Как работать с электронными больничными работодателю?

Содержание

8(499)938-71-68

Электронный больничный: тонкости применения

Как работать с электронными больничными работодателю?

Больничный, или «листок нетрудоспособности», – это документ, который подтверждает временную нетрудоспособность гражданина. Именно он традиционно предъявляется на работе в первый же день после болезни, поскольку позволяет работнику обосновать свое временное отсутствие на рабочем месте.

В мае этого года Государственная дума приняла Федеральный закон №86-ФЗ, который вступает в силу уже в следующем месяце – с 1 июля 2017 года. Согласно ему в нашей стране вводится такое понятие, как электронный больничный лист (ЭЛН).

Попробуем разобраться в данной статье что же это такое и как работает этот документ.

В 2011 году Минздравсоцразвития выпустил приказ №624н, которым обязал граждан в первый же день после выхода на работу после болезни предъявлять работодателю больничный лист, который должен был быть оформлен аттестованным медицинским учреждением на специальном бланке.

Именно этот документ являлся (и является сегодня) основанием для назначения работнику выплаты пособия по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. Новый закон предусматривает возможность использования так называемого электронного больничного (листка нетрудоспособности в электронной форме).

Этот электронный документ будет иметь ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе.
Очевидно, что введение новой формы документа рождает массу вопросов, ответы на которые мы и постараемся найти в этой статье.

Как работник может оформить электронный больничный?
Точно так же, как и традиционный листок нетрудоспособности – обратившись в поликлинику, больницу или другое медицинское учреждение, имеющее право выписывать больничные листы.

При этом отметим, что новый закон действительно наделил медицинские учреждения всех регионов России правом оформлять листки нетрудоспособности в электронном виде, но не обязал их делать это. А значит, такой документ не является обязательным – пациент может сам выбирать, оформлять ему электронный больничный или нет. Без письменного согласия пациента оформить такой документ врач не сможет.

Как вообще оформляется электронный больничный?
После того, как доктор получает письменное согласие пациента на оформление ЭЛН, он создает электронный больничный на своем рабочем компьютере и размещает его через специальную базу Фонда социального страхования. Для подписи такого больничного используется специальная усиленная электронная подпись медицинской организации.

Что необходимо, чтобы компания могла работать с электронными больничными?
Чтобы работать с электронными больничными, компании понадобится оформить усиленную электронно-цифровую подпись и пройти регистрацию на портале Госуслуг для юридических лиц.

Также необходимо будет зарегистрировать личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru. После этого вам станет доступен весь функционал работы с ЭЛН.

Например, если кто-то из сотрудников заболеет и обратится к врачу, работодатель в личном кабинете получит уведомление об открытии больничного листа.

Как заполняется раздел работодателя на электронных больничных?Особенности заполнения больничных листов в 2017 году не изменились.

Форма, как и прежде, состоит из трех разделов, медицинское учреждение заполняет свою часть больничного листа, после чего заверяет его усиленной ЭЦП, и после его закрытия информация по защищенным каналам связи направляется по месту работы пациента.

Напомним, что листок нетрудоспособности и в бумажном, и в электронном виде должен обязательно содержать ИНН и СНИЛС заболевшего сотрудника, название организации-работодателя, информацию о средней заработной плате заболевшего сотрудника (это необходимо для исчисления пособия), и подпись (в случае с ЭЛН – цифровую подпись) врача, выдавшего больничный.

В том случае, если болезнь работника продлилась дольше 15 дней – необходима подпись главврача и председателя врачебной комиссии (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. №624н).Работодатель получает ЭЛН через свой электронный кабинет и там же заполняет свою часть документа.

Компании, в которой трудится заболевший работник, будут доступны такие данные как название медицинской организации, выдавшей ЭЛН, номер и дату выдачи больничного листа, период болезни, ФИО пациента. Также вы сможете увидеть причину нетрудоспособности, но точный диагноз от вас будет скрыт.

После заполнения своей части работодатель также заверяет больничный лист усиленной ЭЦП и отправляет его на контрольную проверку в ФСС. В случае успешной проверки сотруднику выплачивается сумма пособия.

Что собственно изменилось?

Предполагается, что с электронными больничными и работникам, и работодателям оформлять пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам станет проще. Во-первых, теперь листок нетрудоспособности не получится забыть или потерять, также не удастся подделать документ.

Работнику не нужно будет беспокоиться о наличии ошибок и неточностей в заполненном больничном (что может быть чревато даже его неоплатой), а у работодателя и ФСС не должны будут возникать сомнения в подлинности документов.Сотрудник, имея доступ к базе, сможет проверить правильность расчета пособия при помощи специального калькулятора.

А Фонд социального страхования, в свою очередь, сможет отследить сроки назначения и выплаты данного пособия.

Через личный кабинет также можно будет распечатать больничный для внутренней отчетности компании, также данные сотрудников можно будет экспортировать в отдельный файл, что должно будет облегчить процесс формирования реестров для отправки в ФСС.

Функционал личного кабинета позволит просматривать журнал обмена данными между работодателем и ФСС; работать с предыдущими электронными больничными; просматривать извещения, сформированные сотрудниками Фонда социального страхования; обмениваться документами с фондом (в том числе, например, оформлять заявки на прием в региональном отделении Фонда социального страхования).

Следует отметить и то, что работодатель вправе не регистрироваться в системе и не подключаться к работе с ЭЛН. Законодатель не устанавливает каких-либо штрафов за подобные действия. В этом случае, работники компании смогут получить только «бумажные» листки нетрудоспособности, а работа с ними в компании будет строиться по обычной схеме.

Источник: http://blog.ucmsgroup.ru/jelektronnyj-bolnichnyj-tonkosti-primenenija/

Электронный больничный лист в 2018 году: алгоритм для работодателя

Электронные больничные в России врачи выдают с 1 июля 2017 года. Пока немногие работодатели перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. Расскажем, какие действия работодателя в работе с электронными больничным листами в 2018 году обезопасят работу компании и главбуха.

В связи с тем, что каждый год Фонд социального страхования обрабатывает огромное количество листов нетрудоспособности, в 2017 году было принято решение о переходе работодателей и медучреждений на электронные больничные листы. Цель – доступность страхового обеспечения и экономии времени специалистов фонда, работодателей и работников.

Однако пока немногие компании перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. О том, что работодателям надо учесть в работе с электронными листками, расскажем подробнее далее.

Электронные больничные листы в 2018 году для работодателей: порядок действий

Присоединиться к проекту виртуальных листков нетрудоспособности может любая компания, в том числе малая или средняя. Для этого надо пройти четыре шага.

1. Заключить соглашение с ФСС о взаимодействии

Компания сможет работать с электронными больничными, но для этого она подписывает с ФСС соглашение об информационном взаимодействии. Оформить соглашение можно только на бумаге. Форма документа есть на fss.ru в разделе Типовые формы документов.

Запишите в форме реквизиты компании и попросите директора расписаться. Затем бумагу отнесите в региональное отделение ФСС, где уполномоченные сотрудники фонда дополнят и тоже подпишут документ.

2. Проверить электронную подпись

У компаний есть подписи, которыми они визируют электронную отчетность в налоговую и другие органы. Сертификат оформляют на директора. Убедитесь, что можете использовать подпись для работы с электронными больничными.

Проверить подпись можно самостоятельно. Для этого откройте браузер Internet-Explorer. В пунк те меню «Сервис» нажмите «Свойства браузера». Откроется новое окно. Далее нажмите «» > «Сертификаты» и выберите сертификат подписи, который надо проверить. Левой кнопкой мыши откройте его.

На вкладке “Состав” выберите “Показать ” и найдите поле “Субъект”. Если в открытом окне показаны ОГРН и регистрационный номер ФСС, подпись подходит.

Если у компании еще нет подписи, то оформите ее в любом удостоверяющем центре. Список таких центров есть на minsvyaz.ru.

3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru

В сервис можно попасть, если директор зарегистрировал компанию на портале gosuslugi.ru. Если у компании нет учетной записи, то ее надо сделать, иначе пользоваться сервисом фонда не получится.

Если у компании еще нет учетной записи на портале госуслуг, ее надо сделать. Иначе воспользоваться сервисом фонда не получится

Чтобы оформить личный кабинет компании на портале госуслуг, директор сначала регистрируется на сайте сам как «физик». Затем он создает учетную запись для компании. После этого в личный кабинет страхователя на сайте ФСС руководитель сможет войти по своему логину и паролю для портала госуслуг.

Обычно с больничными работает бухгалтерия. Поэтому директору удобнее оформить доступ в кабинет страхователя и главбуху.

4. Установить программу

Для входа в кабинет страхователя надо подтвердить усиленную квалифицированную подпись. Для этого установите на компьютер программу ЭЦП Browser plug-in. Когда будете заходить в кабинет страхователя, сервис попросит выбрать подпись. Если на рабочем месте установили единственную подпись, программа не будет предлагать выбор.

Если больничными занимается главбух, то программу проверки установите на его компьютер. Сам сертификат тоже устанавливают на компьютер. Но можно этого не делать. Сертификат сохраните на сервере или в облачном сервисе и предоставьте главбуху доступ.

Дополнительную доверенность на бухгалтера оформлять не надо, поскольку директор уже добавил его в список доверенных на портале госуслуг. После всех шагов бухгалтер сможет заполнять электронные больничные и подписывать их самостоятельно.

Как подключить главбуха к личному кабинету компании на сайте ФСС

Чтобы главбух смог оформлять электронные больничные, надо открыть доступ к личному кабинету компании на cabinets.fss.ru. УНП испытала процедуру.

Сначала зарегистрируйте компанию на сайте gosuslugi.ru. Для этого у директора как у «физика» должна быть учетная запись на портале. Тогда руководитель сможет создать для своей компании личный кабинет на сайте госуслуг, а затем — на сайте ФСС.

Через систему портала госуслуг компании получают доступ к электронным услугам ведомств и фондов. Чтобы личным кабинетом ФСС мог пользоваться главбух, нужно записать его как сотрудника в кабинете компании на сайте госуслуг.

Запишите в кабинете компании Ф. И. О. и электронную почту бухгалтера. После этого система сразу предложит отправить приглашение новому участнику в группу доступа к личному кабинету компании.

Отправьте приглашение. Главбух получит его на электронную почту. В письме будет ссылка, по которой нужно будет пройти на сайт госуслуг и авторизоваться. Это получится, если бухгалтер тоже зарегистрировался на портале как «физик». После того как сотрудник зайдет на сайт госуслуг с личным логином и паролем, система портала сразу же привяжет его учетку к данным компании.

Следующий шаг – разрешить бухгалтеру доступ к кабинету страхователя на сайте ФСС. Это сделает директор через личный кабинет на сайте госуслуг.

Для этого во вкладке «Доступ к системам» надо найти группу «Электронное правительство Госуслуги» и нажать на «Участники» > «Добавить участника в группу».

Появится окно, в котором надо нажать «Добавить участников» и ввести часть фамилии главбуха. Система покажет сотрудника, нажмите «Добавить».

Главбух сможет заходить на cabinets.fss.ru через авторизацию под своим логином и паролем на портале госуслуг. После того как прошли проверку на портале госуслуг, система автоматически вернет пользователя на страницу для входа в кабинет страхователя.

Система предложит главбуху начать работу как «физику» или как организации. Выберите вход как организация. При этом на компьютере главбуха должен быть сертификат электронной подписи компании. Если все сделали правильно, главбух попадет в личный кабинет ФСС.

Электронные больничные листы в 2018 году: как это работает

Электронные больничные в России врачи выдают с 1 июля 2017 года. Пока немногие компании перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. С июля по ноябрь 2017 года больше всего бюллетеней выдали в Белгородской, Липецкой областях и Мордовии (см. таблицу).

Топ-5 регионов по работе с электронными больничными

Регион Количество листков, тыс. шт.
Белгородская область 20,5
Липецкая область 13
Республика Мордовия 10,4
Кемеровская область 7,6
Астраханская область 5,7

Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам назначают и выплачивают на основании бумажного листа нетрудоспособности или электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью медицинского работника и организации. Новым порядком предусмотрено, что врач может оформить электронный больничный лист, если:

  1. Пациент дает письменное согласие на это;
  2. Медучреждение и работодатель участвуют в специальной системе выдачи листка нетрудоспособности в электронной форме.

Работник вправе обратиться в медучреждение, где по окончании лечения ему выдадут лист нетрудоспособности, оформленный с его согласия в электронной форме. При этом он получит только номер документа, который надо передать работодателю. Организация и фонд при этом получат все необходимые сведения для расчета и возмещения пособий через специальную электронную систему.

Электронные больничные: схема документооборота

Фонд планирует, что в 2018 году половина всех листков будет электронной, а в 2021 году бумажные листки совсем исчезнут. То есть с вероятностью 50/50 ФСС убедит вас уже в этом году перейти на новые больничные.

ФСС обещает компаниям безболезненный переход, а бухгалтерам – упрощение работы. Так ли это, мы выяснили у компаний, которые уже перешли на виртуальные листки.

Главбухи поделились с “УНП” проблемами, с которыми столкнулись. Подробнее читайте в главной теме Что вас ждет, когда фонд заставит принимать новые больничные.

Сейчас клиники оформляют электронные и бумажные больничные. Но порядок их выдачи пока не учитывает особенностей виртуальных документов. Минздрав изменит приказ от 29.06.2011 № 624н (проект на regulation.gov.ru). Поправки заработают к осени 2018 года, сообщили в министерстве.

В приказе уточнят, что он распространяется на электронные листки нетрудоспособности. Минздрав прописал, как сотруднику получить электронный бюллетень. Для этого работник должен представить в поликлинике документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Фонд выдаст несколько бумажных больничных, если сотрудник работает в нескольких компаниях. А вот электронный листок поликлиника сформирует один – его номер сотрудник сможет представить всем работодателям.

Электронный листок оформляют в день обращения работника с его письменного согласия и размещают в базе ФСС. Но работодатель сможет увидеть бланк в этой базе после того, как больничный будет закрыт. Поэтому нельзя оплатить бюллетень сотруднику до окончания болезни.

Сейчас с электронными листками работают в таком же порядке, приказ установит его официально.

Чтобы работать с электронными листками, компании нужен личный кабинет на cabinets.fss.ru. Если компания не подключится к электронному обмену больничными, работники смогут получить только бумажные бюллетени.

Электронные больничные листы в 2018 году для работодателей: как отказаться

Компании не хотят принимать электронные больничные. Но фонд требует объяснений. А сотрудники вправе сами выбрать, какой бюллетень предъявить работодателю.

Компания вправе не применять электронные больничные, ведь они еще не обязательны. Процедуры для отказа от виртуальных листков нет. Но потребуется попросить сотрудников не брать электронные больничные и дать пояснения фонду.

Предупредите работников. Нельзя требовать, чтобы работники представляли только электронные или только бумажные больничные.

Работников можно лишь предупредить, что компания не подключилась к электронному обмену листками, и попросить брать бумажный бюллетень. Для этого разошлите работникам электронные письма или сделайте объявление.

Поясните, почему компания не переходит на электронные больничные. Например, потому что новая система только заработала и ее еще до конца не отладили. Пока надежнее брать бумажный больничный.

Когда работник предъявляет код электронного больничного, считается, что сотрудник представил бюллетень к оплате.

Предупредите работников: компания не обязана начислять и платить пособие по электронному листку, пока не подключилась к системе (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Тогда компания не нарушит трудовое законодательство, даже если сотрудник предъявит работодателю код листка. Это подтвердил Роструд.

Напишите пояснения для фонда. Поясните, почему компания не собирается использовать электронные листки, только если ФСС прислал запрос. Такие письма из фонда стали получать главбухи по всей стране, об этом сообщают читатели. Копия письма фонда есть в УНП.

Сотрудники фонда собирают пояснения, чтобы изучить причины отказов от электронных листков и улучшить систему. Ответ подготовьте на бланке компании. Форма письма свободная. Перечислите причины, по которым не переходите на электронные больничные:

электронные больничные еще не обязательны; нет утвержденного порядка работы с электронными листками;

у компании много сотрудников, поэтому необходимо автоматизировать обработку больничных, но нет средств на доработку бухгалтерских программ.

Когда фонд получит ответ, он перестанет уговаривать использовать электронные листки.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51826-elektronnyy-bolnichnyy-list-v-2018-godu-deystviya-rabotodatelya

Электронные больничные: руководство для бухгалтера

С середины 2017 года медучреждения могут выдавать больничные листы в электронном виде. Новшество постепенно начинает применяться, но вызывает сложности и вопросы. В особенности это касается участников пилотного проекта ФСС, которые направляют в фонд реестры документов для выплаты пособий. В этой статье объясним, как работать с электронными больничными листами.

Как наладить взаимодействие с фондом

Электронный больничный введен законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, который внес поправки в действующее законодательство о социальном страховании и охране здоровья. Этим же законом установлено, что Правительство должно разработать порядок информационного взаимодействия между всеми участниками процесса выдачи больничного листа. Однако регламента нет до сих пор.

Обратите внимание! У работодателей пока нет обязанности принимать больничные листы в электронном виде. Если вы не намерены внедрять такую возможность, следует заранее предупредить об этом работников.

Если же решено начать работу с электронными листками нетрудоспособности, следует воспользоваться рекомендациями ФСС:

  1. Скачать с сайта фонда форму соглашения, заполнить и подать в свое отделение.
  2. Изготовить электронную подпись, которая подойдет для работы в системе ЕИИС «Соцстрах». Проверить подпись можно на сайте фонда.
  3. Получить доступ к личному кабинету.
  4. Установить на ПК необходимое программное обеспечение или проверить / настроить бухгалтерскую программу для работы с электронными больничными.

Обмен данными и безопасность

Больничный лист в электронной форме введен для упрощения его обработки и уменьшения документооборота. Суть процесса заключается в прямом взаимодействии страхователя и фонда — работа упрощается именно за счет этого.

Механизм следующий. Работник сообщает номер своего больничного, который получает в медицинском учреждении. Бухгалтер входит в информационную систему «Соцстрах» и получает оттуда больничный лист в свою программу учета. Далее он рассчитывает сумму пособия по нетрудоспособности, и эту информацию возвращает в ФСС.

Нередко на рабочем ПК бухгалтера по соображениям информационной безопасности ограничен доступ в интернет. В этом случае взаимодействовать напрямую с информационной системой ФСС не получится. Конечно, это осложняет процесс работы с электронным больничным, но не делает его невозможным.

В личный кабинет в системе ФСС можно войти с любого компьютера, который имеет доступ в интернет.

Однако предварительно на этот ПК необходимо установить средства криптозащиты и сертификат КЭП.

Далее следует перейти во вкладку «Электронные листки нетрудоспособности» и скачать их на подходящий носитель информации. Затем сохраненные больничные загружаются в программу учета и обрабатываются.

Однако передать рассчитанные данные в ФСС будет еще сложнее.

Для этого придется вновь воспользоваться компьютером, который имеет доступ в интернет, войти в личный кабинет на сайте ФСС и внести данные в электронный больничный.

Как вариант, можно настроить учетную систему таким образом, чтобы бухгалтер смог обрабатывать документы на своем компьютере (без выхода в интернет), затем передавать их в ФСС через другой ПК, подключенный к интернету.

Советы по обеспечению безопасности

Общие рекомендации специалистов для безопасной работы в любой информационной системе таковы:

  1. Нужно проявлять банальную бдительность — не открывать подозрительные письма, не запускать вложения, не скачивать программы и документы с сомнительных источников.
  2. Не следует пренебрегать антивирусным ПО, а также его своевременным обновлением.
  3. Файлы с расширениями js, .cmd, .bat, .vba, .ps1 являются потенциально опасными — их открытие лучше ограничить.
  4. Следует применять специальные средства резервного копирования данных. Созданные копии лучше хранить на других носителях: на сервере, в облаке, на USB-устройствах. Целесообразно установить ограничение прав на изменение документов в папках с резервными копиями, если они хранятся в открытом доступе.
  5. Рекомендуется применять межсетевые экраны. При настройках целесообразно явно указывать, какое взаимодействие разрешено.
  6. Нужно взять за правило регулярно обновлять программное обеспечение. В первую очередь — операционную систему, антивирусы и браузеры. В обновлениях производители исправляют выявленные ошибки, которые могут вызвать уязвимость компьютера.
  7. Следует ограничить права пользователей системы в соответствии с их должностными обязанностями. Например, чаще всего рядовому сотруднику ни к чему права администратора системы.
  8. Чем длиннее пароль — тем он надежнее. Так, длинный пароль из строчных букв предпочтительней, чем короткий, состоящий из набора символов, цифр, строчных и заглавных букв.

Информация об ЭЦП

Для того чтобы подписать электронный больничный лист, сегодня достаточно только КЭП страхователя. Однако в порядок передачи информации через портал ФСС планируют внести изменения уже с 1 апреля текущего года. Если это случится, то в дополнение к подписи страхователя понадобятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Порядок взаимодействия будет таков:

  • для получения сведений о больничном из системы «Соцстрах» по-прежнему нужно будет только КЭП страхователя;
  • чтобы загрузить в систему ФСС обработанный больничный, понадобятся дополнительные подписи.

Фонд пока точной информации по этому поводу не давал. Однако, вероятнее всего, будут применяться такие подписи:

  1. Подпись страхователя. Это КЭП, оформленная на юридическое лицо, с указанием любого физического лица (не только руководителя). Например, это может быть подпись для сдачи отчетности.
  2. Подпись руководителя. Это КЭП юрлица с указанием руководителя или КЭП физического лица, которая выдана на руководителя организации.
  3. Подпись главного бухгалтера. Это КЭП компании, в которой указан главный бухгалтер, либо КЭП физического лица, который занимает должность главного бухгалтера.

Получается, что если КЭП страхователя оформлена на руководителя или главного бухгалтера, то можно будет обойтись двумя подписями. Это соответствует текущей позиции ФСС, которую он высказывал в частных разъяснениях.

Новый порядок работы

Для участников проекта «Прямые выплаты»

Проект охватывает более 3-х десятков регионов. Все страхователи, которые в них зарегистрированы, подают в ФСС реестры документов для выплаты больничных. Пособия же выплачиваются фондом напрямую работникам.

После введения электронных листков нетрудоспособности их обработка, с одной стороны, немного упростилась. Участникам пилотного проекта больше не нужно вносить информацию о больничном в реестр вручную либо сканировать документ. Теперь программа, в которой бухгалтер формирует реестр для передачи в ФСС, самостоятельно получает данные из электронного больничного.

С другой стороны, есть и минус. Теперь бухгалтер должен сначала обработать электронные больничные в личном кабинете. Нужно внести информацию в часть с расчетом, поставить подпись и дождаться, пока система «Соцстрах» учтет эти изменения. Только после этого реестр пособий направляется в ФСС.

Для всех остальных

Страхователи других регионов действуют иначе. Обработка электронного больничного производится непосредственно в личном кабинете ФСС либо в сервисе для отправки отчетности. Во втором случае лист подгружается из личного кабинета по номеру. Когда документ обработан и подписан, он сохраняется в личном кабинете.

Для корректного отражения информации нужно отлаженное взаимодействие учетной программы пользователя, в который он обрабатывает электронный больничный лист, и сервисов Социального фонда.

Именно это является наиболее тонким моментом во всем механизме, из-за сбоя которого могут происходить накладки.

По этой причине иногда в личном кабинете пользователь может видеть некорректные данные, которые приходится править вручную.

Выходом было бы программное обеспечение для работы с системой ФСС без захода в личный кабинет. А именно для импорта и экспорта больничных листов, для их преобразования в реестр пособий. Однако пока такого решения рынок не предлагает.

Источник: http://KonturSverka.ru/stati/elektronnye-bolnichnye-rukovodstvo-dlya-buxgaltera

Электронные больничные листы в 2018 году: инструкция по шагам

В 2018 году поликлиники и больницы выдают электронные больничные. Такой больничный придет по интернету в бухгалтерию и ФСС уже не сможет отказать в вычете пособий.

В статье:

Как работает электронный больничный

Новый вид больничных установлен Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Закон вступил в силу 1 июля 2017 года. С этого момента поликлиники и больницы начали выдавать листок нетрудоспособиности в электронном виде. 

В законе сказано, что электронные лист выдают работнику только с его согласия. Поэтому работники смогут и дальше по своему желанию получать больничный на бумаге. Обратите внимание, если сотрудник взял больничный лист, но не предъявил его в бухгалтерию, вместо пособия по нетрудоспособности начислите зарплату, подробности в статье “Пособие можно заменить зарплатой”.

Электронный лист практически ничем не отличается от бумажного. Это тот же привычный больничный, только в виде электронного документа. Он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Для приема больничного в электронном виде работодатель должен иметь программное обеспечение и доступ к интернету. 

Выписать электронку могут только медучреждения, подключенные к Медицинской информационной системе. Как только врач закрывает больничный, информация об этом поступает в отделение ФСС и по месту работы пациента. При этом гражданину при выписке сообщается номер электронного больничного. С этим номером он идет в бухгалтерию. 

Бухгалтер вводит номер в базу данных, узнает нужную информацию для начисления пособия и выдает пособие по такому листу, как и по обычному. Работодатель видит в базе название медучреждения, номер и дату выдачи листа, дни болезни, ФИО. Подделать такой больничный практически невозможно, так как он идет по защищенным каналам связи и подписывается цифровой подписью медучреждения и врача.

Программа “Упрощенка 24/7” ведет больничные в электронном виде. Получите бесплатный доступ к программе на 30 дней и попробуйте сами. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать бесплатно

С июля во всех регионах стали оформлять электронные больничные

C 1 июля 2017 года во всех регионах РФ введены электронные больничные.  Как бухгалтеру работать с новыми технологиями, мы спросили Алевтину Захарову, начальника отдела администрирования страховых взносов Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС РФ.

— Как работодателю подключиться к системе выдачи электронных листков?

— Для этого работодатель открывает личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru. Кроме того, фонды заключают со страхователями соглашения об информационном взаимодействии при формировании электронного листка нетрудоспособности. Найти документ можно на сайте fss.ru в разделе «Электронный листок нетрудоспособности / Типовые формы документов».

Читать интервью

Плюсы электронных больничных для работодателей

  1. Листок в интернете невозможно потерять или испортить — залить кофе, порвать и т. п
  2. Меньше документов надо хранить на бумаге
  3. Электронный бюллетень нельзя подделать
  4. В виртуальном больничном не нужно заботиться о цвете чернил, месте для печати и т. п.

В каких регионах действует

С 1 июля электронные больничные действуют во всех 85 регионах РФ.

До этой даты на электронку частично перешли Москва, Белгородская и Астраханская области, Республика Крым — в них действовали пилотные проекты, на которых обкатывается новая технология. Поэтому в этих субъектах РФ новый вид листка нетрудоспособности распространен.

Остальные субъекты подключаются к новой технологии с 1 июля. Процесс будет идти постепенно, так как существуют три обязательных условия:

  1. Больницы должны быть оснащены специальными программными средствами
  2. К новой технологии должен подключиться работодатель
  3. Работник должен дать свое согласие на выписывание больничного в электронном виде

Как работодателю работать с новым видом больничного

Разберем по шагам, как действовать бухгалтеру, если работник принес электронный больничный.

Шаг 1. Работодатель подключается к новой системе. Зарегистрируйте организацию на портале госуслуг gosuslugi.ru. С этой учетной записью зайдите в кабинет страхователя на сайте ФСС cabinets.fss.ru.

Шаг 2. Врач сообщает номер листка сотруднику, а работник передает этот номер работодателю.

Шаг 3. Работодатель заходит на сайт cabinets.fss.ru и выбирает вкладку «Электронные листки нетрудоспособности», заполняет номер листка и СНИЛС работника и нажимает кнопку «Запросить ЛН» (см. рисунок). Листок попадает в журнал учета страхователя.

Затем работодатель заполняет в электронном листке те же строки, что и в бумажном, — наименование организации, регистрационный номер, ФИО руководителя, главбуха, средний заработок для расчета пособия, стаж, размер пособия.

После этого электронный больничный хранится в статусе «Заполнен страхователем».

Скидка на подписку!

Подпишитесь на “Упрощенку” с выгодой 4 530 руб.

Телефон: 8 800 550-15-57

Скачать счет

Источник: https://www.26-2.ru/art/351359-qqkp-16-m12-elektronnyy-bolnichnyy-list-2018

Электронный больничный от проекта к работе с 2017

Не так давно Фонд социального страхования запустил новый пилотный проект, который называется «Электронный больничный». В нашей статье мы расскажем к чему следует готовиться страхователям и о первых результатах проекта. Сейчас законопроект проходит согласование в Думе и уже одобрен Правительством России, а это значит, что с 2017 года нас ждет переход на электронные больничные.

В чем суть проекта «электронный больничный»?

С 2014 года стартовал проект «Электронный листок нетрудоспособности». В эксперименте напрямую участвуют медицинские организации, которые сами одновременно являются работодателями для своих сотрудников. В проекте были задействованы всего 115 медицинских учреждений и 2500 врачей. За время эксперимента было оформлено более 220 000 электронных больничных.

Правительство РФ рассмотрело первые результаты проекта и по ним принято решение о его будущей реализации с 2017 года. Он будет действовать в тех же регионах, где проходит проект «Прямые выплаты». Таких регионов уже 14.

Однако проект еще нуждается в доработке. Сейчас в ФСС поступает информация лишь о закрытых электронных больничных. Планируется, чтобы в базе данных содержались сведения и об открытых листах нетрудоспособности. При чем это коснется не только государственных, но и частных, ведомственных медучреждений.

Ссылки по теме:  Как проверить паспорт на действительность?

Также дорабатываются регламент и формат информационной системы. Передача информации должна проходить по абсолютно безопасным каналам связи. Одновременно должны пройти изменения в законодательстве, с помощью которых электронный больничный обретет правовой статус.

Действие проекта проверено на деле

У многих возникает вопрос, как работодатель узнает о болезни сотрудника, если у него нет бумажного листка нетрудоспособности? На самом деле, все просто. Вся информация о сотрудниках содержится в личном кабинете работодателя в информационном ресурсе ФСС. Зайдя туда, сразу станет ясно:

  • какой работник болеет;
  • в каком медучреждении открыты и продлеваются электронные больничные;
  • с какого времени листок нетрудоспособности закроется, и сотрудник выйдет на работу.

Поэтому если в определенный день сотрудника нет на месте, то бухгалтер может через личный кабинет проверить — открыт больничный или нет. А когда он появится на работе, убедиться, что лист закрыт своевременно. И больше не нужно дополнительно подтверждать, что сотрудник не работает из-за болезни.

Так же планируется открытие личных кабинетов для работников. Они смогут посмотреть там необходимые данные о больничном, начисленные пособия и проверить правильно ли им все рассчитали на специальном калькуляторе в режиме «онлайн».

Чтобы зайти в кабинет, достаточно будет логина и пароля. Работодатель будет идентифицироваться по регистрационному номеру в системе ФСС, а работник – по номеру СНИЛС.

А вот медучреждениям и врачам, которые выписывают электронные листы нетрудоспособности, обязательно надо будет обзавестись электронными подписями. Без этого электронный больничный будет считаться недействительным. Кроме того, решение о продлении больничного также должен быть заверен электронной подписью председателя врачебной комиссии.

Данные для расчета пособий Фонд будет получать напрямую от работодателя, как и раньше. Пока механизм меняться не будет. Но, возможно, в будущем ФСС будет получать информацию о стаже и средней зарплате работника напрямую из Пенсионного фонда России.

Поддерживаете ли вы инициативу введения электронных больничных?

Преимущества электронных больничных

Это принесет удобство всем сторонам. У страхователей упростится процесс начисления пособий и дальнейшей передачи сведений о страховых случаях в ФСС. Соответственно, у представителей Фонда будет гораздо меньше оснований для проведения проверок.

Ссылки по теме:  Расторжение брака и какие документы для развода нужны?

Работникам проект позволит оформить больничные намного быстрее, больше не надо стоять в бесконечных очередях за печатями и подписями. Также появится возможность удостовериться в правильности расчетов пособия.

Несомненный плюс для ФСС состоит в улучшении контроля за расходом страховых средств. Проект также позволит управлять страховыми рисками и формировать аналитический отчет намного быстрее и удобнее.

Например, можно будет изучить в каких городах и в каких отраслях болеют больше, какие именно болезни преобладают.

 Врачам это позволит уделить больше времени пациенту, так как бумажный оборот значительно сократится

Переход от бумаги к электронному больничному

Лист нетрудоспособности одновременно можно будет оформить и в электронном, и бумажном виде. Однако последний вариант должен быть заверен подписью врача и печатью больницы. При потере листка выдается дубликат, но уже с другим номером.

 Во время больничного на работу выходить нельзя. Это нарушение режима. В этом случае пособие по нетрудоспособности выплачиваться не будет.

 Введение электронных больничных упростит весь процесс по его выдаче и уменьшить бумажную волокиту для заинтересованных лиц, органов и учреждений.

Как работает электронный больничный?

Источник: http://gazeta-pravo.ru/elektronnyj-bolnichnyj-ot-proekta-k-rabote-s-2017/

Электронный больничный лист в 2018 году: как оформить и заполнять

Электронный больничный лист в 2018 году: как оформить и заполнять

С 1 июля 2017 года сотрудники могут принести в бухгалтерию электронный больничный лист (ЭЛН). Узнаете, как открыть личный кабинет ФСС, как выглядит электронный больничный, пример и образец заполнения электронного больничного листа.

Закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ ввел в действие электронный больничный (листок нетрудоспособности). Новый формат листка позволит медицинским организациям и работодателям сократить время оформления документа, минимизировать количество ошибок при его заполнении, а также исключит возможность подделки листков временной нетрудоспособности.

Личный кабинет ФСС: электронный больничный листок

Электронные больничные формируют в автоматизированной системе ЕИИС «Соцстрах». Если организация – ее участник, бухгалтер сможет работать с электронными листками тех поликлиник и больниц, которые подключены к системе.

Чтобы осуществить переход на электронные больничные листы, организация должна иметь личный кабинет на сайте ФСС https://cabinets.fss.ru/. В нем бухгалтер сможет посмотреть лист сотрудника и заполнит свою часть бюллетеня.

Посмотрите на схеме, как происходит взаимодействие между работником, организаций и ФСС. Сразу станет понятно, как работать с электронными больничными работодателю.

Чтобы подключиться к работе в ЕИИС «Соцстрах», нужна электронная подпись для больничных листов (ЭЦП), которая должна быть совместима с системой ФСС. Ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре, ближайший из которых можно найти на сайте Минкомсвязи.

Далее, чтобы работать с больничным, нужно зарегистрировать руководителя и организацию через госуслуги. Руководитель регистрируется в качестве физлица с подтвержденной учетной записью. Это последний третий уровень, который даст доступ ко всему функционалу портала. Чтобы его получить, руководитель сначала должен подтвердить личность. Для этого ему нужно:

  • обратиться в Центр обслуживания;
  • получить код подтверждения личности по почте;
  • воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой.

Затем организация создает свою учетную запись на портале госуслуг. Порядок регистрации прописан на сайте gosuslugi.ru/legal-entity.

Чтобы работать в информационной системе, надо заключить соглашение с ФСС по электронным больничным листам. В нем будет прописан регламент обмена электронными документами между страхователем, ФСС и медорганизацией. Бланк можно скачать на сайте регионального отделения фонда. Его надо заполнить, подписать руководителем и подать в свое отделение ФСС.

Как подготовить сотрудников к переходу на электронные больничные листы

Если организация готова работать с электронными больничными листками нетрудоспособности, работодателю необходимо объявить об этом сотрудникам. Объясните сотруднику, что для оформления электронного больничного врач сначала должен получить письменное согласие пациента.

Кроме того, работник может сам отслеживать свой больничный и начисления по нему. Для этого нужна учетная запись третьего уровня на портале госуслуг. Получить ее можно так же, как это сделал руководитель.

Также сотрудников можно предупредить о том, что электронные больничные не обязательны, и бухгалтерия по-прежнему работает и с бумажными листками.

Как оформить больничный в медорганизации

Чтобы оформить электронный лист, врач попросит сотрудника дать письменное согласие. Смотрите типовую форму информированного добровольного согласия на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа и обработку персональных данных.

Скачать бланк письменного согласия

Врач оформит больничный и выдаст сотруднику распечатанный талон. В талоне будет указано:

  • номер листка нетрудоспособности;
  • период нетрудоспособности;
  • дата, когда сотрудник должен прийти на повторный прием к врачу.

Этот талон сотрудник должен передать работодателю. Когда врач закроет больничный, бухгалтер рассчитает пособие и заполнит свою часть больничного листка.

Как заполнить электронный больничный лист в программе

Заполнить электронный лист работодателю можно с помощью программы для подготовки расчетов либо в личном кабинете страхователя на сайте ФСС.

Специальная программа для заполнения больничного – это «АРМ Подготовка расчетов для ФСС». Скачать программу можно на сайте ФСС.

Электронные больничные листы в 2018 году: пример

Чтобы обработать больничный на сайте фонда, нужно войти в личный кабинет страхователя под логином и паролем, который получила организация на портале госуслуг.

Система запросит подтверждение для доступа к электронно-цифровой подписи. Выбрать сертификат надо из списка, если их несколько. В личном кабинете будет список всех листков нетрудоспособности сотрудников организации. Бухгалтер сможет получить информацию только о закрытых листках. 

Затем надо запросить нужный больничный в базе данных ФСС. Для этого вводят номер листка и СНИЛС сотрудника, а затем выбирают кнопку «Получить ЛН».

На экране появится больничный. Бухгалтер может его сохранить, распечатать, экспортировать и т. д. Искать листы можно также при помощи фильтров: по ФИО сотрудника, СНИЛС, статусу и номеру больничного листа.

Чтобы внести данные, нужно открыть вкладку «Заполняется работодателем». Заполните эту часть листка так же, как и бумажный бюллетень. Внесите:

  • наименование организации, регистрационный номер, код подчиненности, ИНН, инициалы руководителя и главбуха;
  • средний заработок для пособия, средний дневной заработок сотрудника, страховой стаж, нестраховые периоды, даты и сумму пособия.

Когда все данные внесены, изменения нужно сохранить, и информация сразу уйдет в ФСС.

Смотрите образец заполнения электронного больничного листка:

В личном кабинете страхователя можно:

  • получать уведомления о новых закрытых листках;
  • выводить бланки на печать;
  • просматривать журнал обмена данными с ФСС, сохранять запросы и полученные ответы в xml-файл;
  • получать информацию о выплаченных суммах в журнале пособий. Если ФСС найдет ошибку в расчете суммы и пришлет извещение, вы увидите это в журнале пособий;
  • выгружать в xml-файл список ошибок при проверке реестра и пособий.

Узнать из электронного листка нетрудоспособности диагноз сотрудника бухгалтер не сможет. В нем будет стоять только код. Также не получится просмотреть больничные, которые сотрудник получил за время работы в других организациях. Вкладки «Листок нетрудоспособности» и «Медицинская организация» доступны только для просмотра. Вносить в них изменения нельзя.

Расчет детских пособий в 2018 году

Готовые данные для расчета детских пособий

Скачать

Как оплатить электронный больничный работодателю

Порядок оплаты электронного больничного ничем не отличается от оплаты бумажного. Главное, чтобы он был оформлен в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.

В части, которую заполняет врач, будут видны коды заболевания пациента, даты открытия и закрытия листка и продолжительность нетрудоспособности. Например, если нетрудоспособность сотрудника возникла из-за карантина, врач укажет код «03», а если сотруднику полагается дополнительный отпуск по беременности и родам – код «020».

Работодатель рассчитывает размер пособия и указывает его в соответствующих полях листка.

Если организация выплачивает пособия по общему правилу, то есть с зачетом по страховым взносам, то надо назначить пособие в течение 10 календарных дней со дня, когда работник предъявил номер листка нетрудоспособности (ч. 1 ст. 15 Закона о страховании на случай нетрудоспособности). Саму выплату нужно произвести в ближайшую зарплату.

Если же работодатель – участник пилотного проекта, который осуществляет прямые выплаты работникам, то он будет действовать в соответствии с Положением о выплатах в рамках пилотного проекта.

Что делать, если организация не готова работать с электронным больничным

Закон не обязывает организации участвовать в формировании электронных листков нетрудоспособности. Можно продолжать работать с бумажными листками, если нет технической готовности перейти на электронные. Оба листка имеют равную юридическую силу.

Работодатель должен предупредить сотрудников о том, что он не принимает электронные листки нетрудоспособности. Сотрудник вправе самостоятельно выбрать форму листка: он может оформить больничный как на бумаге, так в электронном виде. Если он все-таки оформил электронный, отправьте его заменить листок на бумажный.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102696-elektronnyy-bolnichnyy-list

Добавить комментарий