Должностная инструкция архивариуса – образец

Содержание

Должностная инструкция архивариуса — основные обязанности и образец

Должностная инструкция архивариуса - образец - Народный СоветникЪ

Архивист относится к категории специалистов, обязанности которых заключаются в ведении архива. Основные положения типовой формальной должностной инструкции, утверждаются, в зависимости от наименования учреждения.

Поэтому у архивариуса бюджетного учреждения и у специалиста производственного предприятия, обязанности и ответственность будут совершенно разными. Далее будет подробно рассказано, как именно составляется регламентирующий документ в зависимости от наименования предприятия.

Должностная инструкция архивариуса — основные положения

Основные положения являются открывающим или начальным разделом типового документа. В них указываются, в общем виде, права и обязанности, а также дается короткая информация о наименовании предприятия.

Здесь же указываются ссылки на локальные регламентирующие акты учреждения. В типовом образце содержится информация, согласно которой любой архивариус должен отвечать за полное обеспечение деятельности производственного архива.

Если речь идет о бюджетном учреждении, то основные положения связанны с обеспечением сохранности архивной документации, выдачей, по первому требованию, необходимых документов сотрудникам, списанием или уничтожением потерявших актуальность документов.

Здесь же указывается обязанность — постоянно разрабатывать технический регламент ведения архива. В зависимости от наименования предприятия, основные положения могут разниться, но суть должностной инструкции архивариуса, всегда остается идентичной.

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения – образец

В бюджетном учреждении, специалист данного направления, назначается локальным внутренним приказом директора учреждения. В отдельных случаях, право назначения, дается заведующему архивным отделом.

Бюджетное учреждение нуждается в постоянном ведении архивов, поэтому должностная инструкция описываемого специалиста, должна содержать следующие разделы:

  • основные положения (здесь дается общая характеристика такой должности и система подчинения по штатной вертикали);
  • права и обязанности;
  • схема выплаты вознаграждения;
  • рамки ответственности;
  • требования к квалификации;
  • варианты расторжения соглашения;
  • заключительные положения.

Скачать образец

В зависимости от наименования предприятия, настоящий образец, может содержать дополнительные пункты. В частности, в бюджетных учреждениях, обычно используется практика расширенного списка задач. Делается это в соответствии с формальными методическими рекомендациями 46-ФЗ.

Медицинская организация, в большинстве случаев, является бюджетным предприятием. Поэтому задачи, основные положения, формальные обязанности, и схема выплаты вознаграждения специалисту, являются идентичными с любым бюджетным предприятием.

И, в частности, здесь важно учитывать специфику деятельности описываемого специалиста. К ведению документации, добавляется, также, обязанность обеспечения сохранности медицинских и профилактических карт.

В соответствии с формальными методическими рекомендациями, хранение медицинских карт в организации длится не более 25 лет. Во всём остальном типовой образец будет составляться по аналогичной структуре.

Скачать образец

Должностная инструкция архивариуса на предприятии

Независимо от наименования предприятия, архивариус, помимо сохранности технической, производственной, кадровой, и прочей документации, обязан также выдавать запрашиваемые документы всем лицам из штата, по первому требованию.

В должностной инструкции, в данном случае, отмечается обязанность быстрого поиска соответствующего документа и последующую его выдачу штатному сотруднику. Здесь же указывается обязанность своевременного списания и уничтожения потерявших силу документов.

Права архивариуса, заключаются в обеспечении, в техническом и материальном плане, его рабочего места. Все эти положения прикрепляются, в виде приложения, к трудовому договору.

Скачать образец

Типовой образец должностной инструкции архивариуса

Структурные элементы документа, в каждом случае, могут существенно разниться. В медицинской организации и на производственном предприятии, у такого специалиста, могут быть совершенно разные преференции и обязанности.

Но типовой пример описываемого документа подходит практически для каждого случая. В него достаточно лишь добавить необходимые пункты. После его утверждения, одна копия помещается в кадровый отдел, на все время действия соглашения, а другая (по желанию) передается наемному сотруднику.

Просмотреть и скачать такой образец можно здесь:

Образец должностной инструкции

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-osnovnye-obyazannosti-i-obrazec.html

Образец типовой должностной инструкции архивариуса

Должность сотрудника архива называется архивариус. Главной задачей специалиста этой сферы является налаживание работы самого архива и оборота документации в нем.

Такие профессионалы нужны везде, где есть большой оборот официальных бумаг, особенно в организациях, связанных со страхованием, финансами, и в частности на государственных предприятиях.

Главным документом, на который должен ссылаться новый сотрудник, является должностная инструкция архивариуса.

Общие положения

Принять или уволить с должности архивариуса может лишь руководитель предприятия. Причем в первую очередь он должен ссылаться на действующее законодательство страны. В инструкции должно быть указано лицо, которое является непосредственным начальником специалиста, занимающего эту должность.

Чтобы работать архивариусом, человек должен получить начальное профессиональное образование, и тогда его могут принять на должность даже без опыта работы в этой сфере. Есть вариант, что работу получит человек со средним или общим образованием, но тогда он должен получить специальную подготовку в этом направлении.

Опыт работы на эту должность необязателен.

Должностная инструкция архивариуса предприятия предполагает, что у сотрудника должны быть определенные знания: он обязан изучить нормативные акты, инструкции и весь перечень правовых документов, касающихся ведения дел в архиве в данной организации.

Кроме того, он должен знать, как хранить, использовать документы, а также по каким стандартам их принимать и сдавать. В его знания должна входить единая государственная система делопроизводства.

Помимо этого, он обязан понимать, как составляются описания сохраняемых документов, какие из них нужно хранить постоянно, а какие – лишь временно, и к тому же составлять акты относительно их уничтожения.

Должностная инструкция помощника архивариуса подразумевает, что он должен знать, как оформляются дела, по каким правилам их подготавливают для последующего использования и сохранности, как ведется учет и составляется отчетность на предприятии.

Этот человек должен понимать структуру компании, где он работает, а также правила использования оборудования и всех технических средств, необходимых для выполнения работы в архиве.

Кроме того, он обязан знать все внутренние правила и законы организации, включая охрану труда, пожарную безопасность, распорядок и прочее.

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения предполагает, что он должен выполнять определенные функции: осуществление работ, относящихся к архивному делу, сохранение документации, которая поступает в архив, регистрация поступивших документов, разработка номенклатуры и проверка правильности оформления дел перед сдачей в архив. Если есть такая необходимость, то он шифрует единицы хранения, проводит систематизацию размещения дел и заносит их в реестр.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предполагает, что он должен проводить подготовку сводных описаний сохраняемой документации, распределение ее на временные и бессрочные единицы. Он должен вести учет и своевременно уничтожать документацию, срок хранения которой уже истек, а также разработать систему, по которой можно будет просто и быстро найти нужный документ.

Другие функции

Кроме того, его должностные обязанности требуют присутствия при проведении экспертиз на наличие ценности документов для науки и не только. Он должен следить за тем, чтобы документы оставались в сохранности, при необходимости проводить восстановительные работы с ними.

Также этот специалист следит за тем, чтобы в помещении архива были все необходимые условия для нормального хранения документов.Архивариус должен следить за исполнением правил противопожарной защиты, а также использовать современные технические средства для работы с документами.

Он обязан по запросам сотрудников и посетителей организации выдавать копии или оригиналы архивной документации, составлять справки, используя имеющиеся в архиве сведения, а также подготавливать отчеты о своей работе.

Права

Должностная инструкция медицинского архивариуса предполагает, что у него есть определенные права. Он может запросить и получить документы, которые касаются его трудовой деятельности.

При необходимости может сотрудничать со специалистами из других подразделений предприятия или из других организаций, если это поможет ему в решении его компетентных вопросов.

Если есть такая необходимость, то он может представлять интересы своей компании в других организациях по любым вопросам, которые непосредственно касаются работы архива.

Ответственность

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что он несет ответственность за невыполнение своих обязанностей и некачественную работу, за предоставление ложной или искаженной информации о сделанных заданиях, за отказ от выполнения поручений начальства.

Кроме того, он ответственен за ситуации, если были выявлены правонарушения, нарушения техники безопасности или другие действия, угрожающие нормальной деятельности предприятия, и сотрудник не уведомил о них и не принял никаких мер по устранению проблемы. Архивариус несет ответственность за нарушение норм трудовой дисциплины.

Условия работы

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что руководство организации должно определить часы его работы в соответствии с трудовым законодательством.

При производственной необходимости компания должна обеспечить ему рабочее место с учетом всех норм и стандартов, а также все необходимое для осуществления командировочных выездов, в том числе местного значения.

Также он имеет право подписывать документы, входящие в его компетенцию.

Заключение

Главным документом, на который должен полагаться специалист, принятый на эту должность, является должностная инструкция архивариуса.

Вне зависимости от того, в какой именно организации он работает, права, обязанности, функции и знания практически совпадают и могут меняться в зависимости от нужд конкретного предприятия и того, какие именно задачи руководящий состав возлагает на своих сотрудников.

Такая работа предполагает внимательность, усидчивость, знания правил сохранности важных бумаг, знания по оценке ценности тех или иных документов, а также умение систематизировать, быстро находить и шифровать документы.

Также важным фактором является работа с людьми, ведь профессия архивариуса предполагает выдачу и прием различной документации, проверку правильности ее составления и подлинности.

Только внимательный человек, готовый работать с большим объемом информации и представлять интересы компании в других организациях, сможет правильно и надежно выполнять трудовые обязанности на этой должности.

Источник: http://.ru/article/354175/obrazets-tipovoy-doljnostnoy-instruktsii-arhivariusa

Должностная инструкция архивариуса — общие положения

Должностная инструкция архивариуса — общие положения

Профессия архивариуса подразумевает умение работать с огромными объемами информации. Вне зависимости от предприятия, работник осуществляет сортировку, хранение и учет документации поступающей в архив. Также, архивист должен обеспечивать своевременную выдачу необходимых документов, подготовку отчетов.

Общие положения должностной инструкции архивариуса заключаются в подчинении вышестоящему руководству, исполнению своих должностных обязанностей.

В случае, если специалист будет отсутствовать, он должен заранее уведомить начальство.

В своей профессиональной деятельности, архивист должен руководствоваться законодательными актами Российской Федерации, приказами и материалами руководителей учреждения.

Скачать образец должностной инструкции

Должностные обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.

Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.

Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.

Основные функции архивариуса

Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:

  • пожар;
  • землетрясение;
  • химические повреждения.

В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.

Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.

Как происходит назначение архивариуса на должность

В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.

В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.

Скачать образец акта

Права архивариуса

Права архивариуса в основном заключаются в модернизации его рабочего процесса. Специалист имеет право запрашивать при необходимости документы, материалы, нужную информацию у вышестоящего руководства.

Если у работнику архива необходимо содействие в выполнении своих должностных обязательств, он имеет право обратиться к представителю руководства за помощью. Также, он может запросить помощь в случае экстренных ситуаций, которые произошли не по вине архивиста.

В случаях, когда работник не имеет профильного образования, но уже некоторое время проработал в организации, он имеет право на повышение квалификации, специальные курсы.

Сотрудник имеет право быть в курсе предстоящих изменений, проектов руководства, которые целиком или частично затрагивают его профессиональную деятельность.

Ответственность

Архивариус может понести ответственность, прежде всего за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. Перечень этих обязанностей указан как в типовой должностной инструкции архивиста, так и в трудовом законодательстве Российской Федерации. Также, работник архива может понести уголовную ответственность в рамках осуществленных нарушений в процессе трудовой деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=EANPnFCTSUw

Хоть и не во всех организациях архивист является материально ответственным лицом, в некоторых случаях он может понести ответственность за причинение материального ущерба. Это возможно, если ущерб был причинен компании из-за некомпетентных действий специалиста, или же в случае умышленного нанесения вреда.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://legionfg.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-obshhie-polozheniya/

Должностная инструкция архивариуса (примерная форма)

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция работника – нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.

Правила составления должностной инструкции архивариуса

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.

Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция.

Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.

Для подготовки должностной инструкции требуется составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или к рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Разработка должностных инструкций – это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений.

Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя.

Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающегося в организации, работник проставляет ознакомительную визу.

Текст должностной инструкции обычно состоит из разделов:

  • Общие положения;
  • Должностные обязанности;
  • Права;
  • Ответственность;
  • Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» нужно отметить:

  • наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения на должность и освобождения от должности;
  • перечень нормативных, методических и др. документов, которыми руководствуется работник, занимаемый данную должность;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
  • требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемые работником.

При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (контроль, анализ, проверка, обобщение и т.д.

), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставления данных, анализа запросов и др.).

В разделе «Права» определяется полномочия работника, обеспечивающие выполнение должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы, а также мера персональной ответственности работника.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то следует отразить и его внешние взаимосвязи.

Источник: http://naar.ru/blanks/doljnostnaya-instruktsiya-arhivariusa/

Должностная инструкция архивариуса

x

Check Also

статьи: Повышение пенсии в 2017 году пенсионерам по старости — будет ли? На сколько повысят пенсию 2017 году пенсионерам по старости Повышение пенсии в 2017 году работающим пенсионерам по старости Социальная пенсия по старости в 2017 году — размер и последние изменения Повышение пенсии в 2017 году пенсионерам по старости — последние новости Основным источником материального обеспечения пенсионеров является пенсионная выплата.

статьи: Что делать если работодатель не отпускает в отпуск по графику? Имеет ли право работодатель не отпустить в отпуск за свой счет? Могут ли не отпустить в отпуск по графику — что делать? Отпуск — одна из преференций, которую формальный работодатель не имеет право нарушать.

статьи: Отработка в случае увольнения по собственному желанию Увольнение по собственному желанию — запись в трудовой Образец заявление на увольнение по собственному желанию Рапорт на увольнение из МВД по собственному желанию — образец 2018 Увольнение по собственному желанию — как оформить? Уйти с работы по собственному желанию — правомерное решение, которое должно подкрепляться одобрением со стороны работодателя.

статьи: За сколько дней пишется заявление на отпуск по уходу за ребенком? Как написать заявление на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет? Заявление на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет — список документов Заявление на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет — образец Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком как составить? Образец приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет Приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком — образец Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет? Декрет очень ограничен по своей продолжительности.

статьи: Заявление на отгул на 1 день в счет отпуска — образец Как оформить заявление на отгул на 1 день в счет будущего отпуска? Как написать заявление на один день отгула в счет отпуска? Чтобы получить один день выходного на работе за счет оплачиваемого отпуска, нужно юридически правильно все оформить и вовремя предупредить начальство.

статьи: Как написать заявление на отгул за сдачу донорской крови? Порядок предоставления отгула за сдачу крови — сколько отгулов положено? Сколько отгулов положено за сдачу крови в выходной день Что делать, если работодатель не дает отгул за сдачу крови? Сколько отгулов положено за сдачу крови? Многих потенциальных доноров интересует вопрос: как совместить донорство с работой? Положены ли отгулы, и если да, то сколько именно? Как правильно написать заявление и каков порядок получения выходных дней? Доноры в России защищены законом: им предоставляются определенные госгарантии, льготы и права.

статьи: Имеет ли право работодатель отказать в отгуле за свой счет? Заявление на отгул за свой счет по семейным обстоятельствам — образец Как написать заявление на отгул за свой счет? В процессе рабочей деятельности бывают ситуации, когда человек не имеет возможности находиться на работе по семейным или иным обстоятельствам.

статьи: Образец жалобы в прокуратуру о невыплате заработной платы Коллективное заявление в прокуратуру о невыплате заработной платы образец Как написать письмо в прокуратуру о невыплате заработной платы анонимно? Срок рассмотрения жалобы в прокуратуру о невыплате заработной платы Жалоба в прокуратуру на невыплату заработной платы при увольнении Как подать заявление в прокуратуру о невыплате заработной платы онлайн? Как правильно составить заявление в прокуратуру о невыплате заработной платы? Вступая в трудовые отношения, мы должны в первую очередь обезопасить себя, а так же ознакомиться со всеми аспектами трудового права.

статьи: Почему работодателю не выгодно платить белую зарплату? Белая зарплата — плюсы и минусы белой зарплаты Утвержденной в законе считается белая заработная плата, которую работодатель обязан выплатить в том количестве, которое указано в трудовом договоре (за вычетом налогов). Однако часто работникам платят зарплату в конвертах, которая является незаконной.

статьи: Удержание из заработной платы — порядок, виды и ограничения Уведомление об изменении условий трудового договора в области оплаты труда Служебная записка о премировании сотрудников — порядок премирования Как рассчитать средний заработок для расчета отпускных в 2018 году? Ответственность работодателя за нарушение сроков выплаты заработной платы Что нужно знать чтобы правильно рассчитать отпускные? Что делать если не выплачивают зарплату после увольнения? Расчет компенсации за задержку выплаты заработной платы Невыплата заработной платы — что делать и куда обращаться? (adsbygoogle = window.

статьи: Черная зарплата — ответственность работодателя в 2018 году Уменьшение заработной платы по инициативе работодателя Почасовая оплата труда — положения законодательства Районный коэффициент к заработной плате — как и для кого начисляется? Трудовой кодекс предоставляет право работникам на получение заработной платы своевременно и в полном объеме.

статьи: Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец 2018 Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2018 Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2018 Рабочие отношения сторон регулируются государством.

статьи: Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году Как правильно вести табель учета рабочего времени? Табель учета рабочего времени — это обязательный кадровый документ.

статьи: Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска ТК РФ Кто может замещать главного бухгалтера и директора на время отпуска? Замещение работника на время отпуска Каждый работник в организации выполняет ряд обязанностей.

статьи: Как получить единовременную выплату из накопительной части пенсии? Кто имеет право на единовременную выплату накопительной части пенсии Размер единовременной выплаты из накопительной части пенси Заявление на единовременную выплату накопительной части пенсии Сроки выплаты накопительной части пенсии после подачи заявления Выплата накопительной части пенсии по закону С финансовых средств, которые работник получают за свой труд от работодателя, часть поступает на счет Пенсионного Фонда.

статьи: Кому положен дополнительный отпуск за вредные условия труда в 2018 году? Дополнительный отпуск за вредные условия труда 2018 — порядок и правила расчета Дополнительный отпуск за вредные условия труда — пример расчета Дополнительный отпуск за вредные условия труда 2018 медработникам Дополнительный отпуск за вредные условия труда ТК РФ Время ежегодного законного отдыха имеет большое значение для каждого трудящегося.

error: Content is protected !!

Источник: http://myscript.ru/trudovaya-disciplina/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/arxivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса — образец

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

  • на федеральные архивы;
  • архивы субъектов Федерации;
  • архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.

), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем.

Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

  1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
  2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
  3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с  учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
  4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
  5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например,  биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

  1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
  2. Опыт работы.
  3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
  4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
  5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

  • умение работать с офисной техникой;
  • навыки работы со значительными объемами информации;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник.

Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

  1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
  2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
  3. Хранение находящихся в архиве документов.
  4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
  5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
  6. Составление отчетов.
  7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

  1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
  2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
  3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
  2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
    • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
    • юридическое подразделение;
    • кадровая служба.
  3. Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Источник: https://jur24pro.ru/vestnik-jur-portala/dolzhnostnye-instruktsii-obyazannosti-/dolzhnostnaya-instruktsiya-arkhivariusa-nbsp-mdash-obrazets-/

Добавить комментарий