Как ведется учет рабочего времени сотрудников?

Содержание

8(499)938-71-68

Учет рабочего времени сотрудников

Тщательный учет отработанных часов — необходимая составляющая трудового процесса, от которой зависят многие факторы. Ведь от того насколько грамотно построен учет, зависит и рациональное распределение объема работы, и трудовая дисциплина, и финансовое положение как сотрудников, так и компании.

Зачем требуется?

При создании определенной должности работодатель руководствуется, прежде всего, объемом работы, который физически возможно выполнить за определенное время.

В частности, берется установленная норма труда, равная 40 часам в соответствии со ст.91 ТК РФ, сравнивается с квалификационным справочником, в котором приведен примерный перечень обязанностей и налагается на обязанности, закрепленные в должностной инструкции, составленной уже с учетом специфики предприятия.

То есть создается идеально сбалансированная инструкция по рациональному использованию рабочего времени по определенной должности.

Однако, к сожалению, при ее создании мало кто учитывает два важных нюанса:

  • человеческий фактор;
  • форс-мажорные обстоятельства.

То есть в инструкции не учитываются склонности к частым 5-минутным перерывам, возможным опозданиям на работу в связи с пробками на дорогах, использованием рабочего времени для решения личных проблем и многим другим факторам, которые неизбежно сказываются на объеме выполненных работ.

Стоит вспомнить и о внезапных производственных проблемах, допустим, авариях, задержкой доставки составляющих, не предоставлением нужной информации либо отсутствием сотрудников в связи с болезнью. Ведь данные факторы тоже замедляют процесс выполнения установленного объема работ, что, в свою очередь, приводит к дисбалансу между реальными затратами на оплату труда и выполненной работой.

Именно для этого и предусмотрен учет рабочего времени, который позволяет решить несколько задач одновременно.

При тщательном ведении учета отработанных часов:

  • повышается трудовая дисциплина, и исключаются опоздания, игры и переписка за рабочим компьютером, а также частые перекуры и чаепития;
  • повышается уровень и качество выполненных работ;
  • снижаются затраты по оплате труда в связи с исключением периодов времени, которые входят в рабочую смену и в течение которых непосредственные обязанности не выполняются, даже если они вызваны технологическими сбоями по вине третьих лиц.

То есть работодатель платит только за те часы, на протяжении которых предприятие работает и, допустим, выдает продукцию, а не ждет комплектующих в связи с временным простоем либо отсутствием опоздавшего сотрудника.

Какими документами закрепляется?

Во исполнение норм законодательства о труде РФ на каждом предприятии независимо от формы собственности должен вестись тщательный учет отработанного времени, порядок установления которого закрепляется в следующих локальных актах:

В оговоренных актах указывается режим труда — в частности, нормы смен и времени отдыха, порядок их предоставления и интервал между ними, в общем.

Но более подробный учет, который ведется ежедневно, уже отражается в табеле выходов, который предназначен для тщательного фиксирования отработанного времени с учетом всех нюансов, а именно:

Также учитывая, что некоторые предприятия используют упрощенные бланки учета либо свой собственный буквенный код на многих предприятиях издается еще и Положение, в котором все нюансы учета отработанных часов и отражаются с учетом специфики труда и иных составляющих.

Виды

В соответствии с нормами закона существует три вида учета отработанного времени, а именно:

  • поденный;
  • еженедельный;
  • суммированный.

Каждый из видов используется в связи с особенностью производства на предприятии с целью максимально четкого ведения учета отработанного времени.

Поденный

К примеру, поденный учет используется в компаниях, график труда которых предусматривает одинаковую продолжительность смен ежедневно с целью фиксации фактически отработанного времени и во избежание переработок.

То есть сотрудникам не только устанавливаются одинаковые смены, но ведется контроль за тем, чтобы часы труда не превышали нормы, так как переработки приведут и к превышению фонда оплаты труда в виду оплаты сверхурочных часов, и нарушениям законодательства, в частности ст.91 ТК РФ.

Также поденный учет используется в отношении льготных категорий сотрудников, для которых в соответствии со ст.94 ТК РФ установлена индивидуальная протяженность дневной смены:

  • для несовершеннолетних тружеников — 5 часов для работников до 16 лет и 7 часов до 18 лет, если же они еще и в ВУЗе обучаются, то половину оговоренной нормы;
  • для инвалидов в соответствии с программой реабилитации и рекомендованной нагрузкой;
  • для работников творческих профессий, а также спортсменов.

В порядке ст. 92 ТК РФ для некоторых категорий тружеников может быть установлена сокращенная смена по их просьбе в виду личных обстоятельств или иных аспектов. И согласно норм, закрепленных в ст.

173 ТК РФ сокращенный день могут иметь студенты, совмещающие трудовую занятость с обучением.

Именно для этих категорий в виду их индивидуального графика и устанавливается поденный учет отработанного времени.

Трудовой кодекс РФ

Еженедельный

Данный вид учета отработанных часов, как правило, устанавливается для сотрудников, протяженность смен которых в течение недели имеет разную продолжительность в виду некоторых особенностей.

Допустим, если на предприятии установлен гибкий график, особенностью которого является разная протяженность смен в разные дни недели, целесообразнее вести понедельный учет с целью корректировки продолжительности смен для соблюдения, установленной законом нормы.

Актуальным данный вид учета времени будет и при раздробленной смене в виду специфики производства, так как таким образом можно будет опять же отразить реально отработанные периоды времени, исключить переработки либо недоработки, а также соблюсти установленную норму.

Суммированный

Суммированный учет отработанных часов применяется в порядке норм, закрепленных в ст.104 ТК РФ, где оговорены случаи, когда предприятие в силу специфики труда не может применить поденный либо еженедельный учет и им на основании закона дано право суммировать отработанные часы с целью соблюдения нормы, но уже за более продолжительный период.

К примеру, в компаниях, которые трудятся в круглосуточном режиме с дневными и ночными сменами, соблюсти 40-часовую продолжительность рабочей недели не представляется возможным, поэтому им дано право суммировать отработанные часы за отчетный период составляющий полугодие либо квартал, но с условием, что норма труда будет выполнена.

Также подобная форма учета времени актуальна при введении скользящего графика, который опять же подразумевает различные периоды занятости в разные дни недели, которые можно распределить на установленный в локальных актах учетный период опять же с соблюдением усредненной нормы в 40 часов.

Методы учета рабочего времени сотрудников на предприятии

Применение любого из вышеперечисленных видов учета рабочего времени невозможно без использования определенных методов, которые применяются с учетом нескольких аспектов:

  • специфики занятости на предприятии;
  • дисциплинированности работников;
  • финансового положения компании;
  • корпоративной этики;
  • соотношения затрат.

То есть в зависимости от личностных характеристик сотрудников, наличия значительной прибыли, которую можно использовать для развития учреждения и отношения к дисциплине самих работников, руководство компании может организовать учет отработанных часов с применением следующих методов:

  • введение пропускного режима с турникетом, охранником либо вахтером и ведением журнала прибытия и убытия;
  • поручение контроля посещаемости ответственному лицу, к примеру, начальнику отдела;
  • возложение контроля за посещаемостью на самих сотрудников, путем составления ежедневных отчетов о проделанной работе;
  • введение автоматического режима фиксации прибытия на рабочее место с применением сканеров либо карточек доступа;
  • использование видеокамер и программного обеспечения с целью отслеживания несанкционированного использования рабочих компьютеров в личных целях.

Как вести?

Учет рабочего времени персонала в соответствии с законом подразумевает ведение табеля, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и оформление которого должно осуществляться во исполнение норм ст.91 ТК РФ на всех предприятиях независимо от форм собственности.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)

Форма Т-13

Правила

Ведение табеля осуществляется ежедневно, невзирая на выбранный вид учета отработанных часов, в связи с тем, что даже при наличии четкого режима труда экстренные ситуации возникают постоянно.

К примеру, сотрудник может заболеть и не выйти на работу либо в компании возникнет аварийная ситуации и нужно будет привлечь сотрудников для ремонта после окончания смены. А так как заполнить все нюансы изменений режима невозможно, табель и ведется ежедневно.

Как правило, сей документ заполняется вручную с ежедневным внесением данных. Однако в некоторых учреждением, особенно при наличии большого штата, применяется электронная система учета с суммированием полученных данных по всему предприятию ответственным лицом и в оговоренные локальными актами сроки.

После заполнения табеля, данная форма подается в расчетный отдел для начисления оплаты в соответствии с отработанным временем.

При этом для повышенного контроля используется обе формы и бумажная и электронная. Ведь человек может ошибиться, а компьютер нет, и в тоже время, программа может дать сбой или не учесть некоторые периоды, данные о которых не были внесены заблаговременно.

Ответственные лица

Еще при оформлении должностной инструкции за каждым сотрудником закрепляются определенный круг обязанностей, в число которых могут входить как обязательные, так и дополнительные.

В частности, обязательные отражаются в договоре о сотрудничестве и в инструкции, а вот дополнительные могут быть вменены на основании распорядительных документов. Подобное же правило действует и в отношении ведения учета отработанных часов.

К примеру, при большом штате на предприятии изначально может быть введена штатная единица нормировщика либо табельщика, основной обязанностью которых и будет ведение табеля, а также осуществления контроля за правильностью отраженных данных.

Если же учреждение небольшое, обязанность по учету отработанных часов может быть возложена на ответственное лицо путем издания приказа.

Но независимо от того, кто заполняет табель и вносит количество отработанных часов, контроль за учетом возлагается еще на ряд лиц. В частности, ответственным за достоверность данных является кадровый работник, который издает приказы об отпусках, сверхурочных часах и иных периодах, и который обязан следить за отражением оговоренных данных в табеле.

И ответственность возлагается на начальника отдела, который табеля учета и подписывает, а значит тоже обязан контролировать количество отработанных часов.

Санкции за нарушения

Учитывая, что ведение учета отработанного времени является не правом, а обязанностью предприятия, лица, ответственные за его ведение, могут быть подвержены административной ответственности в случае, если учет не ведется либо внесенные данные не соответствуют действительности.

Так, на основании ст.5.27 КоАП РФ предприятие, нарушающее нормы ТК РФ, подлежит наказанию в виде штрафных санкций до 50 тысяч, и это только в первый раз. При повторном допущении нарушения, наказание ужесточается.

Осуществление учета рабочего времени сотрудников является не только сложной, но и важной задачей, которая позволяет разрешить множество проблем, от повышения дисциплины до увеличения прибыли. Именно поэтому к данному виду отчетности следует подходить с большой ответственностью.

Источник: http://kadriruem.ru/uchet-rabochego-vremeni/

Табель учета использования рабочего времени сотрудников

Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.

Виды учета рабочего времени

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода.

Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.

Еще один режим — это гибкий график. Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.

В практике применяется учет трех видов:

  • поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
  • недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
  • суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.

Как проверить свою задолженность по налогам физическим и юридическим лицам: несколько верных способов.

Типовой Устав для организации: правильное оформление и разделы устава. Подробная инструкция здесь.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.

Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.

Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.

Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.

Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.

Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.

  1. Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
  2. Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
  3. Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
  4. Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
  5. Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
  6. 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
  7. 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
  8. Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
  9. 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
  10. 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
  11. 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
  12. 15-я графа содержит код причины неявки.
  13. 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.

Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:

ПоказательБуквенноеобозначениеЦифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод.ЯНРВСВМ102 030 405
КомандировкаК06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность.ПКПМ0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты.ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия.БТ1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательствомЛЧ21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу)ПВ22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностейГ23
Прогулыпо неуважительной причинеПР24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителяНС25
Выходныеи праздничные дниВ26
Дополнительныеоплачиваемые выходныеОВ27
Дополнительныенеоплачиваемые выходныеНВ28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательстваЗБ29
Неявкипо непонятным причинамНН30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудникаРПНПВП313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплатыНОНБ3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплатыНЗ36

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.

«Электронный табель»

Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:

  • рабочего времени;
  • ночных рабочих часов;
  • дневных рабочих часов;
  • времени нетрудоспособности сотрудника;
  • отработанного времени в периоды выходных и праздников;
  • прогулов;
  • недоработки или переработки.

Какую программу выбрать для ведения бухгалтерии в интернете для предпринимателя и организации? Представляем вам обзор онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии.

Последние изменения УСН «Доходы минус расходы» — узнайте тут.

Как заполнить пояснительную записку: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/poyasnitelnaya-zapiska.html

Программа «Табель учета рабочего времени»

Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.

Возможности:

  • для компаний с численностью сотрудников не более 10 программа бесплатна;
  • удобный интерфейс;
  • справочник сотрудников;
  • учет рабочего времени по утвержденным кодам и условным обозначениям по форме Т-13;
  • перевод данных в следующие форматы: XLS, DOC, OpenOffice;
  • база данных автоматически архивируется.

Предлагаем вам также ознакомиться с видео о том, как правильно вести табель учета рабочего времени сотрудников:

Источник: http://bsnss.net/predprinimatelstvo/docs/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Как убедить сотрудников вести учет рабочего времени

Отрицательные результаты использования какого-либо инструмента можно получить в двух случаях – либо сам инструмент недоработан до товарного вида, либо те, кто им пользуется, делают это неправильно.

Учет рабочего времени (УРВ) относится к разряду тех вполне доработанных и хороших инструментов, которые, к сожалению, из-за неумелого использования их большинством людей, уже достаточно устойчиво причислены к «неработающим».

Часто приходится слышать: «Мы пробовали заставлять своих сотрудников вести учет рабочего времени – в результате получали откровенные отписки и обвинения в том, что отвлекаем их от основной работы». А дальше – только вопрос времени.

Насколько у того или иного руководителя хватало мужества или харизмы – настолько долго учет рабочего времени и велся. Где-то только месяц, где-то квартал.

Но результат везде был один – ведение УРВ прекращалось ввиду абсолютной бесполезности.

И это не удивительно, ведь ответ на вопрос, почему инструмент не принес ожидаемых результатов, лежит на поверхности. Руководители «пробовали заставлять», а надо было убеждать. Только убедив сотрудника в том, что ведение учета рабочего времени нужно ему самому, можно получить не формальную отписку, а реальную картину происходящего.

Когда вообще руководители задумываются о необходимости вести учет рабочего времени своих сотрудников? Только тогда, когда кто-то начинает быть не доволен. Либо руководитель считает, что сотрудник может работать лучше, либо сотрудник не в полном восторге от условий своего труда.

Если недоволен сотрудник – отлично.

Руководитель на его слова «я хочу получать больше за свою работу» просто должен ответить: «я с тобой согласен, однако не могу пока понять, на сколько больше, покажи мне это с помощью УРВ».

Если этот сотрудник адекватен и готов отвечать за свои слова, то он все сделает для того, чтобы доказать это своему руководителю. Если не сможет доказать – кого винить? Только самого себя.

Если недоволен руководитель – замечательно. В данном случае руководитель сам, не дожидаясь инициативы от сотрудника, должен вызвать его в свой кабинет и задать тот же самый вопрос: «я считаю, что ты достоин увеличения заработной платы, только, на сколько именно пока не могу понять, помоги мне, начни вести УРВ».

Если у руководителя нет возможности (или желания) повышать заработную плату, но есть устойчивое чувство, что сотрудники работают неэффективно, то об этом тоже нужно им сразу сообщить. Но не в негативном ключе, когда это может быть воспринято, как попытка уличить сотрудников в разбазаривании времени, а исключительно в позитивном: «я хочу помочь вам сделать вашу работу менее напряженной».

По опыту, нет ни одного сотрудника, у которого нельзя было бы найти некоторое количество времени, которое он теряет непроизводительно. У кого-то больше, у кого-то меньше, но такие потери есть у всех.

И здесь речь идет не об умышленном расслаблении, а о ручном труде, который вполне можно автоматизировать, о неполном знании возможностей используемого программного обеспечения, о недостатках некоторых навыков и так далее.

Вот эти непроизводительные потери времени, когда сотрудник работает, с одной стороны, не покладая рук, а с другой стороны, выдает в итоге скромный результат, и призван найти качественный учет рабочего времени.

То есть сотрудников должна заинтересовать возможность при том же объеме работы тратить на нее в перспективе (в результате устранения непроизводительных потерь времени) в среднем не 10 часов в день, а 8, или даже 6.

Безусловно, найдутся и такие сотрудники, которые прекрасно знают, что они работают неэффективно. Но причина не в ручном труде, незнании каких-либо технологий или неразвитости навыков, а в том, что хочется в рабочее время поставить рекорд в «Zuma», или поболтать с 38 подружками по телефону.

И даже таких сотрудников заставлять вести УРВ нельзя, потому что это просто бессмысленно. Что же делать? Махнуть на них рукой? Ни в коем случае.

Нужно вспомнить, что мы от них хотим на самом деле. Как в известной присказке: «Вам такси или доехать?». Нам не нужно, чтобы они вели УРВ. Нам нужно, чтобы они работали эффективнее. То есть давали в единицу времени больше результата.

Поэтому нужно им просто дать дополнительную работу. Покряхтят, постонут, но выполнят – значит, были резервы времени, и мы своей цели добились. Если скажут, что «это невозможно, мы и так перегружены» – нужно вернуться к вопросу о качественном ведении УРВ: «может и перегружены, но вы же мне этого никак не хотите показать».

Что же касается расхожего мнения о больших потерях времени на ведение учета рабочего времени, то здесь разъяснительная работа руководителя должна строиться под лозунгом «долой эмоции – даешь цифры».

Статистика (стандартная функция в Microsoft Word) показывает, что описание одного рабочего дня сотрудника укладывается в 1000, реже – в 1500 печатных знаков с пробелами. Норматив на печать подобного текста составляет 200 ударов в минуту, то есть расход времени на ведение УРВ составляет максимум 7,5 минут в день.

Даже если увеличить время до 15 минут – все равно это составит всего 1/32 восьмичасового рабочего дня, или примерно 3% рабочего времени.

А если учесть, какие результаты позволит достичь УРВ (а это, в перспективе, ни много, ни мало – от 1-го до 3-х часов сэкономленного времени в день), то тем более эти расходы будут выглядеть более чем приемлемыми.

Разумеется, чтобы качественно вести учет своего рабочего времени, нужно записывать информацию не вечером, или, тем более, утром следующего дня (когда все уже из головы вылетело, и много времени тратится на вспоминание того, что было), а в течение дня текущего. Закончил выполнять ту или иную работу – сразу записал.

Если надолго нужно выйти из комнаты, от своего рабочего компьютера, то можно взять с собой блокнотик и ручку, где фиксировать все задачи, которые были выполнены в течение этого времени.

В общем, кто хочет, и кто заинтересован – всегда сможет придумать средства, как вести качественный УРВ, а кто не хочет – всегда придумает причину, почему выполнить это невозможно.

Закончить эту статью хотелось бы следующим.

Рассказав о возможности получить прибавку к зарплате, или снижение нагрузки при том же объеме работ, руководитель лишь получает некоторый первоначальный кредит доверия со стороны сотрудников, который нужно еще оправдать, и чем быстрее, тем лучше. Нельзя допустить, чтобы в результате добросовестного ведения УРВ сотрудники не почувствовали для себя никаких улучшений.

Чтобы этого не случилось, руководитель должен взять на себя только посильную ношу. Если 10 сотрудников в течение месяца будут вести подробный учет своего рабочего времени, то потом качественно обработать такой объем информации одному человеку будет очень сложно.

На первом этапе имеет смысл либо взять одного сотрудника (например, самого лояльного) и в течение месяца вплотную заниматься только им, либо попросить всех сотрудников вести свой учет в течение, например, всего 3-х рабочих дней.

В результате полученной информации руководитель должен найти непроизводительные потери времени, устранить их причины и прорекламировать достигнутые результаты среди всех своих сотрудников. Приведу лишь один небольшой пример. Одна девушка должна была периодически распечатывать многостраничные документы в нескольких экземплярах.

При этом она сначала посылала сразу несколько копий на печать, а потом вручную разбирала страницы по экземплярам. Руководитель, увидев эту работу в ее УРВ, показал ей галочку, которую можно сделать в настройках печати, чтобы сам принтер разбивал документы по копиям автоматически.

Только одно это позволило данной сотруднице экономить примерно 1 час в день, но если бы не УРВ, руководитель вряд ли когда-нибудь заметил эту мелочь, ворующую огромное количество рабочего времени.

Подобные результаты должны постоянно вдохновлять сотрудников на продолжение ведения своего УРВ, а руководителю давать возможность и дальше повышать эффективность работы своего подразделения.

П.В. Меньшиков

Источник: pragmaticus.ru

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-ubedit-sotrudnikov-vesti-uchet-rabochego-vremeni

Учёт рабочего времени сотрудников

Проблема контроля над работой персонала стала весьма актуальна на многих предприятиях. Постоянное нарушение трудовой дисциплины влечёт за собой финансовые потери. Как этого избежать и повысить производительность труда сотрудников?

Для руководителя предприятия каждый сотрудник является важным звеном в производстве товаров и услуг, а следственно и в получении прибыли.

Нарушение внутреннего распорядка, опоздания и перекуры влечёт за собой снижение эффективности производства.

И если в маленькой организации руководитель имеет возможность наблюдать и контролировать сотрудников, то в большой соблюдение трудовой дисциплины иногда становится проблемой.

Учёт рабочего времени сотрудников позволяет решить следующие задачи.

  • Повышение дисциплины сотрудников, так как без неё предприятие не может стать успешным.
  • Корректное начисление зарплаты сотрудникам с учётом фактически отработанного времени.
  • На основании данных учёта, возможно, определить реальный вклад работника в деятельность предприятия. Осуществить планирование трудоёмкости и прогнозирование деятельности компании.

Виды учёта рабочего времени

Учёт рабочего времени сотрудников может вестись ручным и автоматическим способом.

Ручной метод осуществляют с помощью табеля учёта рабочего времени. В нём отражается количество явок и неявок, с указанием причины отсутствия. Так же в табеле указывается количество часов фактически отработанное работником.

Табель составляется в одном экземпляре и его ведение чаще всего возлагается на кадровика или руководителей структурных подразделений. Кроме того, при ручном методе может вестись журнал учёта отсутствующих работников.

Заполняется он на проходной предприятия и в конце месяца сверяется с табелем.

Долгое время учёт рабочего времени вёлся только ручным методом, но с приходом современных электронных технологий появились его автоматизированные способы.

Наиболее актуально использование этого метода в организациях с большой численностью.

Автоматический учёт рабочего времени сотрудников позволяет сформировать отчёт не только по каждому сотруднику, но и по отдельным параметрам, например, по сверхурочной работе.

Выбираем наиболее эффективную систему учёта рабочего времени

При автоматизированном методе регистрация прихода и ухода сотрудников происходит автоматически с помощью различных систем учёта и контроля рабочего времени. На базе платформ “1С предприятие” возможна установка программы позволяющей вести учёт рабочего времени автоматически.

Комплекс работает на основании считывания данных с персональных карточек, это осуществляется путём фотографирования человека с помощью веб-камеры. Но данная система эффективна лишь при численности на предприятии не более 100 человек.

При использовании её совместно с турникетами возникают проблемы, которые требуют установки дополнительного оборудования.

Наиболее точной является биометрическая система контроля. Она обеспечивает учёт по отпечатку пальца каждого сотрудника. Исключает фальсификацию, но для её внедрения необходима установка не только считывающих контролёров, но и специального программного обеспечения. Всё оборудование является дорогостоящим и его установка не под силу в финансовом плане многим предприятиям.

Многие организации не устанавливают специальное программное обеспечение учёта рабочего времени, а пользуются модулем, встроенным в систему контроля доступа. Данные системы могут быть локальные, центральные и универсальные. Вход на предприятие оборудуется различного вида турникетами, но как показывает практика для полного учёта рабочего времени сотрудников данной системы недостаточно.

На сегодняшний день самым оптимальным вариантом является программа “ОфисМЕТРИКА”. Это удобная программа для учета рабочего времени сотрудников. Она достаточна, проста в установке, не требует специальных навыков и внедряется всего за 1 день.

Она не только фиксирует начало и окончание рабочего дня, а так же контролирует работу всех программ и посещение различных сайтов. Используя Офис Метрику, руководитель может оценить время, реально посвящённое работе и время, использованное на развлечения.

А как показывает практика, около 50% рабочего времени офисные сотрудники тратят на посещение социальных сетей и развлекательных сайтов.

С помощью данной программы руководитель может выявить наиболее ценных сотрудников, поощрять их, а к людям, приносящим минимальную пользу компании принимать соответствующие меры.

Вся статистика собирается программой в графики и отчёты, позволяющие их быстро проанализировать. Так используя данные учета, возможно, создать работоспособную команду приносящую прибыль предприятию. Проанализировать занятость сотрудников и равномерно распределить их нагрузку.

Простота установки и использования делает “ОфисМЕТРИКУ” самым эффективным инструментом учёта рабочего времени сотрудников. Являясь легальной программой, не нарушающей права персонала, Офис Метрика позволяет руководителю правильно спланировать работу и избежать финансовых потерь.

Источник: http://office-metrika.ru/timing.php

Учет рабочего времени на предприятии и его виды

Вне зависимости от того, в каком режиме работают сотрудники предприятия, на работодателя накладывается обязанность ведения учета отработанного ими времени. Для этого используется специальный табель, который является обязательным документам для любой фирмы или организации, осуществляющей хозяйственную деятельность.

Также с целью осуществления контроля над выполнением правил трудового распорядка, а также при использовании на предприятии ненормированного графика работы может использоваться специальный журнал учета.

В отличие от табеля, он не является обязательным документом и используется на усмотрение работодателя. В указанном документе отмечается, сколько часов фактически отработал конкретный служащий в течение дня.

Что такое учет рабочего времени?

Данное понятие подразумевает под собой проведение действий, направленных на мониторинг работы сотрудников предприятия и соблюдение ими трудового распорядка. Учет времени является необходимой мерой для поддержания дисциплины.

При нарушении действующих правил, трудящийся может быть привлечен к ответственности. В данном случае табель может быть использован в качестве доказательства вины работника.

Это может пригодиться и в случае возникновения разногласий между сторонами.

Кроме того на основании сделанных в табеле учета отметок, производится расчет оплаты труда. В связи с тем, что в указанном документе проставляется не количество часов, а факт того, что служащий отработал установленную на предприятии норму часов, такой способ учета в полной мере не будет подходить для тех лиц, которые работают по ненормированному графику.

Порядок осуществления учета времени труда закреплен нормами Трудового кодекса РФ.

Согласно положениям указанного нормативного акта, в рабочее время включаются не только периоды непосредственно выполнения служащим должностных обязанностей, но и обязательный перерыв для приема пищи и отдыха.

Помимо этого, любой трудящийся имеет право на выходные дни, количество которых зависит от графика работы гражданина и продолжительности его производственных смен.

Согласно ст.91 ТК РФ максимальная продолжительность труда в неделю, в общем порядке, не должна превышать 40 часов. Если специфика деятельности фирмы и должностных обязанностей служащего не позволяет использовать «стандартную» схему учета рабочего времени, то в его отношении может применяться суммированный порядок исчисления нормы.

Помимо контроля над соблюдением трудящимися положенного, согласно локальным нормативным актам, времени работы, учёт используется с целью:

  • Контроля над своевременным началом и прекращением работы;
  • Выявления отсутствующих и опаздывающих сотрудников;
  • Проверки их присутствия на рабочем месте в течение смены, соблюдения временных рамок во время перерыва;
  • Учета фактически отработанных часов, времени вынужденного простоя и сверхурочной работы;
  • Фиксирования нахождения служащего в отпуске или на больничном, для расчета полагающихся ему выплат.

Положение об учете рабочего времени

На каждом предприятии работодатель самостоятельно разрабатывает график работы для своих сотрудников, исходя из производственной необходимости, а также должностных обязанностей каждого из трудящихся. При этом необходимо учитывать правила и ограничения, установленные действующим законодательством.

Документом, фиксирующим распределение трудового времени служащих и его чередование с выходными днями, является положение об учете рабочего времени.

В то же время, данный документ не должен противоречить положением ТК РФ и иных федеральных и отраслевых нормативных актов.

В его тексте должен быть указан не только режим работы, но и нарушения, за допущения которых лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

Для ведения учета трудового времени на каждом предприятии должны присутствовать трудящиеся, которые будут вести табель. Они со своей стороны несут ответственность за соблюдение установленных правил оформления указанного документа и достоверность совершаемых в нем записей. Также в их обязанности входит:

  • Разработка рабочих графиков трудящихся;
  • Проставление времени, когда работник приступил к выполнению должностных обязанностей и покинул рабочее место;
  • Соблюдение служащими установленного регламента и нормы-часов;
  • Проверка документов, подтверждающих обоснованность отсутствия трудящегося на рабочем месте (листок временной нетрудоспособности, командировочное удостоверение и т.д.);
  • Сообщение руководству о допущенных нарушениях трудового распорядка.

Лицо, ответственное за ведение учета трудового времени, должно быть под роспись ознакомлено с соответствующим положением, с целью надлежащего исполнения возложенных на него обязанностей.

Особенности распределения трудового времени служащих

В ряде случаев порядок распределения рабочих часов, может существенно отличаться и требовать особого подхода. К такому времени относятся:

  1. Выходные и праздничные дни. Несмотря на то, что привлечение к работе в указанные дни запрещено, выход сотрудников возможен при соблюдении установленного законодательством порядка. При этом они будут трудиться на особых условиях и могут получить либо двойную оплату за отработанные часы, либо дополнительный отгул при сохранении обычной ставки.
  2. Временная нетрудоспособность служащего отмечается отдельно и оплачивается согласно предоставленному больничному листку.
  3. Сверхурочные – также фиксируются в табеле отдельно. Согласно ст.99 ТК РФ на работодателя налагается обязанность точного учета количества отработанных часов свыше установленной нормы.
  4. Вынужденный прогул – представляет собой отсутствие служащего на рабочем месте по вине нанимателя. При наличии достаточных доказательств, указанное время оплачивается в полном объеме так, будто сотрудник выполнял свои должностные обязанности.
  5. Простой – представляет собой время, когда гражданин находился на рабочем мете, но не выполнял возложенных на него функций. Оплата указанного времени производится только в случае, если такое невыполнение работы произошло по вине работодателя.
  6. День завершения командировки – указанный день оплачивается служащему как командировочный, несмотря на то, что он не должен при этом находиться на предприятии.

Виды учета рабочего времени

Действующим законодательством установлено 3 основных разновидностей учета рабочего времени:

  • Поденный – используется в случае, если на предприятии установлен «стандартный» режим труда с соблюдением установленных суточных и недельных норм рабочего времени.
  • Понедельный – применяется в отношении работ, предусматривающих выполнение служащими своих должностных обязанностей в рамках недельной нормы.
  • Суммированный – подходит в случае, если специфика работы не позволяет применять при учете рабочего времени установленные законодательством суточные и недельные нормы.

Учет времени труда за день

В данном случае учет производится на основании установленной дневной нормы часов. Согласно ст.91 ТК РФ в общем порядке в неделю гражданин может трудиться не более 40 часов. Указанное время может быть разделено на два графика:

  • 5/2 – при котором на один трудовой день приходится 8 рабочих часов;
  • 6/1 – в данном случае продолжительность рабочей смены определяется работодателем, но не может превышать 7-ми часов.

Для ряда категорий трудящихся действующим законодательством устанавливаются иные нормы часов. К ним относятся: преподаватели, инвалиды 1 и 2 групп, несовершеннолетние и т.д.

В случае необходимости продолжения выполнения должностных обязанностей после завершения рабочей смены, указанное время должно быть зафиксировано, как сверхурочная работа и оплачено в установленном порядке.

Учет времени труда за неделю

При использовании на предприятии указанного вида учета времени продолжительность учетного периода всегда будет составлять 40 часов. Однако при этом может варьироваться длительность труда в течение трудовых дней. Главное в данном случае, чтобы количество фактически отработанных часов не превышало установленную недельную норму.

Зачастую, указанный порядок учета времени используется при использовании на предприятии сменного или гибкого трудового графика.

Суммированный учет времени труда

В ряде случаев использование дневного и недельного учета времени не подходит в связи со спецификой осуществляемых работником трудовых функций. Такой способ подойдет для работников, задействованных в сезонных работах, трудящихся на непрерывном производстве, а также по гибкому графику.

В данном случае ответственный работник рассчитывает норму часов для более продолжительного промежутка времени (к примеру, месяца или полугодия). Максимальная величина учетного периода, согласно ч.1 ст.

104 ТКРФ, не может превышать 1-го года.

Вне зависимости от длительности учетного периода, при перерасчете на недельный показатель, количество отработанного времени не должно превышать установленную законодательством норму.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

На каждом предприятии руководство самостоятельно определяет допустимые методы осуществления учета времени работы и контроля над соблюдением установленных правил трудового распорядка. С этой целью может использоваться:

  • Введение отчетности для всех сотрудников;
  • Контроль времени прибытия и ухода с предприятия трудящихся путем привлечения специального работника и наложения на него соответствующих обязанностей. С целью обеспечения контроля вся информация вносится в журнал учета, который сдается руководителю вместе с отчетом.
  • Внедрение контрольно-пропускной системы, путем введения электронных карт или иных способов идентификации сотрудников;
  • Установка системы видеонаблюдения.

Табель учета рабочего времени

Как уже было отмечено, табель учета времени труда является документом, обязательным для ведения на предприятии. В нем отражается информация о выполнении работниками установленной на предприятии нормы часов, а также время их отсутствия и причины такового. На основании данного документа осуществляется контроль, и производиться расчет заработной платы трудящихся.

Действующим законодательством допускается как ведение табеля вручную, так автоматически, исходя из применяемых на предприятии методов учета времени труда.

Правила ведения учета времени труда

Основным правилом осуществления на предприятии учета времени труда является обязательность ведения табеля на бумажном носителе. Даже если на фирме используется автоматический способ его заполнения в электронном виде, впоследствии он должен быть распечатан и подисан уполномоченным лицом. Данный документ оформляется на бланках установленного образца.

Первого числа каждого учетного месяца открывается новый табель, в котором ответственное лицо проставляет необходимые отметки. В конце отчетного периода, после внесения всех записей, данный документ передается в бухгалтерию для проведения расчетов выплат. Каждому сотруднику предприятия присваивается личный табельный номер, на основании которого производятся необходимые подсчеты.

Порядок ведения учета

Порядок ведения учета трудового времени на предприятии производится согласно правилам, установленным нормами действующего законодательства. Не допускается отказ от его осуществления, так как это является грубым нарушением прав трудящихся.

Учет времени работы производится на основании установленного режима и распорядка труда.

Если для ряда категорий сотрудников необходимо ввести ненормированный график работы, такое решение должно быть оформлено в письменном виде, а перечень должностей, привлекаемых к такому графику труда – согласован с профсоюзом.

Соответствующие положения должны быть внесены в локальные документы предприятия, а также трудовые договоры служащих, на которых распространяется нововведение.

Для учета времени труда по ненормированному графику также может использоваться специальный журнал, в котором отмечается количество часов, фактически отработанных конкретным служащим.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/uchet-rabochego-vremeni-na-predpriyatii-i-ego-vidy/

Добавить комментарий