто задаваемым вопросом стает процедура заполнения такого дополнения. Стоит отметить, что принципы ведения таких листов ничем не отличаются от характера внесения ведомостей в саму трудовую книжку. То есть, здесь действуют те же нормы, что и для заполнения основных страниц.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Очень важно понимать, каким же именно образом нужно оформлять дополнительные листы. Прежде всего, стоит заметить то, в чью прерогативу входят такие действия.

Так, сегодня законодательством процедура прикрепления вкладышей предназначается работодателю.

При этом, вносить такие изменения может непосредственно как сам начальник компании, так и специализированные работники, например, сотрудники отдела кадров.

Важной составляющей такого процесса стает закрепление информации о внесении вкладыша. Так, сегодня предусмотрено правило, которое гласит, что каждый дополнительный бланк должен быть отмечен на титульном листе самой трудовой книжки.

Такая отметка тоже имеет определенную характеристику. Прежде всего, стоит заметить, что она имеет форму печати. Такой знак содержит в себе надпись «Выдан вкладыш». Кроме того, помимо это нужно еще и обозначить дату внесения такого дополнения. В такой ситуации все довольно просто. Обозначается день фактического прикрепления вкладыша к трудовой книжке.

Кроме того, в обязательном порядке такая надпись должна содержать номер и серию самого дополнения. Поэтому, прежде чем ставить штамп, нужно заполнить сам вкладыш. Уже после этого в соответствии с записями на таком бланке и вносятся ведомости о его номере.

Довольно часто случается так, что при внесении информации в сам вкладыш сотрудники кадрового отдела совершают ошибку. Как быть в том случае, когда данные о его номере уже были отмечены на титульном листе? Для этого нормативно – правовыми актами было разработано специальную процедуру. Так, просто выкинуть дополнение не получится. Для того, чтобы исправить ошибку придется внести изменения.

Прежде всего, нужно аннулировать сам вкладыш. Для этого работниками создается специальный документ, который подтверждает его недействительность. После этого, само дополнение изымается из книжки. При снесении нового вкладыша на титульном листе ставится новая отметка.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Важно правильно внести все ведомости в дополнение трудовой книжки. Именно на этом этапе возникает много вопросов. Почему-то у работников кадрового отдела возникает мнение, что система заполнения вкладыша имеет свои определенные правила. Но, это не совсем так.

Как уже говорилось в предыдущих разделах, процедура внесения данных в вкладыши абсолютно идентична записям в саму трудовую книжку. То есть, при оформлении дополнительных страниц используются точно те же правила, что и для заполнения основного документа.

Самое главное помнить следующее:

  • использовать рекомендации государственного типа по написанию информации в трудовую книжку;
  • исключить исправления и перечеркивания.

Сам процесс внесения информации состоит в том, что в определенные графы кадровик записывает необходимые данные. Для этого нужно просто внимательно читать напечатанные сведения, которые обуславливают размещение информации в документе.

Прикрепление вкладышей в трудовую книжку

Еще одним особо важным нюансом становится прикрепление дополнительных страниц. Стоит заметить, что они в обязательном порядке должны составлять единое целое с самой трудовой книжкой.

Наиболее распространенным вопросом является размещение вкладышей. Некоторые рассуждают, что они должны быть в конце документе, некоторые настаивают на том, что прикреплять дополнения необходимо исключительно после того раздела, к которому они относятся.

В такой ситуации стоит отметить, что в нормативно – правовых актах нет прямого указания на то, где именно должны размещаться такие дополнения. Поэтому, в такой ситуации лучше всего пользоваться практическим опытом. Так, в каждой организации подходят к этому вопросу по – разному. Поэтому предлагаем вам пользоваться наиболее удобной схемой.

Такой вариант предусматривает прикрепление дополнительного материала в центр трудовой книжки. То есть, если развернуть документ на месте соединения страниц, то проще всего будет вставить вкладыш именно туда. Еще одним важным вопросом является процедура самого прикрепления дополнительных страниц. Так, в большинстве случаев вкладыши сшивают с трудовой книжкой.

Далее нужно обозначить нумерацию страниц. Эта процедура необходима для того, чтобы весь документ имел четкую структуру и все его составляющие были должным образом обозначены. В данной ситуации необходимо исходить из того, где именно прикрепляются дополнительные страницы.

По общему правилу учет вкладышей в трудовую книжку должен продолжать общую нумерацию самого документа. То есть, если вы вставили дополнения по центру – то проставлять цифры нужно по возрастающей, начиная от последнего листа трудовой книжки, который стоит перед дополнением.

Исправление информации во вкладыше в трудовую книжку

Довольно часто случается так, что при внесении ведомостей как в саму трудовую книжку, так и в ее вкладыши осуществляются ошибки. Тут речь идет о человеческом факторе, от которого никто не застрахован. Для того, чтобы исправить такое положение законодательством было предусмотрено специальную систему действий.

Прежде всего, нужно определиться с тем, кто же именно может внести изменения в такие записи. Сегодня имеется два варианта:

  • работодатель, который сделал такую ошибку;
  • работодатель, не по вине которого было допущено внесение неправильных ведомостей по соответственному заявлению работника.

Первый вариант говорит о том, что именно сам руководитель или отдел кадров, которые допустили ошибку при заполнении трудовой книжки должны исправить такое положение. Тут все довольно просто, если говорить о текущем месте трудоустройства.

Но, довольно часто случается так, что неправильность данных обнаруживается уже на новой работе. Как быть в таком случае, ведь новый начальник не обязан самостоятельно исправлять все нюансы предыдущего руководителя?

Для этого работнику все же придется обратиться в предыдущее место работы. Результатом этого должно стать получение официального документа руководителя организации, которое свидетельствует о внесении неправильных ведомостей в трудовую книжку или вкладыш.

После этого, он передается уже текущему работодателю и тот исправляет все ошибки.

Без такого порядка будет невозможно отредактировать документ, поскольку новый начальник должен убедиться в том, что в документе действительно были совершены ошибки и это не просто выдумка самого сотрудника.

При этом, используется общая система – старая запись признается недействительной специальным актом организации и при необходимости вносится новая. Просто вычеркивать данные из документа нельзя, поскольку это повлечет довольно сложные последствия.

Также, стоит отметить и то, что в самой трудовой книжке в обязательном порядке отмечается тот факт, что запись, ранее внесенная в документ, признается такой, что не соответствует действительности. Кроме того, указывается на основании какого именно решения организации введено в силу такой приказ.

Как правило, именно в такой ситуации и необходим вкладыш, поскольку для внесения ведомостей такого рода попросту не хватает места.

Также, еще довольно часто встречаются ситуации, когда предыдущий работодатель вставил в трудовую книжку вкладыш, но не отметил это на титульном листе. При этом, обнаружилось это уже на новом месте работы. В такой ситуации законодательством предусмотрено, что исправлять ошибку такого рода должен именно тот руководитель, который не правильно внес все ведомости.

В таком случае, сотруднику необходимо обратиться на предыдущее место работы. Отдел кадров должен проставить соответствующую отметку. Стоит заметить и то, что довольно часто работники отказываются это делать, ссылаясь на то, что человек уже не работает в данной организации. Но, это неправомерно, поскольку законодательством положено на них обязательство исправлять ошибки такого рода.

Кроме того, чтобы более детально узнать как именно выглядит дополнение, предлагаем вам ознакомиться с образцом вкладыша в трудовую книжку:

Образец вкладыша в трудовую книжку

Источник: http://ipya.ru/zapolnenie-ladysha-v-trudovuyu-knizhku-tonkosti-oformleniya-i-obrazec

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку образец

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.

Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.

Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее.

Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

[attention type=yellow]

Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

[/attention]

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша>
  • выполнение регистрационных записей>
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
  • дата рождения>
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
  • подпись работника>
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.

Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер.

В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш.

По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи.

Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную.

Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

[attention type=red]

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена.

[/attention]

В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки.

Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).

  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)>
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

© 2004-2017 HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

«Образец записи – выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

  • его место работы и должность;
  • дата приема на работу;
  • дата перевода на другое место;
  • дата и причина увольнения;
  • сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

  1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется.

    На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).

  2. В приходно-расходной книге.

  3. В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп?

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону.

Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер).

Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Получить штамп организация может одним из следующих способов:

  1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки.

    Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.

  2. Купить готовый.

    В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.

  3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк.

Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I9raquo;, ранее была серия «ВТ9raquo;, до 2003 года — серии «АТ9raquo; с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I9raquo;, была начата еще при СССР в 1974 году.

Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно?

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп.

Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит).

При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

Источник: http://lotos-n.ru/10820/

Добавить комментарий