Как и когда составляется докладная записка – образец 2018-2018?

Служебная записка образец 2018

Как и когда составляется докладная записка - образец 2018-2018? - Народный СоветникЪ

Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании. Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений.

На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством.

Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка, отчет, справка и пр.

При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.

Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер.

Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий.

Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.

Что касается докладной записки и образца написания служебной записки, определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году  Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:

Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;

Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018

Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.

Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.

Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.

В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника.

Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд.

Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.

Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.

Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.

Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много.

Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211151-slujebnaya-zapiska-obrazets-2018-17-m11

Как написать служебную записку: образец

Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.

Основания для составления и цели докладных

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст – что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора докладной.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример 3

Служебная записка — пример написания

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» – это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные докладные. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Источник: http://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Служебная, докладная и объяснительная записка — образец

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладаная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя. Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
  • Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
  • Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

Докладная записка образец

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

  • названия учреждения, предприятия;
  • даты;
  • индекса;
  • адреса оформления;
  • данных адресата;
  • заголовка к теме докладной;
  • изложенного текста;
  • подписи руководящего лица;
  • ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование документа;
  • дату и регистрационный номер;
  • заголовок к теме;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

  • для запроса информации;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д.

В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д.

 Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере.

Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления.

В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

Источник: https://ktovdele.ru/sluzhebnyie-zapiski.html

Образец служебной записки о нарушениях в работе

Образец служебной записки о нарушениях в работе

Докладной запиской не только и не столько пугают нерадивых подчиненных. Докладная записка – образец документа информационно-справочного, широко применяемого не только в делопроизводстве, но и в трудовых и производственных отношениях в целом. Код докладной записки по ОКУД – 0286041.

Докладная записка направляется снизу вверх, от лица подчиненного или подотчетного начальнику, заказчику или старшему партнеру и составляет звено обратной связи в служебной иерархии. Пример: докладная записка строительного подрядчика заказчику о необходимости приостановить работы в связи с ухудшением погодных условий. Подрядчик подотчетен заказчику, так как получает от него плату.

Виды и форма докладных записок

Докладные записки бывают внутренние и внешние. Внешние пишутся на фирменном бланке (или с фирменной печатью) и реквизитами. Внутренние докладные записки пишутся просто на листе бумаги А4.

Начинается докладная записка с указания должности и ФИО адресата в дательном падеже, напр. Исполнительному директору ООО «Комфорт-Коттедж» Пескову Ивану Эммануиловичу, затем проставляется дата и исходящий номер: от дд.мм.гггг исх. №nnnn-xx. После этого идет название документа: «Докладная записка», а под ней – тело, смысловой текст.

Тело докладной записки

Смысловой блок докладной записки состоит из трех частей. Две первые пишутся абсолютно нейтрально, безотносительно, строго по фактам.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации, но опять-таки, безо всяких проявлений личных чувств, отношений и эмоций. Докладная записка – информационный документ, имеющий юридическую силу.

Все, что делает ее похожей на кляузу или фельетон, умаляет или сводит на нет ее значение в административном или судебном разбирательстве.

Примерный порядок следования частей и их содержание таковы:

  • Констатирующая часть, где описываются все существенные обстоятельства происшествия. Пример: «В 5:10 мск 22 июня на строящемся объекте №4-а коттеджный поселок «Дивночудово» наступило резкое ухудшение погодных условий: ветер 12 м/с (6 баллов по 12-балльной шкале), проливной дождь. В подъездных путях колдобины глубиной до 40 см, липкая грязь, в отвалах человек проваливается по пах».
  • Аналитическая часть, в которой описываются последствия по силе и продолжительности. Пример, далее: «Работа техники невозможна. Работа по кладке стен невозможна раствор смывает дождем. Работа по монтажу каркасных конструкций невозможна из-за сильного ветра. По прогнозу Гизметео, непогода обусловлена прохождением холодного воздушного фронта и через 1-3 суток работы можно будет продолжить».
  • Рекомендательная часть, где автор записки высказывает свои соображения и дает рекомендации по дальнейшим действиям. Пример, заключение: «Согласно п. 7 Договора о производстве работ между ЗАО «Стройвсюду» и ООО Комфорт-Коттедж вышеуказанное следует считать обстоятельствами непреодолимой силы и приостановить работы до улучшения погоды, в силу чего внести коррективы в ППР (план производства работ). Вышестоящему руководству ЗАО «Стройвсюду» доложено».
  • Подпись, с указанием должности: Производитель работ на объекте №4-а Стяжайло Василий Иванович.
  • Записки о нарушении трудовой дисциплины

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – отдельный вид докладных записок, т.к. в ней идет речь о личности.

    Поэтому при написании аналитической, и особенно рекомендательной частей нужно учитывать нормы действующего законодательства.

    В сомнительных случаях необходимо советоваться с юристом, и рекомендации давать на основе его выводов, на которые ссылаться с указанием ФИО и должности юриста.

    По форме же докладная записка о нарушении трудовой дисциплины отличается указанием в шапке слева наименования подразделения. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – документ исключительно внутренний.

    Контролю со стороны она без санкции правоохранительных органов не подлежит, т.к. содержит личную информацию о нарушителе.

    В документах кадрового учета достаточно указания на ее наличие с реквизитами – датой, подразделением, регистрационным номером.

    Пример докладной записки о нарушении трудовой дисциплины:

    Участок № 3 объекта №4-а коттеджный поселок «Дивночудово»

    Исполнительному директору ЗАО «Стройвсюду» Грозному Ивану Васильевичу

    25 июня 2014 г, исх. №429-71

    Докладная записка

    Разнорабочий Дуров Семен Аркадьевич во время работы по монтажу деревянной реечной обрешетки стен надел наушники и включил музыкальный плеер. На замечание и требование снять, заявил, продолжая работать, что рэп – информация, а он имеет право получать информацию без ограничений.

    В это время сзади подошел сварщик Правдин О. К. для решения производственного вопроса. Дуров, размахнувшись, едва не задел его молотком по лицу. Если бы Правдин не отшатнулся, он был бы травмирован на производстве. Во время происшествия было замечено, что, хотя от Дурова и не слышно запаха спиртного, его зрачки расширены, движения замедленны и неуверенны, а речь не всегда связна.

    В связи с этим Дуров мною отстранен от работы на одну смену, и произведена консультация с нашим штатным юрисконсультом Сверливым Петром Никодимовичем. Согласно с его рекомендациями предлагаю:

    1. Дурова С. А. до выяснения всех обстоятельств происшествия, как создавшего опасную ситуацию, согласно ст. 214 ТК РФ, от работы отстранить без сохранения заработка.
    2. Направить в правоохранительные органы заявление с требованием направить Дурова С. А. на принудительное медицинское обследование на предмет наличия признаков употребления наркотиков.
    3. Директору профессинально-технического лицея №69, по направлению которого Дуров С. А. проходит у нас производственную практику, направить письмо с описанием происшествия и принятых нами мер.
    4. Т.к. Дуров С. А. – несовершеннолетний, аналогичное письмо отправить его родителям.

    Производитель работ на объекте №4-а Стяжайло Василий Иванович.

    Докладная записка о прогуле

    Составляя докладную записку о прогуле, нужно учесть следующее:

  • Прогулом считается отсутствие на рабочем месте до трех часов. Хоть на секунду меньше – это уже не прогул, а отлучка. При отлучке для отчетности по случившемуся достаточно объяснительной записки работника или его устных объяснений. Наказание за отлучку менее строгое, чем за прогул.
  • Перед составлением докладной о прогуле нужно обязательно потребовать от работника объяснений и предоставления оправдательных документов, а в докладной изложить результат.
  • Пример докладной записки о прогуле (только тело документа, без шапки):

    «Упаковщица Шерешкова Валентина Владимировна отсутствовала на рабочем месте 14.09.2010 г. с 13:45 до конца смены в 18:00. На следующий день на работу вышла.

    Шерешкова объяснила, что ей позвонила классная руководительница ее тринадцатилетнего сына Дмитрия и сообщила, что его застали курящим в школьном дворе.

    По словам Шерешковой, разговор с сыном и педагогами длился около часа, но она была расстроена и пришла в себя только поздно вечером.

    Учитывая, что Шерешкова – образцовый работник со стажем более 10 лет, а производственный процесс из-за ее отсутствия не прерывался, предлагаю следующее:

    1. Принять объяснения Шерешковой как есть.
    2. Шерешкову не наказывать, прогул не оформлять, а оформить как отдых за свой счет.
    3. Провести с Шерешковой разъяснительную беседу.
    4. Сообщить в профком о ситуации с Шерешковой.

    Начальник отдела упаковки Светлова С. П.

    Как видим, докладная записка – документ не обязательно карательный. Но он всегда требует владения достоверной информацией, точного ее анализа, адекватных выводов и рекомендаций.

    Обратите внимание:

    Как правильно составить уведомление о расторжении договора аренды

    Уведомление о расторжении договора аренды позволяет любой из сторон при необходимости досрочно отказаться от аренды. Как и когда необходимо известить партнера о прекращении арендных отношений.

    Образец докладной записки

    Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

    Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

    Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации .

    В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

    Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

    Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

    Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

    ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»

    ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Источник: http://zayavlenievsud.ru/trudovye-pravootnosheniya/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-o-narushenijah-v-rabote.html

    Добавить комментарий