Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Содержание

8(800)350-83-64

Как правильно заполнить трудовую книжку – пошаговая инструкция

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2018. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2018:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4 27 02 2016 Принята на работу на должность юрисконсульта Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016 Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Образец и порядок оформления вкладыша в трудовую книжку – Ваш юридический консультант по трудовому праву

Трудовая книжка – это основной документ, который используется в целях подтверждения (установления) стажа российских граждан для последующего расчета и назначения пенсионного обеспечения.

Оформление указанного формуляра осуществляется при первом трудоустройстве физлица, сопровождая его во время всех последующих перемещений по карьерной лестнице и местам работы.

При нехватке места для записей в документе возникает необходимость оформления вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка и ее значение

В соответствии с положениями ТК РФ, особое значение во взаимоотношениях между физлицом и работодателям отводится трудовой книжке, оформляемой впервые при начале трудовой деятельности. Все последующие факты трудоустройства будут аналогично отражаться в этом документе, подлежащему хранению по последнему месту работы (вплоть до увольнения).

В трудовой книжке содержатся все факты, связанные с выполнением должностных обязанностей, в том числе информация о заключении трудовых договоров, издании приказов, повышениях, перемещении по должностям и отделам, другими местам работы, увольнении, прочее.

На основании указанных сведений и будут, собственно, рассчитываться периоды трудовой деятельности владельца документа, его наработанный стаж, подтверждая квалификацию работника и его опыт работы. По мере заполнения документа возникает необходимость оформления вкладыша в трудовую книжку, используемого для продолжения внесения записей.

Предназначение вкладыша в трудовую книжку

С учетом особого значения трудовой книжки, были разработаны и утверждены 225-м правительственным Постановлением от 16 апреля 2003 года Правила их ведения и хранения.

В соответствии с 38-м пунктом Правил, если в трудовой книжке нет свободных страниц для заполнения, следует оформлять вкладыш в нее.

Форма этого документа аналогично утверждена вышеназванным постановлением и не подразумевает самостоятельного использования.

Внесение записей во вкладыш осуществляется по тем же правилам и в том же порядке, что и в основной документ.

Несоблюдение рассматриваемого предписания может использоваться в качестве основания для применения в отношении организации либо индивидуального предпринимателя меры административного наказания в виде штрафа, величина которого оговаривается статьей 5.27 КоАП РФ.

Какие правила установлены для оформления вкладыша

Российское правительство, утвердив своим 225-м постановлением Правила по ведению трудовых книжке, не предусмотрело подробного описания действия, связанных с заполнением вкладышей в них. Нет такого алгоритма и в Инструкции, которая утверждена 69-м Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года. Отсутствует и официальный образец для заполнения вкладыша в трудовую.

Единственное, о чем прямо говорится в Правилах, это о необходимости обязательного проставления в документе штампа «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера бланка выданного документа.

О месте такого проставления здесь не указывается.

Однако с учетом норм делового оборота и содержания данного документа, будет считаться обоснованным, если штамп о выдаче вкладыша будет размещен с внутренней стороны первого листа обложки.

Возможное число вкладышей, которые допускаются к выдаче к одной трудовой книжке, законодательством не регламентировано. Главное, чтобы их оформление отвечало Правилам, и в каждом из них содержался штамп.

По данной ссылке Вы можете скачать образец, как правильно оформлять вкладыш в трудовую книжку.

Во время заполнения вкладыша следует соблюдать нумерацию записей основного документа, продолжая ее в соответствие с последней записью (11 пункт Правил). Титульный лист вкладыша должен содержать подписи ответственного лица и владельца документа. Все графы должны быть заполнены. Обязательным является наличие печати, принадлежащей организации-работодателю (индивидуальному предпринимателю).

Все остальные записи осуществляются в аналогичном порядке, что и в трудовой книжке.

Как вшить: основные правила

Для того чтобы вложение вкладыша в трудовую книжку стало действительным, он подлежит вшиванию в данный документ. Порядок и способы такого вшивания законодательством не предусмотрены.

Очевидно, что здесь следует соблюдать нумерацию всех записей в основном документе в хронологическом порядке.

Поэтому целесообразно вшить вкладыш между обложкой и последним листом трудовой книжки.

При вшивании используют швейную иглу либо швейную машинку. Требований к цвету и качеству ниток законодателем не установлено. Сшивку осуществляют по развороту вкладыша, что позволит обеспечить прочность скрепления последнего с трудовой книжкой.

Прикрепление вкладыша иным способом (например, с помощью клея), противоречит правилам, а потому может обернуться необходимостью оформления нового вложения в документ.

Игнорирование рассмотренных правил влечет за собой признание вкладыша и содержащихся в нем записей недействительным.

Источник: http://trydpravo.com/spor/ladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Правила заполнения трудовых книжек

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП). В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – образец правильного заполнения

Как оформить вкладыш в трудовую книжку - образец правильного заполнения

Когда в трудовой книжке, в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», уже заполнены страницы и негде сделать запись, в нее нужно вшить вкладыш.

Правила оформления и заполнения такого вкладыша соответствуют правилам для заполнения трудовой книжки, но, несмотря на это во время заполнения вкладыша появляется много существенных нюансов. Эти тонкости необходимо учесть и соблюсти для того, чтобы документ был подлинным.

Так случается, что у человека, который активно трудится, в трудовой книге незаполненные страницы указанных разделов быстро заканчиваются. По каким причинам это происходит:

  • Частота смены работы.
  • Стремительный карьерный рост.
  • Наличие поощрений, которые требуют внесения в трудовую книгу.

Чтобы не заводить новую трудовую книжку и продолжать работать, был разработан специальный защищенный от подделок вкладыш.

Правила оформления вкладыша

  • Тот работодатель, за время работы у которого, у вас в трудовой книге закончились пустые страницы в указанных разделах, должен заполнить вкладыш в трудовую книгу.
  • Титульный лист вкладыша должен содержать фактическую дату своего заполнения, датой заполнения не должна быть дата заведения трудовой книжки.
  • В этот вкладыш вносят ту персональную информацию о сотруднике, которая является действительной на текущий момент (к примеру, с тех пор как была заведена трудовая книга, у работника поменяться фамилия, измениться образование, и другие данные).
  • Титульный лист должен содержать подпись работника и печать работодателя, заводившего этот вкладыш.

Количество вкладышей, которые можно при необходимости заводить, не ограничивается.

Форма вкладыша и объемы его разделов утверждены правительственными постановлениями (объем раздела «Сведения о работе» составляет девять разворотов, а «Сведения о награждениях» — восемь разворотов).

Согласно пункту №38 Правил, работодатель должен вести и оформлять вкладыш в том же самом установленном законом порядке, что и трудовая книжка. Если вкладыш предъявить отдельно от трудовой книжки, то он не будет считаться действительным.

Правила вшивания

Итак, после того как оказались заполненными все страницы разделов, где указаны сведения о работе или о награждении, для работника заводят вкладыш в трудовую книжку и вшивают его. Не существует законов, которые указывали бы как именно нужно вшивать это дополнение.

Нет указаний по поводу того, где именно должен находиться вкладыш (вначале, середине или конце) в трудовой книжке, какой должна быть нить и сколько раз можно делать проколы. Эта деталь не является принципиально важной ни для работника, ни для работодателя, ни для контролирующих органов.

С технической точки зрения будет удобнее вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, но тогда он будет разделять некоторые записи, поэтому во многих случаях его вшивают в конце суровой нитью примерно на четыре или пять проколов – между задней обложкой и последней страницей трудовой книги.

Вкладыш должен быть прикреплен к трудовой книге именно с помощью вшивания. Его не нужно вклеивать, просто вложить, прикрепить степлером, или каким-то другим способом, потому что все эти способы не могут обеспечить его сохранность.

Согласно законодательству РФ работодатель должен иметь свой штамп, если нет штампа – его необходимо заказать.

Как трудовая книжка, так и вкладыш выдается за плату, которая соответствует размеру расходов на покупку бланка. Работник имеет право внести оплату удобным ему способом:

  • путем внесения наличных в кассу;
  • перечислить средства на счет своей организации;

Также эти документы могут выдаваться и бесплатно в том случае если такая возможность предусмотрена в нормативном акте.

Ошибки при оформлении

Иногда случается так, что тот, кто заполняет документы, допускает ошибку, когда заводит вкладыш к трудовой книжке. В такой ситуации нельзя делать исправления. Испорченный вкладыш необходимо утилизировать по соответствующему акту. Чтобы подтвердить проведение утилизации испорченного вкладыша нужно вырезать номер вкладыша (он уникален) и вклеить в журнале учета.

Одной из наиболее распространенных ошибок при оформлении трудовой книжки можно описать так: фрагмент записи, которую нужно внести в «Сведения о работе», вносят в «Сведения о награждениях».

Это может возникнуть, когда «Сведения о работе» уже полностью заполнены, и в отделе кадров, по невнимательности, могут внести запись не в тот раздел. В таком случае согласно Правилам не допускается зачеркивание неправильной записи. Тогда нужно признать запись недействительной и вписать правильную запись, ну а затем оформить вкладыш к трудовой книжке.

Также запрещены следующие действия:

  • использовать новый бланк трудовой книги вместо того, чтобы заполнить вкладыш в трудовую;
  • зачеркивание последнего слова в разделе «Сведения о награждениях» и изменение его на слово «работе»;
  • приклеивание или подшивание чистых листов в трудовую книжку;

Нюансы, связанные с заполнением вкладыша:

  • Вкладыш ведется таким же образом, как и сама трудовая книжка.
  • Это дополнение не имеет никакой юридической силы без трудовой книжки.
  • Когда у работника предприятия во время трудовой деятельности изменилась фамилия, то это должно быть отражено и в трудовой книжке, и во вкладыше к ней.
  • Если на странице больше нет места, а запись в книжке еще не закончилась, то тогда запись просто переносится во вкладыш с того самого места, где ее пришлось оборвать.
  • Если тот работодатель, который заводил ваш вкладыш, не поставил в нем свою печать, а вы уже трудитесь на другой работе, то нужно обратиться к этому нанимателю за проставлением этой печати во вкладыше (то есть ее должен поставить ваш предыдущий работодатель, а не настоящий).

При смене фамилии

Работодатель должен инструктировать рабочего о нюансах, которые необходимо учесть и соблюсти при смене фамилии во время оформления вкладыша к трудовой книге. Правила изменения персональных данных обычно хранятся в бухгалтерских и кадровых бумагах.

Работник, у которого изменилась фамилия, может прийти к директору с написанным заявлением и документами, которые указывают на смену фамилии (паспорт, свидетельство о разводе или заключении брака или свидетельство о смене фамилии).

Далее, должны быть сделаны следующие шаги:

  • Когда руководитель получил от работника все что нужно для этой процедуры, он должен на самом заявлении поставить резолюцию.
  • Потом сотрудник из отдела кадров внесет запись уже в трудовой книге при смене фамилии.
  • Затем руководитель издает приказ о процедуре смены фамилии.
  • После этих действий человек, который ответственен за внесение изменений в документации может приступить к работе.

На титульном листе нужно изменить информацию о фамилии сотрудника. Как это сделать? Зачеркнуть бывшую фамилию и вписать новую. Также сама запись о смене фамилии в трудовой, вносится именно на внутренней стороне, в большинстве случаев на обложке, с помощью указания ссылок на другие документы и их реквизиты.

Эти данные передаются работодателю для проставления подписи и печати. Также подобным образом будут внесены изменения в личную карту сотрудника.

Запись в трудовой о вкладыше

Лучше всего сначала завести сам вкладыш, заполнить титульную страницу вкладыша, внести запись в штампе на трудовой книжке, а потом уже подшить его в книжку.

Если не соблюсти эту последовательность, то данные в трудовой нужно будет исправлять, поставить новый штамп вместе с реквизитами вкладыша. Последняя процедура будет проблематичной, поскольку на титульном листе трудовой книжки совсем немного места, да и сама она маленькая.

Нумерация записей во вкладыше

Нумерация во вкладыше будет продолжением той нумерации, которая начата в трудовой, то есть она не будет начинаться сначала. Если последняя запись в трудовой в сведениях о работе была под номером «12», значит, первая запись во вкладыше будет под номером «13».

Когда выдается вкладыш к трудовой книге, в ней ставят штамп «Выдан вкладыш» (именно штамп, а не запись от руки), а затем фиксируется серия и номер вкладыша. Где его поставить? Два варианта:

  • либо в трудовой книге на титульном листе (расположить штамп вверху так, чтобы он не закрыл другие записи);
  • либо на внутренней стороне передней обложки трудовой книжки;

Итак, зная эту очень важную информацию, каждому трудящемуся будет намного легче знать последовательность действий, которые нужно сделать при смене фамилии, правила внесения и оформления записей в трудовую книгу и во вкладыш к ней, как избежать ошибок при оформлении и вшивании вкладыша.

Все это является полезной информацией для того, чтобы избежать трудностей, которые могут возникнуть при несоблюдении правил, предусмотренных законодательством. Поэтому «предупрежден – значит, вооружен».

Источник: http://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/oformit-ladysh.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно – образец заполнения

Согласно Постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.2003, в случае возникновения недостатка места в основном документе, ответственный специалист отдела кадров обязан вшить в трудовую специальное дополнение — вкладыш.

Он представляет собой документ строго определенной законодательством формы, который обязан соответствовать стандартам, регламентируемым Правилами ведения и оформления трудовых книжек.

Что при этом категорически запрещено:

  • внесение данных, не поместившихся в базовых полях трудовой книжки на смежные поля, которые предназначены для иной информации;
  • вклеивание вкладышей произвольной формы или вкладышей, неподходящих под стандарты;
  • использование обычных чистых листов в качестве вкладышей;
  • использование вкладышей с ошибками или помарками и зачеркиваниями: они обязаны быть уничтожены по акту.

Таким образом, при необходимости, к примеру, продолжить ведение раздела, в котором содержатся сведения о работе, и который в основной трудовой полностью заполнен, кадровый специалист обязан приобрести в магазине канцелярии отпечатанный по стандартам трудового законодательства РФ вкладыш, а затем закрепить его нитками между задней частью обложки трудовой и последним листом.

Впоследствии, по регламенту кадровый работник может взыскать с персонала стоимость вшитого вкладыша.

Установлен четкий стандарт выпуска подобных вкладышей: он обязан иметь 46 страниц внутреннего содержания, иметь переплет в виде картонной обложки с элементами защиты. Регламентированный размер вкладыша для трудовой — 88х125 миллиметров. Приобрести подобный стандартный документ можно в любой точке продажи печатной продукции и канцелярских товаров.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно

Даже у самых опытных работников кадровой службы могут возникнуть вопросы по поводу ведения вкладышей для трудовой книги. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями.

Что следует помнить во время процедуры оформлении вкладыша:

  1. Заполнение всех граф дополнения к трудовой книжке производится исключительно по факту предоставления работником необходимых для этого документов — паспорта гражданина РФ (вида на жительство) а также диплома или аттестата, подтверждающего уровень образования и квалификацию работника.
  2. После окончательного оформления и проверки, на первом листе трудовой следует указать, что дополнение существует в формате записи «Выдан вкладыш». Здесь же стоит указать его серию и номер. Также вместо этого допускается постановка штампа с нужной информацией размером 10х25 мм либо же выполнение и ручной записи, и постановка штампа одновременно.
  3. Фактическая дата заполнения вкладыша является в то же время официальной датой начала его действия.
  4. Первая страница вкладыша также содержит данные об ответственном сотруднике, заполнившем его.
  5. Вкладыш обязан быть подписан владельцем трудовой лично.
  6. После полного отражения данных о сотруднике, их следует перепроверить, а затем подшить вкладыш к трудовой книжке.
  7. Если же в трудовой один вкладыш уже есть, не беда: их количество не регламентировано, достаточно просто подшивать их в нужном порядке.

Изменение фамилии работника

Одна из самых частых процедур, с которыми сталкиваются кадровые работники — это внесение правок в трудовую книжку касательно личной информации о сотруднике. Основные правки такого рода касаются смены фамилии в результате заключения брака или же напротив — прохождения бракоразводной процедуры.

В основной трудовой этот вопрос решается достаточно просто: согласно постановлению №69 Министерства труда РФ, для корректировки ФИО сотрудника, необходимо перечеркнуть его тонкой чертой, после чего поверх вписать обновленную информацию.

Для вкладыша трудовой книжки алгоритм действий кадрового специалиста следующий:

  1. Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
  2. На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
  3. На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.

Запись о работе попала не в тот радел

Нередко кадровые специалисты допускают следующую ошибку: они продолжают вести записи, касающиеся работы в соседних полях, предназначенных для другой информации, например, данных о награждении. Исправить подобную ошибку можно, но сделать это необходимо, руководствуясь Правилами ведения и заполнения трудовых книжек (пункт 30).

Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:

  1. Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
  2. В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
  3. Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.

Образец оформления

Процедура заполнения граф дополнения для трудовой не так сложна и страшна, как может показаться на неискушенный взгляд. Она начинается с изучения документов владельца трудовой, информация из которых постепенно переписывается вручную в соответствующие разделы дополнительного вкладыша. В готовом виде заполненный вкладыш выглядит так:

Как вставить вкладыш в трудовую книжку

Чтобы подшить вкладыш-дополнение к трудовой книжке, необходимо первоначально заполнить его, согласно требованиям законодательства РФ, после чего при помощи ниток подшить к основному документу.

Четких рекомендаций или обязательных требований к месту подшивки, цвету или типу ниток для подшивания в Правилах заполнения и ведения трудовых книжек не существует, но следуя логике и удобству, преимущественно работники отделов кадров подшивают этот документ, в промежуток между задней обложкой и последним листом основной трудовой.

Последующие вкладыши, соответственно, подшиваются сразу за последним листом предыдущего вкладыша.

Скачать форму вкладыша в формате MS Word.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше

После заполнения всех полей и подшивания вкладыша, на титульном листе (а чаще, как показывает практика, на первой странице) предоставляются данные о нем.

Конкретно на деле это выглядит так:

  • Верхний правый угол титульного листа отводится под надпись «Выдан вкладыш, серия, номер».
  • По нормам, там же проставляется штамп о выдаче, указывается дата начала действия дополнения.
  • Согласно Правилам, без штампа запись, сделанная в ручном режиме, может быть сочтена недействительной, хотя на практике такое случается, когда фирма не имеет подобного штампа в принципе.
  • Штамп поставить можно не только на титульном листе. Практика показывает, что целесообразнее его проставлять на странице под номером 1 в трудовой.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку

Все внесенные данные в трудовой нумеруются по порядку, причем нумерация ведется параллельно в каждом разделе.

Если возникла необходимость продолжать их ведение в дополнении к трудовой, нумерацию не следует начинать сначала: первая же отметка в «Сведениях о работе» будет иметь порядковый номер, следующий за последней записью того же раздела в основном документе. Аналогичная ситуация с разделом «Сведения о наградах».

Вкладыш в трудовую книжку имеет важное значение для любого работника, и подходить к его заполнению следует со всей ответственностью. Впрочем, не стоит забывать и о том, что сам по себе он не имеет никакой ценности, и только при наличии трудовой, к которой он подшит, приобретает юридическую силу.

Источник: http://consultwork.ru/upravlenie-personalom/uchet/trudovaya/kak-oformit-ladysh.html

Добавить комментарий