Должностная инструкция офис-менеджера – образец

Должностная инструкция офис-менеджера. Образец 2018 года

Должностная инструкция офис-менеджера - образец - Народный СоветникЪ

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк должностной инструкции офис-менеджера .docСкачать образец заполнения должностной инструкции офис-менеджера .doc

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Основные функции»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

  • «Условия работы»,
  • «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий).

Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж.

Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera/

Должностная инструкция офис-менеджера

Чем офис-менеджер отличается от секретаря и какими управленческими функциями он обладает, отражено в должностной инструкции. О чем часто забывают при ее составлении, расскажем в статье.

Нужно ли разрабатывать должностную инструкцию офис-менеджера

Поскольку должностные инструкции не относятся к числу документов, обязательное наличие которых устанавливается законом, не все работодатели считают необходимым их разработку. Они объясняют это и тем, что трудовая функция работника может быть подробно оговорена и трудовым договором.

Но, как показывает практика, именно должностная инструкция, оформленная и утвержденная в соответствии требованиями законодательства, является нормативным документом, с помощью которого можно:

  • установить работникам, занимающим ту или иную должность, конкретный перечень обязанностей;
  • определить права по каждой из должностей и ответственность за невыполнение установленных трудовых обязанностей;
  • распределить равномерно нагрузку на работников и исключить дублирование функционалов;
  • установить критерии и требования, по которым можно оценить трудовую деятельность каждого работника;
  • определить, насколько работник соответствует занимаемой должности и, если он не справляется с обязанностями, перевести на другую должность или уволить за несоответствие.

В случае, когда функционал работника описан в трудовом договоре, любые его изменения потребуют согласования работника и заключения дополнительного соглашения. Подписывать с сотрудником дополнительное соглашение потребуется и в том случае, когда должностная инструкция будет оформлена как приложение к трудовому договору.

Обратите внимание! В интересах работодателя, чтобы должностная инструкция офис-менеджера была оформлена как самостоятельный регламент, в который можно вносить актуальные изменения, не требующие согласования с работником.

Благодаря должностной инструкции, которую необходимо составить с учетом специфики не только должности, но и конкретного рабочего места, работник будет четко понимать:

  • какими знаниями и навыками он должен обладать, чтобы соответствовать занимаемой должности;
  • что именно входит в его должностные обязанности;
  • какими законами и иными нормативными актами он должен руководствоваться в своей деятельности;
  • какими правами по своей должности он обладает и каким образом он может ими пользоваться;
  • какую ответственность он несет за неисполнение требований должностной инструкции.

Какие разделы содержит должностная инструкция офис-менеджера

Для лучшего восприятия, текст любой должностной инструкции необходимо структурировать. Как правило, это документ состоит из следующих разделов:

  1. Общие положения;
  2. Квалификационные требования;
  3. Обязанности по должности;
  4. Права работника;
  5. Ответственность.

При этом перечень квалификационных требований к должности может быть одним из пунктов раздела «Общие положения», а может быть выделен и в отдельный раздел, это не принципиально.

В разделе «Общие положения» целесообразно перечислить те нормативные акты, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность офис-менеджера, определить порядок его назначения.

Устанавливая квалификационные требования, можно использовать в качестве основы единый квалификационный справочник и профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Кроме общих требований к опыту и квалификации, офис-менеджеру, в частности, потребуется:

  • знание основ делопроизводства, юриспруденции, психологии;
  • умение работать с конфиденциальной информацией и хранить ее;
  • лидерские качества;
  • навыки ведения переговоров;
  • умение работать в условиях многозадачности;
  • стрессоустойчивость и умение разрешать конфликтные ситуации;
  • организаторские способности, умение делегировать полномочия.

Но, конечно, основная часть должностной инструкции офис-менеджера — это описание его должностных обязанностей.

Обязанности офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера могут отличаться в зависимости от потребностей конкретной организации.

Офис-менеджер в маленькой фирме, скорее всего, будет выполнять как собственные задачи по управлению текущей работой офиса, так и обязанности секретаря и делопроизводителя.

В крупной компании офис-менеджер может заниматься только административным сопровождением работы офиса, тогда как секретарскую работу будут выполнять отдельные сотрудники.

Поэтому при разработке должностной инструкцииследует в первую очередь определиться, какие задачи актуальны для возложения на офис-менеджера именно в вашей компании.

Справка

Традиционно офис-менеджер выполняет следующие функции:

  • обеспечивает открытие и закрытие офиса в установленные часы,
  • распределяет телефонные звонки,
  • организует прием посетителей в офисе,
  • обеспечивает подготовку офисных мероприятий (совещаний, заседаний, конференций),
  • координирует работу офиса и его сотрудников,
  • осуществляет оперативное руководство административным персоналом,
  • контролирует текущее делопроизводство,
  • по поручению руководителя готовит письма, приказы, протоколирует совещания,
  • следит за материальным обеспечением работы офиса: контролирует наличие канцелярских товаров и расходных материалов, рабочее состояние техники, заказывает воду и т. п.

Несмотря на отсутствие должности офис-менеджера в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» при желании конкретные трудовые функции и действия могут быть заимствованы из него.

Напомним, что для рассматриваемой должности применение профстандарта и приведение наименований должностей в соответствие с ним не является обязательным. Поэтому в обязанности офис-менеджера при необходимости могут быть включены различные обязанности вплоть до отнесенных к функциям личного помощника руководителя.

Скачайте документы по теме

Должностная инструкция офис-менеджера состоит из обычно включаемых в такой документ разделов:

  • общие положения, в которых отражаются:
  • порядок назначения на должность,
  • подчинение офис-менеджера;
  • квалификационные требования (уровень образования, опыт работы),
  • перечень документов, знание которых необходимо для замещения должности;
  • должностные обязанности, которые включают:
  • сам перечень должностных обязанностей сотрудника,
  • знания, умения и навыки, необходимые для их выполнения;
  • права офис-менеджера;
  • ответственность работника.

Если это принято в организации, в должностную инструкцию можно включить и иные разделы: связи по должности, взаимодействие со структурными подразделениями, порядок пересмотра должностной инструкции и другие.

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Если должность офис-менеджера вводится в небольшой организации, то нагрузка на работника не будет большой, поэтому целесообразно возложить на него функции секретаря.

Для этого в должностную инструкцию офис-менеджера включаются соответствующие секретарские обязанности.

С примерами таких обязанностей можно ознакомиться в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», а также в должностныхинструкциях, размещенных на сайте, например:

Если дополнительные обязанности возлагаются на уже работающего сотрудника, то это может оформляться двумя путями:

изменением трудового договора по соглашению сторон, так как меняется  трудовая функция работника (ст. 72 ТК РФ),

поручением работнику дополнительной работы либо возложения на него функций секретаря в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

Обращаем внимание, что при выборе второго варианта работнику необходимо будет установить доплату. Ее размер определяется по соглашению с работником (ст. 151 ТК РФ).

Однако плюсом этого варианта является возможность в любой момент отказаться от данного поручения, для чего необходимо лишь предупредить работника за 3 рабочих дня. Это может быть более удобным для развивающейся компании, так как впоследствии может быть принято решение о приеме на должность секретаря отдельного работника.

Также возможно оформление внутреннего совместительства. Для этого заключается отдельный трудовой договор на работу по совместительству.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384699-doljnostnaya-instruktsiya-ofis-menedjera-17-m10

Должностная инструкция офис-менеджера

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера (.doc, 90КБ)

  1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.
  2. Офис-менеджер должен знать:
    1. 2.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
    2. 2.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
    3. 2.3. Методы стратегического и тактического планирования.

    4. 2.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
    5. 2.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
    6. 2.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
    7. 2.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
    8. 2.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
    9. 2.9.

      Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

    10. 2.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
    11. 2.11.Принципы организации снабжения офиса.
    12. 2.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
    13. 2.13. Основы бухгалтерского учета.
    14. 2.14. Деловой этикет.
    15. 2.15.

      Иностранный язык.

    16. 2.16. Техническое оснащение офиса.
    17. 2.17. Правила пользования оргтехникой.
    18. 2.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
    19. 2.19. Основы трудового законодательства.
    20. 2.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

  3. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
  4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________.
  5. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

    Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Офис-менеджер:

  1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
  2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
  3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
  4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
  5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
  6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
  7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
  8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
  9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
  10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
  11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
  12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
  13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
  14. Организует:
    • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
    • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
    • материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
  15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
  16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
  17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
  18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
  19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
  20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
  21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
  22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

  1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
  3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
  5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
  6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/276.php

Добавить комментарий