Должностная инструкция помощника руководителя

Содержание

Должностные обязанности помощника руководителя: образец :

Должностная инструкция помощника руководителя - Народный СоветникЪ

Помощник руководителя – это даже немножко больше, чем правая рука, это еще одна дополнительная голова, которая помогает перераспределить задания, оставляя начальнику на решение только самые важные.

Коротко об основных обязанностях

Должностные обязанности помощника руководителя подразумевают, что это будет специалист широкого профиля в том плане, что он должен справляться с такими заданиями, как поэтапное планирование рабочего дня его начальника (с учетом возможных незапланированных форс-мажорных ситуаций), правильное ведение деловой переписки и даже встречи и предварительные переговоры с посетителями и бизнес-партнерами.

Хороший помощник должен суметь быстро и на высоком уровне дать нужные ответы людям, которые имеют деловые связи с начальством, а также передать им в правильной и доступной форме всю интересующую их информацию.

Подготовка презентаций, а также поиск необходимых для принятия руководителем решения материалов ложатся на плечи помощника.

Также сопровождение в поездках делового характера и выполнение любых других поручений – это все должностные обязанности личного помощника руководителя.

Требования, которые обязательно будут предъявлены

Потенциальный соискатель подобной должности в хорошей и престижной организации должен иметь за плечами не только конкретный багаж знаний и высшее образование, но и опыт работы на должности секретаря хотя бы один год (или три-пять лет, в зависимости от требований конкретного работодателя). Это должен быть действительно ответственный и коммуникабельный человек, он обязан быть грамотным как в деловом общении, так и в переписке, не только понимать, что такое деловой этикет, но и всегда соблюдать все его нормы.

Не меньше внимания обращают и на то, как выглядит внешне потенциальный помощник руководителя. Должностные обязанности подразумевают постоянное соблюдение делового дресс-кода, следовательно, соискатель должен обладать презентабельной, приятной и опрятной внешностью.

Знание компьютера и делопроизводства – это первое, о чем спросят потенциального работника на собеседовании, так как подобные требования обязательно включены в список, в котором прописаны все должностные обязанности помощника руководителя.

Профессии, которые могут быть смежными с подобной должностью

Должностные обязанности помощника руководителя во многом схожи с работой секретаря. Именно поэтому, говоря о смежных профессиях, в первую очередь стоит вспомнить именно эту.

Также к перечню смежных профессий можно отнести следующие: консультант, делопроизводитель, офис-менеджер.

Хорошо, когда уже есть опыт работы на подобной должности

Должностные обязанности помощника руководителя достаточно сложные и объемные, поэтому на подобную вакансию обычно хотят взять человека, который уже имеет за спиной опыт работы именно на такой должности и желательно в компании, которая работает в том же сегменте экономики, что и организация, которая открыла вакансию.

О плюсах профессии, о которых не напишут в образце должностной инструкции

Как и любая другая профессия, должность помощника руководителя имеет свои преимущества и некоторые недостатки. Если говорить о плюсах, стоит вспомнить следующие:

– Возможность получения опыта работы на управленческой должности.

Пускай напрямую помощник руководителя (должностные обязанности, прописанные в соответствующем документе, это подразумевают) не имеет права принимать основные бизнес-решения, но он получает уникальный и бесценный опыт прямого общения с человеком, который не только занимает высокую должность, но и успел добиться значительных высот и имеет бесценные знания, которыми обязательно будет делиться с ним.

– Возможность общения с влиятельными людьми.

Будучи помощником руководителя, вы также по долгу своей службы должны будете и самостоятельно вести предварительные переговоры с его партнерами и просто влиятельными людьми, чьи бизнес-интересны будут пересекаться с интересами вашего начальника. Весьма вероятно, что хорошего помощника заметят и предложат более перспективную и высокооплачиваемую должность.

– Тренировка логического и экономического мышления. Половину обязанностей начальника берет на себя помощник руководителя.

Неофициальные должностные обязанности включают в себя также постоянное повышение уровня своих познаний в разных областях экономики и регулярные тренировки мышления и логики.

Как результат, вы совершенствуете те навыки, которые понадобятся в то время, когда уже вы будете занимать руководящую должность.

Вспомним и минусы

Больше всего потенциальных соискателей пугают следующие трудности, которые обязательно поджидают каждого в этой профессии:

– Работать придется практически 24 часа 7 дней в неделю. Да, график у такого специалиста действительно сложный и часто ненормированный.

Нужно быть готовым отдавать себя полностью работе, это подразумевают даже должностные обязанности помощника руководителя.

Для резюме на подобную вакансию можно использовать информацию о таких личных качествах, как выносливость, стрессоустойчивость, умение быстро принимать сложные решения и искать информацию в альтернативных источниках.

– Есть некоторые ограничения для кандидатов. В основном на такой должности руководитель желает видеть молодого специалиста, который достиг возраста 25 лет, и в большинстве случаев женщину.

Конечно же, такие минусы не слишком пугают потенциальных соискателей, именно поэтому на рынке труда сегодня вполне реально найти хорошего, надежного и перспективного помощника среди молодых специалистов, которые успели поработать на смежных должностях.

На какую заработную плату можно рассчитывать?

Настоящие специалисты, которые получают подобную должность в престижной организации, могут рассчитывать на оклад, который превышает 100 тысяч рублей в месяц.

Начинающие специалисты, которые только начинают свой путь по карьерной лестнице, должны быть готовы работать за 20-25 тысяч рублей в месяц.

Напомним, что это должность с полной занятостью, и вряд ли ее получится совмещать с еще одним вариантом заработка.

Общий портрет идеального помощника руководителя глазами начальства

Так как сегодня такая должность является достаточно распространенной, без проблем можно составить обобщенный портрет такого специалиста, на который стоит равняться, если вы желаете стать помощником руководителя:

  • Уметь совмещать функции помощника, менеджера, иметь знания в области юриспруденции. Кроме этого, нужно уметь не только общаться с людьми, но и организовывать их работу.
  • От самого начала до победного конца организовывать процессы переговоров на высоком уровне должен именно помощник руководителя.
  • Обязанности и личные качества должны совпадать и в том, что хороший специалист обязан быть способным быстро соображать даже в самых сложных и запутанных ситуациях. Нужно вовремя отреагировать, когда непосредственный начальник будет перегружен работой, и забрать часть его забот на свои плечи.
  • Помощник, о котором мечтает каждый руководитель, должен быть всесторонне развит, уметь поддержать интересную беседу, которая никак не связана с бизнесом, и просто быть располагающим к себе человеком.
  • Начальник желает чувствовать в отношении со стороны такого подчиненного не только преданность, но и заинтересованность в благополучном исходе дел.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnye-obyazannosti-pomoshhnika-rukovoditelya.html

Должностные обязанности помощника генерального директора

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется.

Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста.

Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

  • Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
  • Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
  • Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

  • Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
  • Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

  • Методическими рекомендациями.
  • Уставом.
  • Трудовым соглашением.
  • Приказами руководителя.
  • Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса.

В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться.

В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

  • Организация переговоров, в том числе по телефону.
  • Прием корреспонденции.
  • Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
  • Контроль над исполнением поручений гендиректора.
  • Предоставление бумаг на подпись руководителю.
  • Прием посетителей гендиректора.
  • Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
  • Обеспечение эффективной работы гендиректора.
  • Составление плана рабочего дня.
  • Информационное сопровождение гендиректора.
  • Участие в совещаниях и деловых встречах.
  • Организация деловых встреч.
  • Организация презентаций.
  • Подготовка отчетов о тратах.
  • Исполнение личных поручений.
  • Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

  • Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
  • Право на получение необходимых сведений.
  • Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

  • Невыполнение должностных инструкций.
  • Действия, нарушающие законы РФ.
  • Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

  • Проактивность, работа на опережение.
  • Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
  • Предотвращение сложностей.
  • Универсальность.
  • Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
  • Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
  • Способность работать с информационными потоками.
  • Умение соблюдать конфиденциальность.
  • Способность системного анализа ситуации.
  • Способность предложить сразу нескольких решений.
  • Владение ПК на среднем и высоком уровне.
  • Знание основ тайм-менеджмента.
  • Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
  • Дипломатичность.
  • Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
  • Оперативная работа с большими объемами информации.
  • Хорошая память.
  • Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу.

Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/pomoshchnik-generalnogo-direktora/

Должностная инструкция личного помощника

Должностная  инструкция

Позиция Личный помощник директора завода Дата
Функция Дивизион
Подразделение Управление Бизнес-Единица
Центр затрат Грейд
Цели и задачи
Обеспечить эффективную административную поддержку  и выполнение поручений  директора завода Осуществлять поддержку для других менеджеров и сотрудников завода с учетом приоритетности  заданий
Организационное подчинение
Прямое подчинение Директор завода
Функциональное подчинение Директор завода
Подчиненные позиции
3. Ключевая ответственность и задачи
I – Подготовка завода к функционированию (ОР- OperationPreparation)ü  Совместно с административным подразделением головного офиса, менеджерской командой установить базовые рабочие процедуры (отправка почты, образцы документов, транспортировка, отчетность, проведение встреч, др.), приобрести необходимое оборудование; ü  Осуществлять административную поддержку директору завода,  команде, линейным менеджерам в выполнении задач;II –  Начиная с первого года работы заводаü  Вести календарь в LN,ежедневно уточнять планы  директора  завода на следующий день; отслеживать расписание, встречи, организацию, включая местоположение, доставку еды, проверять доступность,   организацию всех пропусковü  Организовывать бизнес поездки, командировки (визы, бронирование билетов, такси, гостиниц)ü  Обеспечивать требуемые услуги через внешних поставщиков, своевременно вносить данные в информационную систему JDE, контролировать оплату; обеспечивать наличие необходимой документации (договоры, счета, акты и т.д.)ü  Готовить отчеты о расходах, своевременно вносить данные в информационную систему JDE. Обеспечивать наличие необходимой документацииü  Обеспечивать визовую поддержку совместно с головным офисом для всех сотрудников, направляемых в загранкомандировкиü  Оперативно принимать, направлять адресатам телефонные звонки; информацию, документы, корреспонденцию, поступившую в приемную директораü  Подготавливать корреспонденцию к отправке, контролирует доставкуü  Координировать встречи директора,  организовывать  локальные мероприятия; обеспечивать транспортировку, прием, размещение гостей в соответствии с их графиками работы и стандартами компанииü  Осуществлять переводы, если необходимоü  Обеспечивать  работоспособность и комфорт приемной и кабинета директора: исправное состояние вычислительной и организационной техники, средств связи, наличие справочных материалов, чистоты, еды и напитков, др.ü  Контролировать сроки исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистовü  Вести общее делопроизводство: регистрацию всей входящей/исходящей корреспонденции; обеспечение сохранности документов; контроль подготовки дел приемной к сдаче в архив, их предварительную обработкуü  Осуществлять выполнение поручений  директора своевременно и в полном объемеü  С учетом приоритетности  заданий директора помогать работникам заводаü  Взаимодействовать с коллегами компании в духе взаимопомощи и сотрудничества; соблюдать правила внутреннего распорядка, Политик и Процедур  Компанииü  Эффективно управлять бюджетом, оптимизировать расходы (агентства, покупка билетов, гостиницы, такси, кофе-брейки, обеды, др.)—         
4. Ключевые показатели эффективности
ü  Про-активный подход к организации    поддержки деятельности директора и других сотрудников заводаü  Отчеты о расходах в JDE  своевременно и корректноü  Разумное расходование ресурсов
5. Взаимодействия
Внешние провайдеры услуг,  посетители, местное сообщество директора, сотрудники, сотрудники других подразделений компании
Требования
Образование и опыт работы  Высшее образование (английский язык свободно, французский язык  желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
Техническиезнания/навыки:  ü  Знания о компании, цели приоритетыü  Процесс производства цемента и технологическое оборудование. Причинно-следственные связиü  Расположение основных  производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура заводаü  Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ.  Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращатьü  Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи  (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)ü  Анализ корневых причин, анализ рисков на базовом уровнеü  Основные показатели работы своего подразделенияü  Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы;ü  Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.дü  Технология делопроизводственных операций;ü  Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизацииü  Нормы служебного этикета;ü  Грамотное владение устным и письменным русским языком,  четкая дикция
Иностранные языки   Английский язык – свободный
Навыки работы на компьютере  Рабочие навыки работы в  Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint 
Личностные навыки: ü  Коммуникабельность, позитивный настрой, внимательность;ü  Организованность, умение быстро переключаться, работать в напряженном режиме;ü  Исполнительность; аккуратность, пунктуальностьü  Сдержанность и скромностьü  Командность;ü  Честность;ü  Энтузиазм; инициативность
Особые требования   ü  Хорошие манеры, ухоженный вид;ü  Умение работать в быстро меняющейся среде;ü  Умение создать уют;
Утверждено Подпись ФИО Дата
Руководитель подразделения
Директор по персоналу
С инструкцией ознакомлен:  ________________________/______________________   «____»___________ ________ г.   (подпись сотрудника)                                       (ФИО)

Я подтверждаю, что, занимая данную позицию, я  отвечаю за несоблюдение или некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных мне прав в соответствии с существующим законодательством, трудовым договором,  правилами внутреннего трудового распорядка и данной должностной инструкцией.

Личный помощник — ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА
УРОВЕНЬ 0- не требуется; 1 – базовый; 2- средний; 3-  целевой (хорошо); 4 – продвинутый Подбор После обучения
Образование и опыт работы Высшее образование (английский язык свободно, французский язык  желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
 Профессиональные  знания, умения и навыки Знания о компании, цели приоритеты компании и сферы ее деятельности приоритеты компании на глобальном уровне. Ограничения и требования других отделов.
Личные убеждения — Политика безопасности компании, правила ОТ и ПБ.  Требования по охране окружающей среды.
Расположение основных  производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода
Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи
Основные правила безопасности при проведении технического обслуживания и ремонтных работ Анализ корневых причин, анализ рисков
Знания технологического процесса производства цемента, технологическое оборудование
Основные показатели работы своего подразделенияПоложения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д
Технология делопроизводственных операций;
Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации
Грамотное владение устным и письменным русским языком,  четкая дикцияХорошие манеры
Управление финансами для нефинансистов (доходность инвестиций, EVA, смета, бюджетирование)
Хорошая память
Любовь к порядку, умение создать уют
Честность, позитивность, открытость
Ориентированность на качественный результат: стремление выполнить задание в соответствие со стандартами,  не теряет из виду цель, устанавливает для себя норму  и старается превзойти ее, практичность.
Поиск информации, анализ, выводы и принятие решений:  имеет налаженные методы получения информации, привычка регулярно знакомиться с информацией. Системно выделяет и обобщает части проблемы. Проводит системные сравнения, выявляет причинно-следственные связи. Предоставляет информацию для принятия решений в структурированном понятном виде
Приспособляемость и гибкость: умеет эффективно налаживать и поддерживать и  управлять контактами с  разными группами. Находит выигрышные решения для заинтересованных сторон. Эмоциональная устойчивость умение работать в напряженном /многозадачном режиме; переключаемость; сохранение спокойствия и уверенности
Язык Английский язык – intermediate
Компьютер Рабочие навыки работы в  Microsoft office, включая Word,  Excel, PowerPoint

Увольнение может быть неожиданным и беспричинным. Но всё-таки многие руководители стараются не расставаться с сотрудником без видимых причин. Хотя бы потому, что на поиск нового уйдет больше времени и сил, чем на конструктивный разговор с нынешним. Зарплата.ру… Активная информатизация и роботизация серьезно перевернут рынок труда уже через 10—15 лет. Очевидные перемены станут реальностью через пять лет, а к кому-то безработица постучится уже завтра. Скоро в вузах начнется очередная волна поступления, и миллионы вчерашних… В далёком 2006 году Фейсбук был на стадии зародыша, и айфонов ни у кого не было. Десять лет спустя мир преобразился, как преобразилась рабочая среда и рабочее пространство. Сейчас появляются профессии, о которых мы 10 лет назад не могли услышать. Одно исследование… Пэтти Маккорд ПЭТТИ МАККОРД (PATTY MCCORD) была директором по персоналу Netflix в 1998—2012 годах; сейчас консультирует стартапы и предпринимателей. Терпеть не могу выражение «лучший кандидат». Можно подумать, существует рейтинг, позволяющий определить, кто идеально… Подбор персонала для любого HR-специалиста является нетривиальной задачей. Мало выявить профессионалов на собеседовании, важно еще отсеять среди них людей, особенности характера которых не способствуют плодотворной работе в коллективе. Опросник Шмишека – личностный… Иногда бывает так, что по результатам структурированного интервью у вас все же остались какие-то сомнения в отношении кандидата. В этом случае иногда полезно применить метод “Три плюса и три минуса”. Например, вы хотите выяснить как кандидат относится к тому или иному… Сегодня многие кандидаты научились создавать красивое резюме и грамотно презентовать себя на собеседование. Но зачастую то, что соискатель презентовал в своей анкете, и то, что он в реальности умеет делать, кардинально отличается. Особенно часто такая дилемма… Отбор персонала является второй стадией процедуры набора сотрудников, после того как процесс привлечения кандидатов завершен. Сам процесс представляет собой отсеивание худших (long-listing) и выбор лучшего или лучших из оставшихся претендентов (short-listing). Для… Много просят и не знают, чего хотят: какие ошибки соискателей запоминаются рекрутерам В конце 2017 года мы спросили рекрутеров, какие проблемы с поиском работы они отмечали у соискателей чаще всего. Своим мнением поделились представители 125 российских компаний…. Все мы знаем что фриланс, в теории, для многих из поколения миллениалов является работой мечты. Нет никакого рутинного расписания, никто не заставляет просыпаться рано по утрам, никакой босс с кнутом за спиной над вами не нависает, и вы по факту — вольны делать…

Источник: https://hrhelpline.ru/bank-dolzhnostnyh-instruktsij/vspomogatelnyj-personal/dolzhnostnaya-instruktsiya-lichnogo-pomoschnika/

Помощник руководителя: обязанности и требования :

Помощник руководителя: обязанности и требования :

Помощник руководителя — должность, которая присутствует в структуре кадров практически любого российского крупного или среднего предприятия. Часто специалисты, занимающие соответствующую позицию, рассматриваются как секретари, обладающие весьма ограниченным спектром функций и обязанностей.

Но это совершенно некорректный подход к пониманию специфики рассматриваемой должности. Помощник руководителя может быть наделен самым широким спектром полномочий. Требования к его квалификации и компетенции могут быть очень высокими.

Какова специфика должности, о которой идет речь? Каковы типичные права и обязанности помощника руководителя в российской компании?

Специфика должности

Что это за должность – «помощник руководителя»? Обязанности такого сотрудника — каковы они? В большинстве случаев под должностью «помощник руководителя» понимается секретарь. В редких вариантах данным словосочетанием обозначается позиция заместителя директора — но это характерно, как правило, для небольших компаний.

В более или менее крупных бизнесах обязанности личного помощника руководителя сводятся главным образом именно к секретарским функциям. Каким именно? Прежде всего это делопроизводство, работа с корреспонденцией, решение задач, связанных с организацией различных встреч и иных мероприятий, в которых принимает непосредственное участие руководитель фирмы.

Обязанности секретаря (помощника) руководителя также практически всегда включают прием телефонных звонков в офисе.

В некоторых случаях соответствующая должность дифференцируется на несколько разновидностей. Так, секретари, выполняющие преимущественно техническую работу — прием телефонных звонков, обработку корреспонденции и т. д., именуются референтами.

В свою очередь, те специалисты, которые отвечают за организацию мероприятий и делопроизводство, называются офис-менеджерами. Есть точка зрения, что для такой должности, как помощник руководителя, обязанности и полномочия предполагаются более широкие в сравнении с типично секретарскими.

В частности, таковые могут выражаться в необходимости личного присутствия на мероприятиях, в которых принимает участие руководитель — корпоративах, деловых переговорах, праздниках.

Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».

Требования к помощнику руководителя

Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций.

Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря.

Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой.

В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.

Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества.

К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет.

Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.

Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания.

В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.

Основные обязанности

Рассмотрим более подробно характеризующие такую должность, как помощник руководителя, обязанности. Выше мы отметили, что таковые во многом сводятся к секретарским функциям. Но это не всегда так.

Часто бывает, что помощник руководителя компании, особенно если речь идет о крупной организации, вовлечен в принятие ключевых управленческих решений.

Он может сопровождать переговоры, в которых участвует начальник — и не только в техническом аспекте, но также и подключаться к соответствующим диалогам, высказывать мнения, советы.

В ряде случаев руководитель может делегировать своему помощнику некоторые свои функции — например, в части информирования коллектива предприятия о каких-либо значимых управленческих решениях.

Безусловно, сотрудник на рассматриваемой должности часто выполняет работу, связанную с обеспечением комфорта деятельности своего начальника — в части слежения за тем, чтобы в его кабинете был оптимальный микроклимат, всегда наличествовал, условно говоря, свежий чай, чтобы основная техника, которой пользуется руководитель, стабильно функционировала.

Режим работы

Итак, мы теперь знаем, каковы характеризующие такую должность, как помощник руководителя, должностные обязанности. Следующая наша задача — изучить специфику режима работы сотрудника на соответствующей позиции.

Безусловно, в общем случае помощник выполняет свои обязанности по графику, установленному ТК, то есть в рамках 8-часового рабочего дня, 5 дней в неделю. Но на практике возможны существенные отклонения от соответствующего режима.

Подобные сценарии могут быть характерны для такой должности, как помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Дело в том, что специалист, работающий на данной позиции, может быть вовлечен не только в дела своей компании, но также в решение задач, не связанных прямо с внутрикорпоративными активностями. Так, помощник, обладающий соответствующими полномочиями, может направляться в командировки, на семинары, конференции.

Сотрудник также может осуществлять некие посреднические обязанности между своим руководителем и менеджерами, работающими в других организациях — например, в части документооборота или реализации совместных проектов. График работы при решении подобных задач, конечно же, может быть далеким от того, что предусмотрен ТК.

Фактически он становится ненормированным, часто — более удлиненным в сравнении со стандартными 8 часами.

должностной инструкции

Рассмотрим то, каким образом может выглядеть должностная инструкция помощника руководителя. Структура соответствующего документа, как правило, начинается с общих положений. В них может быть указано, что помощник руководителя относится к категории специалистов.

Таким образом, уже на уровне локального источника права компания может зафиксировать тот факт, что человек на рассматриваемой должности — не менеджер (не замдиректора).

С высокой вероятностью — секретарь или, например, личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Должностная инструкция помощника: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции также могут присутствовать формулировки, отражающие квалификационные требования к специалисту. Например, о том, что помощник руководителя должен иметь профессиональное образование и некий стаж работы. Иногда в этой же части должностной инструкции фиксируется сфера бизнеса, в которой человеку желательно иметь опыт ведения деятельности.

В «Общих положениях» фиксируются ключевые компетенции сотрудника.

Они могут выражаться в требованиях к знанию структуры менеджмента предприятия, внутренней и внешней политики компании-работодателя, принципов коммуникаций фирмы с органами власти и иными организациями, стандартов, характеризующих делопроизводство, правил деловой коммуникации, а также норм внутреннего трудового распорядка в компании.

Должностные обязанности помощника

Следующий ключевой раздел инструкции – «Должностные обязанности». Какова его специфика? В данном разделе фиксируются главным образом функциональные обязанности помощника руководителя.

Таковыми могут быть: планирование рабочего дня начальника (в аспекте встреч, звонков, собеседований), организация технического обеспечения работы руководителя (в части заказа транспорта, организации деловых встреч), участие в командировках, деловых переговорах, ведение протоколов и иных документов, обеспечение взаимодействия руководителей предприятия с другими структурами фирмы, ведение коммуникаций с государственными органами.

Права помощника

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия.

Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы.

Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств.

Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Ответственность помощника

Итак, мы изучили то, что входит в обязанности помощника руководителя, а также то, каким может быть спектр его прав. Но в большинстве должностных инструкций для специалистов рассматриваемого профиля присутствует еще один раздел – «Ответственность».

Какие формулировки могут присутствовать в нем? Помощник руководителя чаще всего несет ответственность за: ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, о которой идет речь, но в пределах, которые зафиксированы в ТК РФ; правонарушения, что совершены им в ходе деятельности — опять же, в пределах российского законодательства; за причинение вреда компании — в пределах, зафиксированных в Трудовом, Гражданском кодексах РФ и иных источниках права.

Резюме

Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия.

Специалист, выполняющий соответствующую работу, чаще всего выполняет секретарские функции, но может иметь значительно более широкие полномочия.

В редких случаях понятие «помощника руководителя» соответствует должности заместителя директора, но это характерно главным образом для небольших предприятий.

В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.

Потребность в том, чтобы приглашать на работу специалистов рассматриваемого профиля, характеризует деятельность руководителей большинства российских предприятий.

Эффективная работа топ-менеджера зависит от того, насколько качественно будет решать свои задачи его помощник — казалось бы, второстепенные с точки зрения практического управления предприятием, однако на деле исключительно значимые для организации.

Работа секретаря — важнейшая в структуре коммуникаций коллектива, который возглавляет руководитель фирмы.

Отметим, что во многих фирмах практикуется назначение сразу нескольких помощников директора. При этом статус и полномочия каждого могут различаться.

Один специалист может отвечать как раз-таки за секретарские функции, другой — являться офис-менеджером, третий — сопровождать руководителя на мероприятиях.

При этом менеджеры по кадрам могут практиковать взаимозаменяемость сотрудников в рамках соответствующих направлений активности.

Источник: https://www.syl.ru/article/199631/undefined

Добавить комментарий