Журнал регистрации приказов по личному составу – образец

Содержание

Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2018 года

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец - Народный СоветникЪ

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме.

При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно.

Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.

  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.

  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Образец заполнения

Источник: http://ppt.ru/forms/prikazi/journal

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. 
  • Унифицированная форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. 
  • Унифицированная форма Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). 
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки) 

Контрольная пломба

Журнал регистрации приказов по личному составу опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

(ГОСТ 31282-2004)

Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого журнал не считается опломбированным).

Приказы по личному составу – это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).  Срок хранения – 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

  • О приеме работника (работников) на работу 
  • О прекращении действия трудового договора с работником (работниками) 
  • О переводе работника (работников) на другую работу 
  • О совмещении должностей / профессий
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора); 
  • О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную) 
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет 
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет 
  • О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
  • Об изменении фамилии, имени, отчества работника
  • О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
  • и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personnel_registration/5128/

Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

Форма журнала регистрации по личному составу

Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.

  • В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
  • Во втором столбце заносится дата приказа.
  • В третьем столбце указывается номер приказа.
  • В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
  • В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
  • В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.

В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.

В журнале регистрации кадровых приказов подлежат фиксации все приказы по личному составу, за исключением касающихся должностных лиц, упомянутых в учредительных документах, к которым относятся:

  • Директора и руководители.
  • Главный бухгалтер.

Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.

Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:

  • Длительный – 75 лет.
  • Краткосрочный – 5 лет.

Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:

  • Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
  • Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
  • Оплата труда и премирование.
  • Поощрения, награждения.
  • Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
  • Длительные командировки.
  • Дежурства, связанные с основной деятельностью.

Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:

  • Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
  • Дисциплинарные взыскания.
  • Краткосрочные командировки.
  • Дежурства.

Требования к журналу регистрации приказов

К журналу предъявляются следующие требования:

  • Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
  • Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
  • Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
  • Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
  • Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
  • Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

Защита от внесения неправомерных изменений

Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.

Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:

  • Нумерации страниц.
  • Прошнуровки всего журнала насквозь.
  • Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
  • Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).

На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.

Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.

Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.

Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.

Источник: http://ru-act.com/biznes/termin/prikazy-po-lichnomu-sostavu.html

Журнал регистрации журнала приказов по личному составу

В процессе работы организации создается множество распорядительных документов, в том числе приказов по личному составу.

Для того, чтобы упорядочить издание и хранение документов, многие работодатели в лице кадровой службы ведут специальные формы, например, журнал приказов по личному составу.

О том, какие распоряжения можно отнести к распоряжениям по личному составу, а также как составить журнал учета приказов по личному составу и образец, читайте в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие документы относятся к приказам по личному составу;
  • как происходит регистрация приказов по личному составу;
  • как составить журнал регистрации приказов по кадрам;
  • что представляет собой журнал регистрации приказов по кадрам и образец.

Какие документы относятся к приказам по личному составу

В кадровой службе в ходе деятельности создается множество приказов. Ведь практически все кадровые процедуры оформляются путем издания соответствующего распоряжения. Прием на работу, увольнение, предоставления отпуска, направление в командировку и все остальные кадровые процедуры требуют издания специального приказа.

Так, например, статьей 66 Трудового кодекса РФ прямо установлено, что для трудоустройства работника необходимо издать соответствующий приказ. Этот документ оформляется на основании заключенного между работником и организацией трудового договора.

Между тем, существует еще одна разновидность распоряжений – это распоряжения по основной деятельности. Рассмотрим в чем же отличие этих распорядительных документов.

Приказы по личному составу – это те документы, которые связаны с трудовыми отношениями, в частности, они оформляют такие отношения. К этим документам относятся распоряжения:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о направлении в командировку;
  • о предоставлении разных видов отпусков;
  • о привлечении к работе в выходной день;
  • о привлечении к сверхурочной работе.

В этот перечень также включаются другие виды приказов, издание которых связано с трудовыми отношениями. Все остальные распоряжения работодателя, т.е. те, которые не относятся к трудовым отношениям и кадровой службе, являются распоряжениями по основной деятельности.

Срок хранения приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу ведется также еще и в целях обеспечения надлежащих сроков хранения кадровых документов.

По правилам, установленным статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки хранения кадровых распоряжений следующие:

  • 75 лет, в том случае, если документы были созданы до 2003 года;
  • 50 лет, если распоряжения были изданы уже после 2003 года.

Таким образом, создаваемые сейчас кадровые приказы надо будет хранить в течение 50 лет. Отметим, что срок хранения отдельных распоряжений составляет только 5 лет.

Это приказы о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (статья 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Скачайте документы по теме:

Регистрация приказов по личному составу

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести ряд регистрационных документов. В число таких обязательных документов включены:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обязанность ведения эти регистрационных форм установлена пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Причем вести эти книги надо по форме, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

В отношении других регистрационных форм таких правил не установлено. Поэтому работодатель самостоятельно принимает решение, какие книги приказов по личному составу он будет вести. Так, например, кадровая служба может вести единую книгу регистрации приказов по личному составу. Образец такого документа приведен ниже.

Кроме того, кадровая служба может вести отдельно журналы:

  • регистрации переводов сотрудников;
  • регистрации увольнений с работы;
  • учета личных дел;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета совместителей;
  • регистрации справок и т. п.

Также работодатель может вести различные книги приказов по кадрам. Иными словами в каждом отдельном журнале регистрировать распоряжения одной тематики. Например, в кадровой службе может вестись отдельный журнал регистрации приказов на отпуск. Предлагаем воспользоваться в работе разработанным нами образцом.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Также многие работодатели ведут специальный журнал или книгу книга приказов  о направлении работников в командировку. Образец представлен ниже.

Отметим, что ранее в обязательном порядке все работодатели должны были вести журналы учета командированных сотрудников. Однако с 8 августа 2015 года это требование стало необязательным.

Работодатели теперь самостоятельно принимают решение о ведении таких журналов.

И при отсутствии специальной формы, где бы учитывались командированные работники, целесообразно вести отдельную книгу регистрации приказов о направлении в командировку. Образец приведен ниже.

Журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Журнал регистрации приказов по личному составу

Также кадровой службе будет удобна для работы отдельная регистрация документов, связанных с увольнением. В этой связи целесообразно вести специальный журнал или книгу регистрации приказов об увольнении. Это позволит быстро ориентироваться в кадровых документах, связанных с увольнением.

Отметим, что довольно часто работодателю необходимо знать точную дату оформления увольнения работника. Так, например, если производится процедура сокращения штата или численности сотрудников, на работодателя возложена обязанность по выплате работникам среднего заработка за второй, а в исключительных случаях и за третий месяц работы (ст.178 Трудового кодекса РФ).

Срок, за который положена выплата, начинает отсчитываться со дня увольнения. И отдельная книга учета приказов об увольнении поможет кадровому работнику быстро определить фактическую дату прекращения трудовых отношений с сотрудником. Образец заполнения журнала регистрации приказов об увольнении приведен ниже.

Журнал регистрации приказов об увольнении

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец

Итак, журнал регистрации кадровых приказов необходимый документ, который ведется кадровой службой. Образец книги приказов по личному составу мы приводим ниже.

И хотя такой документ не является обязательным, на практике все кадровые работники ведут книгу учета приказов по личному составу. Образец или унифицированная форма такого документа не установлены.

Регистрационный документ ведется работодателем в произвольной форме.

В этой связи мы предлагаем специально разработанную книгу регистрации приказов по личному составу и образец ее заполнения.

Еще раз отметим, что отсутствие таких регистрационных форм не является нарушением трудового законодательства. При проверке инспектор ГИТ не оштрафует организацию за отсутствие того или иного учетного журнала. Естественно, если речь не идет о приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее или книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Все остальные учетные кадровые формы работодатель ведет по своему усмотрению, исходя из принципа целесообразности и регламентации кадровой работы. Поэтому конкретный набор регистрационных журналов организация для себя вправе определить самостоятельно.

И кадровая служба принимает решение о необходимости ведения отдельных форм регистрационных журналов по каждому факту кадровых мероприятий.  Или же может вестись общий журнал регистрации приказов по личному составу. Если вы выбираете ведение единого документа, при разработке журнала надо руководствоваться следующими принципами.

В первую очередь надо назначить ответственного за ведение журнала. В форме указать его данные: должность и фамилию, имя, отчество, а также период, в течение которого данный работник был уполномочен заполнять регистрационную форму.

Журнал должен иметь последовательную нумерацию записей. Каждой отдельной записи будет соответствовать один кадровый приказ. Необходимо предусмотреть графу, в которой будет также указываться дата регистрации распоряжения.

Отдельной графой следует указывать содержание приказа. Например, приказ о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска. Также следует отражать данные о сотруднике, в отношении которого издан приказ, а именно, указывать его должность и фамилию, имя, отчество.

Знакомить работников с записями в данном журнале нет необходимости. Этот документ не является ни локальным актом, ни распорядительным документом, с которым сотрудника надо ознакомить под подпись. Ознакомить работника следует с самим приказом.

Журнал регистрации кадровых приказов образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384385-qqq-17-m5-prikaz-po-lichnomu-sostavu

Журнал регистрации приказов по личному составу

Приказы, затрагивающие сотрудников фирмы, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. К ним относятся приказы о принятии, переводе, увольнении и др. Директивы по сотрудникам являются основанием для изменений в документации: трудовой книжке, финансовых документах.

Занося приказ в журнал, фиксируется его наличие и законная сила. Чтобы упорядочить и сгруппировать документы, заводят журнал регистрации. Также, он помогает избежать подделывания документов и издание их прошлой датой.

Как каждый документ в бухгалтерии, документ прошнуровывается особым образом, постранично пронумеровывается, с задней стороны прикрепляется пломба с количеством страниц.

Какие предъявляются требования к оформлению?

пример основного раздела журнала

На первой странице, которая является лицевой, следует проставить дату начала и окончания ведения. Если ведется индекс, то он тоже проставляется. Данные о сотруднике, который занимается ведением журнала, проставляются на первой странице. По желанию, постранично и на обложке (на усмотрение руководителя).

Каждая страница должна быть занумерована, а документ прошит, и с задней стороны скреплен бумагой с надписью: количество страниц, факсимиле руководителя, штамп предприятия.

В журнале, имя, отчество и фамилия каждого сотрудника, указываются полностью, профессия согласно штатному расписанию. Исправление путем корректирующей жидкости запрещено. Ошибку разрешается зачеркнуть одной чертой и рядом сделать правильную запись.

Журнал регистрации приказов по личному составу должен храниться в отделе кадров, так как он является документом внутреннего использования. Проверка возможна в присутствии ответственного за него сотрудника. В установленный срок, журналы предоставляются руководителям.

Когда журнал заканчивается, на лицевой части делается соответствующая надпись и заводится новый. Старый отправляется в архив. Законом не регламентирована единая форма. Он ведется согласно распоряжению руководителей и может разрабатываться сотрудниками самостоятельно. Чтобы облегчить себе жизнь, можно купить готовый журнал в книжном магазине.

Журнал регистрации приказов по личному составу должен составляться с появлением первого приказа по нему. Так как организация начинает деятельность с приема на работу сотрудников, то соответственно заводить данный документ следует с первого дня работы фирмы.

Кто должен вести?

Журнал по регистрации приказов является одним из главных документов. Следовательно и заниматься им должен специальный работник.

Ответственного работника руководитель может назначить как приказом, так и поручить его ведение, изложив всё в должностной инструкции. С данной инструкцией работник ознакамливается и возвращает работодателю подписанную.

В случае длительного отсутствия данного сотрудника, с помощью приказа, его обязанности возлагаются на другого сотрудника кадровой службы или бухгалтера.

Для защиты от вложения дополнительных листов, весь журнал должен быть прошит и с задней стороны опломбирован, подписан руководителем и на нём должна быть поставлена печать фирмы. На каждом листе проставляется нумерация. На пломбе прописано количество листов.

Сроки хранения

Согласно законодательству РФ, срок хранения составляет 5 лет и 75 лет. В зависимости от документов.

Приказы по личному составу, которые следует хранить 75 лет:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • увольнение из организации (расторжение договора);
  • совмещение нескольких должностей;
  • перемещение должностей или профессий внутри организации;
  • повышение звания, квалификации, прохождение курсов;
  • изменение личных данных (фамилия, имя);
  • награждение;
  • оплата труда сотрудника (изменение размера), получение премий, дополнительные выплаты, объявление благодарности;
  • отпуска: сотрудников с вредным производством, по уходу за ребенком (1,5-3 года), без сохранения зарплаты;
  • дежурство по работе;
  • длительные командировки (по России и за рубеж);
  • командировки сотрудников с вредным производством;

Приказы по личному составу, которые следует хранить 5 лет:

  • ежегодный отпуск (оплачиваемый);
  • отпуск для обучения;
  • взыскания;
  • дежурства;
  • краткосрочные командировки (по России и за рубеж);

Скачать бланк и образец заполнения журнала в формате .doc (Word)

Электронная форма

На крупном предприятии с большими оборотами и большой текучкой кадров, сложно зафиксировать все изменения в данном журнале. Электронная форма более удобна в заполнении и ее всегда можно открыть и отредактировать в нужный момент.

Поиск в электронной форме более удобен. Он позволяет найти на сколько дней ушел в отпуск сотрудник, для расчета стажа упрощает поиск его принятия и увольнения. В журнале, в бумажном виде, придется затратить больше 10 минут на поиски нужной строки.

Если в организации учет ведется в 1С, то в ней приказы фиксируются автоматически. Можно в любой момент найти информацию по интересующемуся нам сотруднику. Также, можно составить таблицу в Excel. В случае распечатывания листов из электронной формы, их также следует прошнуровать, пронумеровать и опломбировать сзади.

Подведем итоги всего вышеизложенного. Работник, занимающийся ведением журнала регистрации приказов по личному составу определяется руководителем или должностной инструкцией.

Все страницы нумеруются, сзади ставится пломба с подписями руководителя печатью организации. Форма журнала законодательно не определена, поэтому разработкой заниматься можно самостоятельно. Исправление в журнале недопустимо. Помимо печатной формы, документ удобно вести в электронном виде.

Получите ответ юриста за 5 минут

Источник: http://consultbook.ru/grazhdanskoe-pravo/documenti-i-sprai/zhurnal-registracii-prikazov.html

Журнал регистрации приказов по личному составу — назначение и оформление

В жизни практически каждого кадрового работника случается ситуация, когда к нему приходят уже уволившиеся продолжительное время назад сотрудники с просьбой подтвердить или уточнить записи в трудовой книжке.

Чаще всего это нужно для Пенсионного фонда.

Но специалист по каким-либо причинам не может найти нужный приказ, как то – пришёл работать неделю назад, не был в архиве ни разу и т. д.

Тогда неоценимую помощь могут оказать журналы регистрации приказов. Об этом виде документов и пойдёт речь в статье.

Приказы по движению кадров

В Российской Федерации законодательно регламентирован ряд приказов по личному составу. Эти документы в обязательном порядке присутствуют в каждой организации. Они могут быть выполнены в согласовании с ГОСТом Р 6.30-2003 либо по своим формам.

Формы разработанных документов по личному составу разрабатываются в организации и утверждаются приказом за подписью руководителя. Это рекомендуется делать в декабре, перед началом нового рабочего года.

Итак, необходимо наличие следующих приказов:

  • приём на работу;
  • перевод (временный, постоянный);
  • увольнение;
  • установление новых окладов (тарифов);
  • отпуска (ежегодный с оплатой, дополнительный оплачиваемый, без сохранения заработной оплаты, по уходу за ребёнком, учебный и т. д.);
  • командировки;
  • взыскания;
  • поощрения.

Они имеют разный срок хранения, что прописано в N125-ФЗ от 22.04.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Назначение журнала регистрации приказов

Все входящие документы, адресованные предприятию зарегистрируются.

Также и исходящие документы должны быть записаны в журналы учёта.

Это необходимо для доказательства существования тех или иных документов и для невозможности провести махинации так называемым задним числом.

В компаниях с большим кадровым документооборотом существуют журналы по каждому направлению отдельно. В один вписываются сведения по лицам, принимаемым на работу, в другой — отпуска. Для увольнений и переводов также выделяется отдельная книга учёта.

Приказы необходимо регистрировать, чтобы в будущем можно было подтвердить факт создания документа. Также журнал учёта поможет не допустить утверждения документации прошедшим числом.

Когда заводится журнал?

Если организация недавно создана, то сотрудник, отвечающий за кадровое делопроизводство, сразу заводит регистрационный журнал.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ был, к примеру, потерян, его необходимо восстановить. Журнал обнародует все нужные сведения.

Если в организации журнал не ведётся, то в ситуации, когда трудовая инспекция нагрянет с проверкой, они укажут на этот момент и попросят завести.

Штрафовать за это инспекторы не будут. Каждый лист пронумеровывают, книгу прошнуровывают.

После его нужно опломбировать, наклеить заверительную надпись с указанием количества листов, подписывать руководителем компании и поставить официальную печать предприятия. Вести журнал необходимо, пока не закончатся страницы. После завести новый.

Журнал можно завести с любого момента существования компании, если до этого он не вёлся.

Ответственность за журнал регистрации приказов

Приказом, входящим в основную деятельность, назначается сотрудник, ответственный за ведение книги регистрации приказов.

Это может быть как начальник отдела кадров, так и специалисты кадровой службы.

Ведение таких журналов должно быть прописано в должностной инструкции кадрового специалиста.

Основные параметры оформления

Поскольку закон не обязывает вести журналы учёта приказов, то требования к оформлению отсутствуют. Можно вести данные книги аналогично журналам регистрации входящей документации.

На титульном листе необходимо прописать название организации, дату начала ведения книги. Дата окончания будет вписана после заполнения всех листов. Также ставится номер документа по номенклатуре дел, которая должна быть в компании.

Электронная форма журнала

Аудиторы, проверяющие многие компании, не запрещают вести журналы регистрации приказов в электронном виде.

Если приказы создаются в программном продукте, установленном в организации, то номера могут присваиваться автоматически.

Можно в нужное время выгружать список.

Но стоит заметить, что такой учёт документов должен быть строго прописан в приказе – как часто происходит распечатка листов, кто подписывает этот документ, кто заверяет его. Сброшюрованные списки подшиваются в дело.

Можно вести учёт издаваемых приказов только на компьютере, но дабы избежать вероятности легко поменять содержимое файла (например, даты), эксперты советуют вести регистрацию на бумаге.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Титульный лист

ЖУРНАЛ

регистрации приказов

по личному составу

ООО «Новое решение»

Начат:

Окончен:

граф журнала. Пример.

№ п/п Дата издания приказа Номер приказа Наименование приказа Ф. И. О., табельный номер сотрудника Документы, на основании которых издан приказ
1 2 3 4 5 6
1

Источник: http://lawyer-guide.ru/trudovoe-pravo/prava-rabotodatelej/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Добавить комментарий