Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Содержание

8(800)350-83-64

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку? - Народный СоветникЪ

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить.

Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек.

Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

  • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
  • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
  • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа.

Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша.

Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
  • вкладыш разворачивается посредине}
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки.

Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа.

Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу.

Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись.

Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке.

Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании.

После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-vshit-i-zapolnit-ladysh-v-trudovuyu-knizhku

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.

38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка.

Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

  • раздел сведений о работе на 8 разворотах;
  • раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

  1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
  2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
  3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
  4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
  5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

  1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
  2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
  3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
  4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте . В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

***

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/kak-pravilno-vshit-ladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это основной документ, который содержит информацию о всей трудовой деятельности, стаже работника. Обязанность ведения книжек  возложена на работодателя – в трудовую книжку должна быть внесена вся информация о трудовой деятельности работника: награждения за достижения в работе, переводы на другую должность и т.д.

Иногда при внесении информации работодатели сталкиваются с тем, что в книжке уже не хватает свободного места для записей.

Что делать в таком случае, необходимо ли заводить работнику другую трудовую книжку? Если в трудовой книжке работника заполнены все странички раздела, то к трудовой книжке стоит пришить вкладыш и продолжить вносить информацию в нем.

Кроме того, вкладыш в трудовую книжку стоит оформлять в случае, когда на титульном листе и внутренней обложке документа уже не хватает места для внесения информации об изменении персональных данных работника. Такая ситуация может случиться, например, если работница несколько раз выходила замуж и меняла фамилию.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку?

Кроме того, вкладыш оформляется также в следующих случаях:

  • раздел еще не закончился, но при заполнении трудовой книжки работодатель понимает, что на последнем развороте слишком мало места, чтобы поместить необходимую запись. В таком случае возможно оставить одну-две строки пустыми и новую запись оформлять уже во вкладыше;
  • работодатель начал вносить запись, однако уже в процессе понял, что полностью она не помещается. Не возбраняется продолжить запись во вкладыше.

Работодателям необходимо помнить, что все записи в трудовой книжке производятся полностью, без каких-либо сокращений и вносятся в разделе под порядковыми номерами. Кроме того, если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе» нельзя залазить при заполнении в раздел «Сведения о награждении». Каждый раздел предназначен для отражения определенного типа сведений.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Оформить вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и в трудовую книжку. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке нужно поставить специальный штамп с информацией «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.

Штамп стоит ставить на титульном листе трудовой книжки в месте, где указаны идентификационная информация – серия и номер, ФИО работника, и постараться сделать это так, чтобы штамп не мешал чтению других записей, которые содержат сведения о работнике.

Если у работодателя нет в наличии штампа, можно сделать запись от руки – однако штамп понадобится заказать.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Куда вшивается вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш нельзя просто приложить к трудовой книжке – его нужно вшить, чтобы книжка и вкладыш образовали единое целое. Стоит иметь ввиду, что без трудовой книжки, отдельно, вкладыш недействителен.

Подшить вкладыш в трудовую книжку необходимо в конце – между последней страницей и задней обложкой. Титульный лист вшитого вкладыша необходимо заполнить в том же порядке, как заполнен титульный лист самой трудовой книжки.

Порядковые номера записей в прикрепленном вкладыше по каждому разделу не начинаются заново, а продолжают порядковую нумерацию в соответствующих разделах трудовой книжки.

Если изменяются личные данные работника, то изменения должны быть внесены и в трудовую книжку, и во вкладыш.

Работодатели часто ищут, как пришить вкладыш в трудовую книжку. На самом деле в правилах ведения трудовых книжек нет строгих указаний, как вшивать вкладыш.

Обычно с помощью шила в трудовой книжке и вкладыше в одинаковых местах делаются проколы посередине. Затем с помощью суровой нити и иглы вкладыш и книжка скрепляются между собой.

Отдельных указаний о том, какого цвета и качества должны быть нити, нет.

Не разобравшись, как подшить вкладыш в трудовую книжку, работодатель может сделать это неправильно. Это может грозить утерей вкладыша в дальнейшем. Так как речь идет именно о вкладыше, то подразумевается, что трудовая книжка уже была полностью заполнена и работник получил больший стаж.

Вопрос оформления дубликата вкладыша трудовой книжки в случае его утраты или порчи законодательством не урегулирован, поэтому целесообразно сделать это по аналогии с порядком выдачи дубликата книжки.

При утере вкладыша, необходимо будет оформить работнику дубликат при условии, что он предоставит документы о работе, записи о которой содержались во вкладыше трудовой книжки.

Источник: https://spmag.ru/articles/kak-vshivaetsya-ladysh-v-trudovuyu-knizhku

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

  • принимать чистый вкладыш от сотрудника;
  • требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

  • при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
  • при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

  • при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
  • при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

  • необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
  • открыть бланк вкладыша посередине;
  • сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
  • с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

  1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
  2. Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Нюансы заполнения

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

  • бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
  • без трудовой вкладыш не действителен;
  • нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
  • если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
  • при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
  • если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Чего делать нельзя?

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

  1. Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
  2. Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
  3. Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в Правилах ведения трудовых книжек и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.

Действует ли бланк без трудовой книжки?

Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?

Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.

Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:

  • оформлять данного гражданина на работу;
  • увольнять гражданина с данного места работы;
  • делать какие-либо записи в таком бланке вкладыша;
  • совершать другие действия с бланком.

Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.

Источник: http://.ru/article/306186/kak-oformlyat-ladyish-v-trudovuyu-knijku-pravila-zapolneniya-ladyisha

Штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку

Вкладыш является таким же важным и унифицированным документом, как и трудовая книга, поэтому запись о его выдаче должна формироваться согласно всем правилам делопроизводства.

Трудовая книжка является носителем большого количества информации о деятельности владельца:

  • трудоустройство;
  • увольнение;
  • работа по совместительству – ее также доступно фиксировать в трудовом документе;
  • перевод;
  • реорганизация предприятия;
  • ошибки кадровиков, требуют внесения дополнительной информации.

Все это приводит к быстрому исчерпанию листов книги, особенно, если владелец активно меняет места трудовой деятельности.

В случае полного заполнения листов трудовой, недопустимо:

  • заводить новый документ;
  • менять разделы трудовой местами;
  • вклеивать, вшивать чистые листы трудовой книжки.

В таком случае требуется применение вкладыша, который является точной его копией и продолжением разделов.

Данный документ является бланком строгой отчетности и обладает унифицированной формой, состоящий из раздела 9 для записей о трудовой деятельности работника, и 8 для информации о награждениях.

Оформление вкладыша происходит следующим образом:

  1. Приобретение бланка – после окончания полей в основном документе для внесения информации необходимо выполнить приобретение вкладыша. Согласно законодательству эту процедуру должен выполнить работодатель, но возмещение расходов работнику, который приобрел бланк самостоятельно, также допускается.
  2. Оформление перед началом применения – заполнение титульного листа: ФИО сотрудника, дата рождения, образование согласно документации, профессия согласно диплому, дата заполнения – первая запись, ФИО работника, выполняющего заполнение.
  3. Заполнение разделов – заполнение выполняется так же, как и трудовой книжки: нумерация является продолжением нумерации трудовой, далее идет графа с датой внесения информации, после указываются основные сведения – прием/увольнение на работу, в итоге указываются реквизиты документа-основания.

Документ подписывается самим работником в знак подтверждения достоверности данных и ответственным лицом.

При этом следует помнить, что записи необходимо вносить по факту на текущий момент из-за чего некоторые сведения могут отличаться от записей на титульном листе трудовой книги.

Где указывается отметка

Работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, с этой целью отдел кадров ведет книгу учета, кроме этого бухгалтерией ведется приходно-расходная книга.

Отсюда следует, что согласно требованиям п. 40 Правил ведения трудовых книг делается 3 отметки:

  1. На титульном листе или обложке трудовой книжки ставиться штамп, который содержит сведения о выдаче вкладыша и строки для указания его реквизитов.
  2. В приходно-расходной книжке.
  3. Книге учета движения трудовых документов.

При этом штамп в книжке следует заполнить, указываются реквизиты – серия из 7 цифр и номер, сведения выглядят примерно таким образом «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-1 № 2876543».

Штамп с обозначением «Выдан вкладыш» поставляется обязательно, так как это установлено п. 39 Правилами о ведении и заполнении трудовых книжек от 2003 года №225. Однако унифицированной фирмы такой штамп не имеет, так что каждое предприятие может иметь свой шаблон.

Главное, чтобы он имел пустые строки для внесения реквизитов.

Получить необходимый штамп доступно в несколько вариантов:

  1. Заказать изготовление – на сегодня существует масса предприятий, которые занимаются изготовлением штампов и печатей под заказ, при этом его можно сделать индивидуально, преждевременно подготовив эскиз по своему усмотрению и проявив фантазию. Однако следует помнить, что такое удовольствие обойдется недешево.
  2. Купить готовый – такими услугами, как продажа готовых штампов занимаются магазины канцтоваров, но не каждый. Обойдется это дешевле, чем заказ, но и на выходе будет стандартный квадрат со строками для информации.
  3. Набрать самостоятельно – для этого набирается необходимый текст, и формируются пустые строки.

Приобретение вкладыша

Его покупкой, так же как и книжки занимается работодатель, обычно большое предприятие имеет договора с типографией по закупке данных документов. Производятся оба документа централизовано на государственной типографии Гознак, имеют серию, номер и защиту от подделки.

Согласно п. 47 Правил работодатель обязан приобрести книжку и вычитать ее стоимость из дохода подчиненного, за исключением случаев, когда трудовой документ был поврежден или утерян по вине работодателя.

Не являются исключением и случаи, когда работник самостоятельно приобретал основные бланки для внесения сведений о трудовой деятельности, так как они находятся в свободном доступе, и приносил работодателю для заполнения.

Такой вариант не воспрещается, хотя закон обязывает работодателя заниматься покупкой документов.

Штамп или запись – что правильно

На некоторых предприятиях могут пренебрегать установленными Правилами для заполнения вкладыша и вместо штампа, так как его нет, и не предвидится, делают запись о выдаче бланка с последующей заверкой печатью предприятия. С юридической точки зрения такое оформление ничтожно, оно ничего не значит.

При обнаружении данного несоответствия требования законодательства работник должен потребовать оформления документа согласно нормам, иначе в дальнейшем, например, при новом трудоустройстве, могут возникнуть проблемы.

После заполнения титульного листа, проставления штампа и внесения информации во вкладыш необходимо его вшить.

Недопустимо вклеивать, скреплять скрепками, просто вкладывать, необходимо именно вшить, только такой способ обеспечит достаточную сохранность заполненного бланка.

При этом неважно, где вшивается документ вначале книжки, в конце или в средине.

Обычно его вшивают в конце, как логическое продолжение последних сведений, но оптимальный вариант – это средина трудовой, так как не надо делать дополнительных отверстий или соблюдать соответствие протоколов, однако это затруднит ее чтение.

Вся процедура вшивания несложная:

  1. Необходимо острым шилом сделать 4-е и более отверстия на одинаковом расстоянии по линии сгиба.
  2. Таким же образом прокалывают и заднюю обложку трудовой, так чтобы отверстия совпали.
  3. Нить №10 вводиться по очереди в отверстия и концы выводятся в одном месте.
  4. Завязывается узел.

Запись неверная – что делать

Вшивать вкладыш и ставить штамп необходимо только после выполнения всех полей и проверки их достоверности работником, так как если неверная информация была внесена уже после вшивания, придется изымать вкладыш и составлять акт порчи.

Чаще всего кадровые работники допускаю ошибки, если:

  1. Вносят личные данные работника в титульный лист с его слов – необходимо иметь перед собой копии или оригиналы документов, являющихся носителем информации.
  2. Делают оплошности в процессе заполнения граф относительно даты приема на работу, указания наименования организации, отсутствие должности или структурного подразделения, сокращение любых слов – это недопустимо.
  3. Запись о переводе заверяется подписью работодателя и печатью организация, данная ошибка неисправима.
  4. Использование граф не по назначению, например, если закончились графы для указания места работы, начинается для данных целей применение разделов о поощрениях.

Подобные ошибки допустимо исправлять только на том предприятии, где они допущены или на новом, но при наличии официального документа от организации, допустившей оплошность.

Для исправления неверной записи ее зачеркивание недопустимо, с этой целью необходимо указать, что запись неверна под ней отдельной строкой с указанием причины ее недействительности.

Далее внести верные факты.

Заключение

Вкладыш является официальным документом, и его оформление, а также вшивание необходимо выполнять с соблюдением предписаний. К записям внутри документа также следует отнестись с особым вниманием, так как ошибки могут привести к возникновению проблем у работника при оформлении пенсии или дальнейшем трудоустройстве.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку? Ответ на вопрос — на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/vydan-ladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2018 году – образец, заполнить, вшить, второй, выдачу

Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2018 году.

Любой человек может столкнуться с такой проблемой, когда в трудовой книжке уже не будет места для внесения записей. Такая ситуация возникает, если гражданин часто меняет работу.

Куда же вписать информацию новому работодателю? Для этого существует специальный документ – вкладыш.

Основные сведения

Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.

Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.

Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.

Что это такое

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).

В данном случае не допустимо:

Зачеркивание граф для сведений о поощрении Переименование ее в сведения о работе
Вписывание данных о стаже
Вклеивание чистых листов Из бланка трудовой книжки для продолжения внесения записей
Оформление новых трудовых книжек Для дополнительных записей

Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.

В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства.  В результате книжка может считаться недействительной.

Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.

Назначение документа

Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.

Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность (Правила № 225).

Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.

Трудовая инспекция может рассмотреть неправомерный отказ в оформлении и наказать за это. Итак, вкладыш – важный документ в кадровом делопроизводстве.

Правовая база

Правила заполнения вкладышей в трудовую книжку прописываются в Постановлении Министерства труда России № 69 от 10 октября 2003.

Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш». Выглядит она так:

обязательная запись в трудовой книжке о кладыше

Применяют также правила №225 от 16 апреля 2003. Условия предоставления вкладыша сотруднику:

  • его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
  • выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47;

Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, главбух и руководитель предприятия просто обязан знать. Рассмотрим все важные нюансы.

Внешне бланк вкладыша отличается от трудовой книжки:

  • Он содержит 36 страниц.
  • Его обложка картонная.
  • Формат документа – 88*125мм.
  • Есть несколько защитных элементов.
  • Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.
  • Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.

Как его заполнить?

Стоит придерживаться следующего порядка:

Сначала выдают бланки Которые приобретаются руководством фирмы, где на момент окончания полей в трудовой книжке работал гражданин. Кадровый работник обязан знать, как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку
Далее оформляют вкладыши На первом листе отражают данные о сотруднике:

  • его ФИО согласно паспортным данным;
  • дату рождения;
  • образование согласно записям диплома или аттестата;
  • профессию – согласно документации об образовании;
  • дату оформления;
  • ФИО специалиста, который вносит запись;
  • печать и подпись уполномоченного лица.

Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.

Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается.

  1. Второй столбик имеет дату внесения записи.
  2. Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы.
  3. В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения
Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа
Штамп Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен
Далее перепроверяют записи Не должно быть ошибок
Вкладыш прошивается

титул трудовой книжки

Если будет допущено ошибки или имеет место неправильное заполнение документа, продолжать делать записи нельзя.

Бланки в таком случае подлежат уничтожению согласно специально составленным актам. Если серия и номер уже отражены в трудовой, нужно проставить другой штамп на титульном листе.

Исправлять ошибки стоит, придерживаясь таких правил:

При наличии записи с помарками или опиской Нельзя допускать зачеркивания или стирания. Запись оставляется так, как есть
Далее ставится следующий номер Пишут «запись такую-то считать недействительной»
Без порядкового номера Пишут правильные сведения

Самые частые ошибки, которые допускаются при заполнении вкладыша:

Не правильно вносятся данные об образовании, ФИО Возникновение такой ситуации имеет место при оформлении документа со слов сотрудника, а не при переписывании данных из документов. Выход один – уничтожение вкладыша и оформление нового
Не правильно отражаются данные о работе Неверно указывают дату приема на фирму, не прописывают название компании, нет должности, структурных подразделений, сокращаются слова. Такие ошибки исправляются только по тому месту работы, где запись делали. Новый работодатель может вносить исправления только на основании официальной документации, выданной на предприятии, где была допущена неточность. Делают новую запись на новой строчке с оговоркой о недействительности предыдущей записи
При не поставленном штампе «Выдан вкладыш» документ считается недействительным При отсутствии штампа в компании запись пишется от руки

Законодательством не ограничивается количество использования бланков вкладышей. Можно вшивать и 2 и три бланка.

Но все номера регистрируют в книжке. Вкладыш является недействительным, если предоставляется без трудовой книжки.

Обратите внимание, если работодатель требует от вас написать заявление на выдачу вкладыша, значит, придется за него заплатить. Бланк документа можно скачать здесь.

При отсутствии заявления руководство фирмы не может вычесть стоимость бланка из зарплаты. Заявление может иметь произвольную форму и адресуется руководству.

Хотя его могут передать и главбуху или иному уполномоченному работнику. В заявлении выражают просьбу о выдаче бланков вкладышей, а также о вычете их стоимости из заработка.

: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Данный документ подшивают в личное дело сотрудника. Отражение любых сведений во вкладыше должно быть корректным и соответствовать требованиям Правил, Инструкций и номенклатурной документации.

Можно применять все требования по ведению трудовых книжек. Оговоримся, что данные на титульных листах трудовой и вкладыша должны совпадать.

Если же они отличаются, необходимо представлять все документы, на основании которых записи делали. Подается свидетельство о браке (если сменено фамилию), дипломы (если вписано другое образование) и т. д.

Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета.

Кем должен формироваться?

Приобретают бланки вкладышей только компании. Работодатель не может:

  • принять от сотрудника чистый вкладыш;
  • представлять требование предоставить бланки от работников.

Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.

У такого лица должна быть доверенность на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие лицензии и сертификата.

Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются. Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем.

Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.

Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под расписку лиц, что ведут записи.

Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы.

Как правильно вшить (инструкция)

Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку.

Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи.

В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ. А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце.

Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой.

Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.

В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми. Обязательно вшивать документ. Нельзя прикреплять его с помощью скотча, скоб.

Не допустимо также просто вкладывать бланки в трудовую книжку. Выполнение данного требования обеспечит сохранность документа.

Что нужно для прошивания документа:

  1. Трудовая книжка.
  2. Бланки вкладыша.
  3. Иголка с ниткой.
  4. Шило и ножницы.
  5. Штамп «Вкладыш выдан».

Как вшить бланки: 

При помощи острого шила проколите 4 или больше отверстия по линиям сгиба Придерживайтесь одинакового расстояния между проколами
Введите нитку (желательно использование хлопковой № 10) В отверстия так, чтобы концы выходили с одного отверстия
Завяжите узел

Вкладыш становится действительным после того, как его будет вшито, а титульную страничку заполнено. Второй вкладыш вшивается так же, только ставят еще один штамп.

Вкладыш – такой же важный документ, как и трудовая книжка. Поэтому нельзя допускать, чтобы данный документ был оформлен некорректно.

Ведь в дальнейшем у человека могут возникнуть сложности с трудоустройством, а также учетом стажа при оформлении пенсии.

В отдельных случаях ситуация рассматривается и в трудовой инспекции, судебном органе или прокуратуре.

Источник: http://jurist-protect.ru/kak-oformit-ladysh-v-trudovuju-knizhku/

Добавить комментарий