Должностная инструкция документоведа

Профессия документовед: должностные обязанности

Должностная инструкция документоведа - Народный СоветникЪ

Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия.

Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека.

Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.

Кто такой документовед

Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.

Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались.

Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив.

Все это делает документовед.

Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.

В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.

Что должен знать документовед

Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

Обязанности документоведа

Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя

– составление, учет, хранение и контроль документов;

– систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;

– организацию оптимального документопотока внутри организации;

– организацию хранения и разработку классификаторов документации;

– сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;

– упорядочивание входящей документации;

– разработку стандартных форм и табелей документов;

– создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;

– подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.

Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании».

Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).

Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.

Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.

Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.

Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.

Личные качества специалиста по документообороту

Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Требования к документоведу

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки.

Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия».

Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед.

Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Где может работать документовед

Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:

– в органах власти, как местных, так и государственных; – в органах ведомственного управления; – в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах; – в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;

– в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.

Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

Источник: http://.ru/article/218290/professiya-dokumentoved-doljnostnyie-obyazannosti

Что должен уметь специалист-документовед

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ    

              РЕФЕРАТ

на тему:

Что должен уметь специалист – документовед.  

                    Выполнила: студентка 1 курса 

                                              Тюмень

                                                2008  

Введение  3

  1. Что должен знать документовед  4-5
  2. Что должен уметь документовед  6
  3. Должностные обязанности. Ответственность  7-8

Заключение  9

Источники и литература  10 

      ВВЕДЕНИЕ 

      Без документации менеджеры не смогли бы осуществлять возложенные на них функции. Во многих случаях документирование деятельности считается обязательным и предписывается законом, кроме того, оно становится важным инструментом укрепления законности и контроля.

      Большое значение в управленческой деятельности играет и юридическая сила документов: ведь именно они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют собой одну из форм выражения права. От правильного составления документов и четкой работы с ними во многом зависят своевременность и верность управленческих решений.

      В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

      Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

      Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

      Обеспечить качественный менеджмент документации в состоянии лишь высококвалифицированные специалисты-документоведы.

      В данной работе я рассмотрю, какими знаниями должен обладать документовед, что он должен уметь, его должностные обязанности и за что он несет ответственность.

      Глава 1. Что должен знать документовед.

      Документовед отвечает за полное, своевременное и качественное выполнение поручений. Распоряжений и указаний по вопросам планирования, организации и совершенствования деятельности службы ДОУ предприятия, а также за сохранность используемых в работе документов, содержащих государственную и служебную тайну.

      В силу ограниченной численности работающих на малых и средних предприятиях документовед вынужден совмещать традиционные функции документоведа, секретаря-референда, спичрайтера, менеджера по связям с общественностью, пресс-секретаря и др. Подготовка управленческих решений, речей, докладов, информационных сообщений для СМИ и другие направления деятельности требуют от него высокого уровня знаний и информационно-аналитических способностей.

      Что же должен знать документовед:

    • законодательные и нормативно-правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся документационного обеспечения управления;
    • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
    • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
    • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
    • организацию архивного дела;
    • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
    • основы программирования;
    • методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
    • основы эргономики, социальной психологии, социологии;
    • документообразование;
    • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
    • основы экономики, организации труда и управления;
    • законодательство о труде; – Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

      Глава 2.Что должен уметь документовед.

      Документовед должен уметь разрабатывать, внедрять и обеспечивать функционирование единого в организации (учреждении, предприятии) технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования как традиционных (ручных), так и современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учёт, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Документовед должен уметь планировать, организовывать, совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации (учреждении, предприятии). Разрабатывать унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения, классификаторы документной информации. Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.  Документовед должен владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения (или структурного подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и  любой формы собственности. Также он должен владеть технологиями аналитико-синтетической обработки информации.

      Глава 3. Должностные обязанности. Ответственность.

      На документоведа накладываются определенные обязанности.

      Документовед обязан:

  1. Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы ДОУ предприятия.
  2. Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документированной информации.
  3. Организовывать внедрение систем ведения документации.
  4. Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
  5. Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение.
  6. Принимать участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем ДОУ, разработке информационных технологий.
  7. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в области ДОУ, разрабатывать нормативно-методические документы по указанным вопросам.
  8. Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ предприятия.
  9. Документовед должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию

      Также документовед несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

    • Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов ДОУ.
    • Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
    • Не сохранение  государственной и служебной тайны.
    • Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий.

    В нашей стране уже сложилась обширная нормативно-правовая  база по работе с документами. Дилетанту в ней не разобраться, поэтому фирмы стремятся принимать в штат только дипломированных специалистов.

Обладающих знаниями в области документационного обеспечения управления, владеющих иностранными языками, имеющих соответствующую юридическую и менеджерскую подготовку, знающих этику и психологию профессиональной деятельности, ориентирующихся в вопросах экономики, владеющих культурой речи, информационными технологиями.

    Источники и литература

      Источники

      Специальность 350800 – Документоведение и документационное обеспечение управления: Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования // Консультант Плюс [Электронный ресурс]: Справочная правовая система. – Версия Проф, сетевая.

      Литература

      Астахова Л.В. Системный подход к информационно-аналитической подготовке документоведа/Л.В. Астахова//Делопроизводство.-  2005. – № 2. –  С. 3-9.

      Ресурсы Интернет

Должностная инструкция документоведа: http//www.trudoc.narod.ru

Должностные обязанности документоведа: http//www.hr-bo.ru 

Источник: http://stud24.ru/records-management/chto-dolzhen-umet-specialistdokumentoved/97773-292569-page1.html

Функции современного документоведа:

учет,регистрация, рассмотрение и подготовкапоступающей корреспонденции для докладаруководству;

*оформление (в том числе печатание) ирассылка распределительных документов,писем, телеграмм, телефонограмм, факсов,и т.п.. ;

*подготовка по указанию руководителя исогласование со структурнымиподразделениями проектов отдельныхприказов, справок, писем, командировочныхудостоверений и других документов;

*оформление протоколов рассылок выписокиз них;

*анализ справок и докладов структурныхподразделений с заключениями ипредложениями по ним;

*подготовка и своевременная рассылкаматериалов к заседаниям, совещаниям,конференциям, семинарам и съездам;

*прием и регистрация заявлений, предложенийи жалоб от граждан;

*организация приемов посетителей;

*прием, регистрация, хранение, учет,доставка по подразделениям и рассылкапоступающей, исходящей и внутреннейкорреспонденции, подготовка дел к сдачена государственное хранение и вовнутренний архив фирмы

Кромеработы с документами в обязанностисекретаря включаются функции побездокументарному обслуживанию. Вчастности:

*техническое обеспечение работыруководителя;

*подготовка и организацияматериально-технического обеспечениязаседаний, совещаний;

*организация приема работников ипосетителей;

*телефонное обслуживание;

*подготовка командировок;

*организация презентаций и специальныхприемов гостей;

*стенографирование;

*контроль за праздничными и юбилейнымидатами;

*обработка почты;

*машинописные работы;

*сбор деловой информации и ее реферированиепо заданию директора;

*сбор материалов для докладов и речейруководителя;

ведениетабеля учета рабочего времени и т.д.

осуществлениеработы по организационно-техническомуобеспечению административно-распорядительнойдеятельности руководителя предприятия;

• ведениеделопроизводства;

• организацияприема посетителей.

осуществлятьработу по организационно-техническомуобеспечению административно-распорядительнойдеятельности руководителя предприятия;

• приниматьпоступающую на рассмотрение руководителякорреспонденцию, передавать ее всоответствии с принятым решением вструктурные подразделения или конкретнымисполнителям для использования впроцессе работы либо подготовки ответов;

• вестиделопроизводство, выполнять различныеоперации с применением компьютернойтехники, предназначенной для сбора,обработки и представления информациипри подготовке и принятии решений;

• приниматьдокументы и личные заявления на подписьруководителя предприятия;

• готовитьдокументы и материалы, необходимые дляработы руководителя;

• следитьза своевременным рассмотрением ипредставлением структурными подразделениямии конкретными исполнителями документов,поступивших на исполнение, проверятьправильность оформления подготовленныхпроектов документов, передаваемыхруководителю на подпись, обеспечиватькачественное их редактирование;

• организовыватьпроведение телефонных переговоровруководителя, записывать в его отсутствиеполученную информацию и доводить доего сведения ее содержание, передаватьи принимать информацию по приемно-переговорнымустройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременнодоводить до его сведения информацию,полученную по каналам связи;

• попоручению руководителя составлятьписьма, запросы, другие документы,готовить ответы авторам писем;

• выполнятьработу по подготовке заседаний исовещаний, проводимых руководителем(сбор необходимых материалов, оповещениеучастников о времени и месте проведения,повестке дня, их регистрация), вести иоформлять протоколы заседаний исовещаний;

• осуществлятьконтроль за исполнением работникамипредприятия изданных приказов ираспоряжений, а также за соблюдениемсроков выполнения указаний и порученийруководителя предприятия, взятых наконтроль;

• вестиконтрольно-регистрационную картотеку;

• обеспечиватьрабочее место руководителя необходимымисредствами организационной техники,канцелярскими принадлежностями,создавать условия, способствующие егоэффективной работе;

• печататьпо указанию руководителя служебныематериалы, необходимые для его работыили вводить текущую информацию в банкданных;

• организовыватьприем посетителей, содействоватьоперативности рассмотрения просьб ипредложений работников;

• формироватьдела в соответствии с утвержденнойноменклатурой, обеспечивать их сохранностьи в установленные сроки сдает в архив;

• копироватьдокументы на персональном ксероксеТиповая инструкция секретаря руководителя.

Приподготовке и проведении совещанияфункции секретаря-референта могут бытьследующими:

• информированиеприглашаемых о месте, времени, повесткедня, докладчиках и т.д. (с этой цельюиспользуются телефон, радио, личныеконтакты, громкоговорящая связь,объявления, приглашения, лист оповещенияи т.п.);

• подготовкасписка участников и обеспечениеприглашенных необходимыми материаламии письменными принадлежностями;

• оформлениедоклада руководителя, подготовкаиллюстративных материалов;

• регистрацияучастников и доклад руководителю околичестве участников, опоздавших,отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

• ведениепротокола или стенограммы совещания;

• подборматериалов для руководителя;

• выполнениеоперативных поручений руководителя,полученных в ходе совещания;

• оформлениепротокола (стенограммы), его размножениеи рассылка участникам совещания, контрольза исполнением принятых решений.

Особаясвязь существует между документоведениеми науками об информации.

Стремительноенаращивание информационных ресурсов,бурное развитие компьютерных технологийи активное теоретическое осмыслениеинформационных процессов не простооказали влияние на характер и содержаниедокументоведческих исследований, но ипривели к встраиванию документоведенияв цикл наук о социальной информации.

Врезультате документоведение оказалосьсамым тесным образом связано с такиминаучными дисциплинами, как социальнаяинформатика, документалистика,вычислительная техника и программирование,информационная безопасность и защитаинформации и т.д.

Длярешения некоторых своих проблемдокументоведение широко используетдостижения в области технических иестественных наук, поскольку документявляется материальным объектом, носителеминформации, обладающим вполне определеннымифизическими свойствами. Кроме того,создание, писк, хранение документовсвязаны со средствами документированияи передачи информации, в том числе сиспользованием сложной оргтехники.

Отдельныесвойства, стороны, признаки, функциидокумента могут входить составнойчастью в другие научные дисциплиныдокументно-коммуникационного цикла,которые изучают особенности тех группдокументов, с которыми имеет делосоответствующая науке сфера практическойдеятельности.

Изучение документа в егоцелостности (единстве) является объектомлишь документоведения. Это обстоятельствоотличает документоведение от другихнаучных дисциплин, в объект которыхдокумент входит каким-либо своим видом,компонентом, свойством, признаком – какего составная часть.

Такимобразом, отдельные виды документов идокументно-коммуникационной деятельностиимеют существенную специфику, котораясоставляет предмет изучения частнонаучныхдокументоведческих дисциплин.

Вчастности, предметом книговедения какчастнонаучной дисциплины являетсякнига и книжное дело, патентоведения -патент и патентное дело. Связьдокументоведения с информатикой особенноощутима в той части, которая изучаетнаучные источники информации.

Архивоведениеизучает документы, несущие ретроспективнуюинформацию, в основном, на бумажномносителе; музееведение – вещественные(вещные) документы, памятники материальнойкультуры; книговедение – книги (издания),текстовые документы; делопроизводство- документы, возникающие в процессеуправления, делопроизводства;библиотековедение – документы широкогосоциального назначения (тиражированные);библиографоведение – вторичные документыи т. п.

11

Источник: https://StudFiles.net/preview/4649208/page:3/

Добавить комментарий