Командировка в табеле учета рабочего времени – образец

Содержание

8(499)938-71-68

Как в табеле отметить командировку?

Командировка в табеле учета рабочего времени - образец

При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в командировке?

Существует несколько обстоятельств, при которых пометки в документе будут различаться. Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Слово закона

Табель учета рабочего времени – это необходимый документ, который должен быть в любой организации.

Он необходим для документального подтверждения дней, в которые сотрудник тем или иным образом осуществлял трудовую деятельность. В случае возникновения споров данный документ расценивается как доказательство присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Табель может быть использован для контроля проверяющих органов за производимой трудовой деятельностью на предприятии.

За отсутствие документа работодателя могут привлечь к ответственности.

Нормативная база

На работодателя возложена обязанность по ведению учета времени, которое отработали сотрудники, закрепленная в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Табель должен заполняться по формам № Т-12 и Т-13.

Поскольку табель является первичным учетным документом, в нем должны содержаться сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402 “О бухгалтерском учете”.

Трудовой кодекс РФ

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)

Форма Т-13

Общие правила заполнения документа

Существуют основные правила, по которым должно производиться заполнение табеля.

Рассмотрим их более подробно:

  • Требуется заполнять в течение расчетного периода.
  • В конце периода нужно указывать часы, которые отработал сотрудник, и результаты по первой и второй половине месяца.
  • Явки и неявки должны быть зафиксированы при помощи способа сплошной регистрации или посредством метода регистрации отклонений.
  • В верхней строке необходимо проставлять обозначение (к примеру, явка на работу, выходной день и др.).
  • В нижней строке ставится количество часов.

Командировка в табеле учета рабочего времени

Существуют определенные правила, по которым проставляются дни в табеле, проведенные сотрудником в командировке.

Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Обозначение

Итак, как в табеле отметить командировку и какое обозначение для этого можно применить?

При проставлении в табеле командировочных дней не следует ставить часы.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником на все время поездки сохраняется средний заработок. Таким образом, отпадает необходимость учитывать часы, в которые сотрудник осуществляет трудовую деятельность в командировке.

Общепринятое обозначение для дней, которые сотрудник проводит в командировке – “К”.

Как считается — рабочим днем или неявкой?

Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.

Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное служебное задание, а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Однако и неявкой данное время считать также нельзя согласно нормам статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.

Как правильно отобразить?

Существует несколько обстоятельств, при которых отметки в табеле о командировке будут отличаться.

Рассмотрим основные ситуации, с которыми могут встретиться сотрудники бухгалтерии предприятия при простановке буквенных или численных значений в табеле.

Если поездка выпала на выходной

Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.

Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?

Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут возникнуть:

  • Сотрудник находился в командировке в выходной, но не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае необходимо проставлять код “В”.
  • Работник осуществлял трудовую деятельность в выходной, находясь в служебной поездке. Данный аспект необходимо отразить в табеле буквенным кодом “РВ”.

Если работник вышел на работу в последний день командировки

Последний день служебной поездки – это дата прибытия транспортного средства к месту осуществления постоянной трудовой деятельности.

Рассмотрим варианты, которые могут быть:

  • Если транспорт приезжает к месту работы до 24 часов текущих суток, днем приезда будет считаться этот же день. Следующий день будет обычным выходным или рабочим днем в зависимости от графика сотрудника. Пример: работника доставили в 21:25 18 мая 2017 года. Таким образом, 18 мая будет являться последним командировочным днем.
  • Если транспортное средство приезжает после 24 часов, днем приезда будут считаться последующие сутки. Пример: работника доставили в 6:50 20 мая 2017 года. 20 мая будет являться последним командировочным днем.

Обязать сотрудника выйти на работу в последний день командировки нельзя. Он может это сделать только по собственному желанию.

Рассмотрим ситуации:

  • Сотрудник не выходит на рабочее место в последний командировочный день. В таком случае, за этот день в табеле проставляется код “К”.
  • Сотрудник выходит на рабочее место в такой день. Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют, какие значения проставлять в табеле и как оплачивать работнику такой день. Двойная оплата не допускается. Следовательно, руководителям организации необходимо закрепить в локальных актах возможность оплачивать работнику и средний заработок, и заработную плату за отработанное время в этих условиях. В противном случае сотрудник может претендовать только на сохранение средней зарплаты или только на выплату денежных средств за отработанные часы в последний день командировки.

Если сотрудник уехал в поездку, находясь на больничном

Действующее законодательство не допускает возможности одновременной выплаты и заработной платы, и государственного пособия по нетрудоспособности.

Допустить работника к командировке в данной ситуации можно только с его письменного согласия.

Таким образом:

  • сотрудник не может уехать в командировку, находясь на больничном, по инициативе работодателя;
  • по личной инициативе работник теряет компенсационную выплату, положенную ему из-за нетрудоспособности, а в табеле проставляется код “К” (как за обычный день в командировке).

Если работник оформил больничный во время выполнения задания

Периоды временной нетрудоспособности, наступившие уже во время командировки, отмечаются сразу двумя кодами через дробь – “К/Б”.

Если в ее период была сверхурочная работа

Если сотрудник осуществлял сверхурочную трудовую деятельность, в табеле во время служебной командировки проставляется код “К/С” с указанием числа сверхурочных часов.

Образец заполнения (пример)

Рассмотрим пример, как заполнить табель во время сверхурочной работы в командировке:

Порядковый номерФИО сотрудника, должность табельный номерОтметки о явках и неявках
45
15Алиева Светлана Геннадьевна, коммерческий директор, 154К/СК/С
22

Как видно из примера, 4 и 5 числа месяца Алиева С.Г. находилась в служебной поездке и “переработала” в общей сложности 4 часа.

Как закрывать документ?

Закрывать табель следует после окончания расчетного периода с работниками предприятия. Таковым в большинстве организаций считается последний день месяца.

По общим правилам, закрыть табель можно в последний день расчетного периода.

Если осуществить закрытие ранее и проставить отметки в табеле в соответствии с производственным календарем, может оказаться, что какой-либо работник заболеет или возьмет неоплачиваемый отпуск.

В такой ситуации удерживать излишне уплаченную заработную плату придется из начислений следующего расчетного периода (согласно части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ).

Сотрудникам бухгалтерии предприятия необходимо правильно заполнять табель учета рабочего времени для работников, находящихся в командировке. Это позволит произвести корректные начисления, а также избежать возможных проблем со стороны контролирующих органов.

Источник: http://kadriruem.ru/komandiroa-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni/

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец заполнения

Часто для производственных целей, работникам необходимо уезжать в другой город или страну. Такая деловая поездка называется командировкой. Как правильно учитывать ее в табеле? Как отобразить, что во время поездки, работник заболел? На эти и другие вопросы, вы найдете ответы в нашей статье.

Как отразить в табеле учета рабочего времени командировку?

Реестр учета трудового времени — важный документ на предприятии. Правильность его заполнения влияет на сумму заработной платы. Ее начисление и выплаты, часто проверяет налоговая инспекция. При этом они поднимают и сверяют все сопутствующие документы и пересчитывают зарплату.

Суть заполнения реестра, состоит в том, чтобы правильно отобразить использование трудового времени работника. Таблица заполняется по кодовым названиям, расшифровка которых указана на самом бланке.

К основным требованиям по заполнению относят:

  • Необходимость заполнять его в режиме текущего времени, так как на основании него происходит начисление заработной платы;
  • Вносят явки и неявки с помощью одного из способов: внесения отклонений или сплошной регистрацией;
  • Заполняется две строчи — в верхней части ставят кодовое обозначение, например, Я — явка на работу, К — командировка и т. п.; в нижней ставят количество отработанных часов. Бывают и оба значения кодовые.

Отражение в табеле учета рабочего времени командировки обозначается буквенным кодом — К. Отмечается как день поездки — день выезда и день приезда домой, дни простоя.

Командировка в табеле учета рабочего времени как заполнять?

Основанием для отправки сотрудника в поездку является приказ по предприятию. Дни деловой поездки можно считать на основании: билетов на дорогу; служебной записки; соответствующего удостоверения.

Днями пребывания в поездке по производственным или деловым целям считают дни:

  • Выезда и прибытия;
  • Трудовые дни;
  • Выходные и праздничные дни, если так совпало;
  • Больничные.

Как заполнять просто трудовой день, всем понятно и особых вопросов по этому поводу нет — в реестре обозначается код К. Но как быть, если поездка совпала с еще одним событием? Все нюансы пребывания необходимо отображать в реестре учета времени, так как это влияет на расчет суточных. Рассмотрим на примерах.

Сотрудник с отчетными документами предоставляет больничный лист — в реестре это отражается в двух строках. В верхней — К и в нижней Б — больничный.

Сотрудник выехал вечером в воскресенье — днем поездки считается день выезда, то есть выходной. В реестре обозначается в верхней строке — К, в нижней — В.

Оплата суточных и зарплаты за выходной день идет по двойному тарифу, согласно законодательству РФ, компенсация стоимости билета — по его номиналу.

Работник вернулся с поездки в выходной или праздничный день — в реестре отражается также – К/В, оплата по двойному тарифу. Если сотрудник в командировке работал в выходной или праздничный день, в табеле заполняют как К/РВ — рабочий выходной.

Все выходные или праздничные рабочие дни, оплачивают по двойному тарифу или работник может взять себе один день выходного, но оплата В или РВ будет по обычной ставке. Работник работал в ночное время, например, при устранении аварии — обозначают как К/Н.

При этом, должно быть письменное подтверждение деятельности в ночное время в виде служебной записки, подписанной руководителем на предприятии, куда был откомандирован сотрудник.

Пример табеля учета рабочего времени при командировке

Реестр учета времени по правилам ведения — простой документ. При его заполнении, важна внимательность в деталях и отражение всей информации.

А также сами работники, должны понимать правила начисления им зарплаты и ведения документооборота, чтобы представлять необходимые документальные подтверждения – служебные записки о работе в ночное время, больничные листы, вовремя сдавать командировочное удостоверение и авансовый отчет.

Командировка в табеле учета рабочего времени образец скачать

День командировки – К, считается, как полный трудовой день, в том числе с учетом дороги и простоев. Поэтому при подведении итоговых часов в табеле, эти дни необходимо учитывать как полные рабочие дни.

Образец заполнения табеля с командировочными днями скачать

Когда в табеле учета рабочего времени не проставляется командировка?

Не каждая поездка считается командировкой. Это определение прописано в Трудовом Кодексе РФ. Однодневные поездки или разъезды по местности к ним не относятся. Не отмечаются в табеле кодом К, поездки длительностью один день, разъездная работа. Они отражаются в таблице учёта, как обычный рабочий день, через буквенный код Я.

Трудовой Кодекс РФ в последней редакции 

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/komandiroa/komandiroa-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya.html

Командировка в табеле учета рабочего времени: образец

В большинстве коммерческих и некоммерческих организаций предусмотрено направление сотрудников в служебные командировки. Здесь необходимо не только правильное оформление приказов и отчетов, но и табеля учета рабочего времени, ведь этот документ считается одним из самых важных для бухгалтерии.

Для чего нужен табель учета рабочего времени:

  • В нем отражаются дни, когда сотрудник работал, был выходной или его отправляли в командировку.
  • С его помощью можно проконтролировать соблюдение рабочего графика: когда работник опаздывал, пропускал работу по неуважительным причинам или наоборот – являлся на рабочее место. Все эти данные в нем фиксируются.
  • На основании данных в табеле рассчитывается заработная плата или составляется статистическая отчетность.

Чаще всего ведением табеля занимается сотрудник отдела кадров, если на предприятии небольшая численность работников, но в более крупных организациях назначается другое ответственное лицо. Например:

ООО «Помощь» занимается предоставлением диспетчерских услуг, в организации несколько профильных отделов.

В каждом из них есть старший диспетчер, который ведет табель учета рабочего времени на работников из своего подразделения, затем в конце каждого месяца передает его на согласование начальнику отдела, который после проверки направляет документ в отдел кадров. Кадровик сверяет информацию, заполняет свои внутренние документы и передает табель в бухгалтерию.

Если организация не поделена на несколько подразделений, необходимость в соблюдении вышеуказанной цепочки отпадает, т.к. кадровик может самостоятельно заниматься внесением данных в табель.

На данный момент существует два способа заполнения табеля, и ответственный сотрудник по согласованию с руководителем может самостоятельно выбрать наиболее удобный из них:

  • Ежедневно отмечать присутствие или отсутствие каждого сотрудника на рабочем месте.
  • Вносить в документ только опоздания или неявки на работу вне зависимости от причин.

Табель учета рабочего времени – документ, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. За его отсутствие при проверке трудовой инспекцией может быть наложен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ в зависимости от того, санкции какой части данной статьи будут применены к работодателю.

Нормативная база

Обязанность по ведению учета рабочего времени на всех руководителей возлагается ст. 91 ТК РФ. Что касается самого табеля, то, несмотря на то, что применение унифицированной формы стало необязательным с 1 января 2013 года, многие продолжают пользоваться готовыми образцами, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05.01. 2004 №1:

  • Форма №Т-12.
  • Форма №Т-13.

Сейчас придерживаться вышеуказанных форм необязательно, и на предприятиях могут самостоятельно разрабатываться другие образцы табелей.

Так как табель учета времени является первичным документом и используется для проведения бухгалтерских расчетов, то он должен отвечать требованиям, указанным в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • Его можно вести на бумаге, а по окончании отчетного периода предоставлять в бухгалтерию с подписью руководителя.
  • Табель разрешается заполнять в электронном виде, но на нем должна присутствовать квалифицированная подпись.
  • Если в табель вносятся исправления, то в нем необходимо отразить дату корректировки и фамилию произведшего ее лица.
  • Если табель по каким-либо причинам был изъят, его копия должна быть включена в бухгалтерский учетный документооборот.

В любом случае табель учета рабочего времени должен содержать в себе следующие сведения:

  • Наименование и дату составления документа.
  • Название предприятия.
  • Графы для отражения явки или неявки сотрудников на рабочие места.
  • Единицы измерения (часы, дни).
  • Данные (Ф.И.О и должность) сотрудника, ответственного за ведение табеля.
  • Подписи лиц, утвердивших документ.

Если хотя бы один из вышеуказанных пунктов отсутствует, документ может быть признан недействительным, т.к. такая информация является в нем основополагающей.

Каковы общие правила заполнения документа?

Существуют общие правила оформления табеля учета времени, которые должны неукоснительно соблюдаться во всех организациях:

  • Документ заполняется в течение расчетного периода, т.е. месяца.
  • В конце периода указываются все отработанные сотрудниками часы.
  • В табеле обязательно отражаются явки и неявки.
  • В самой верхней строке проставляются обозначения: например, командировка, выходной день и т.д.
  • В конце табеля указывается количество отработанных часов.

Также можно выделить отдельные правила заполнения табеля в зависимости от ситуации (командировка, больничный и т.д.):

  • Командировка: в документе обозначается буквой «К». Указываются только дни, часы в расчет не берутся. Если служебная поездка пришлась на выходные дни и работник не осуществлял трудовую деятельность (отдыхал), в табеле указывается выходной – «В». Если же он выполнял служебное задание, то отображается работа в выходной день – «РВ», т.к. в этом случае она подлежит двойной оплате или компенсации часами «отгула». Если сотрудник заболел во время командировки и оформил больничный лист, дни нетрудоспособности отмечаются как «КБ».
  • Явка на работу отмечается буквой «Я» и цифровым кодом 01. Если сотрудник трудился ночью, то ночные часы должны быть обозначены как «Н».
  • При сверхурочной работе необходимо вписать «С», если есть приказ руководителя о необходимости дополнительных часов трудовой деятельности, подписанный самим работником.
  • Ежегодный основной оплачиваемый отпуск обозначается как «от», а дополнительный – «од».
  • Если сотрудник находился в учебном отпуске, указывается «У».
  • В отношении тех, кто находится в отпуске по беременности и родам, в табеле проставляется «р».
  • При прогулах в табель необходимо внести обозначение «ПР».
  • Выходные и нерабочие праздничные дни, когда сотрудники не задействовались для трудовой деятельности на предприятии – «В».

Чаще всего сотрудники, ответственные за заполнение табелей, путаются при командировках других работников, поэтому данную ситуацию стоит рассмотреть подробнее:

  • Работник вышел на работу в последний день командировки. Здесь все зависит от времени прибытия: если он вернулся до 24 часов текущего дня, то он будет считаться днем возвращения. Если после, то датой приезда считаются следующие сутки. И в том, и в другом случае приказать выходить ему на работу нельзя, если он не сделает это по собственному желанию. Так или иначе, двойная оплата не допускается и в табеле фиксируется «К», когда за ним сохраняется средний заработок.
  • Сотрудник не явился на работу в последний день служебной поездки. В такой ситуации в табеле проставляется «К», т.к. он еще находится в служебной командировке.
  • Сотрудник поехал в командировку, находясь на больничном. Работодатель не имеет права направлять в поездку болеющего работника, но если он поехал по собственной инициативе, он теряет компенсационные выплаты в связи с временной нетрудоспособностью, за ним на период командировки сохраняется средняя зарплата, а в табеле указывается «К».
  • Работник заболел во время командировки и оформил больничный. В табеле проставляется «К/Б», а дни нетрудоспособности вычитаются из общей продолжительности поездки.
  • Во время командировки выполнялась сверхурочная работа. В табеле это должно быть отражено как «К/C».

Особое внимание следует уделить правильному закрытию табеля учета рабочего времени. Несмотря на то, что он должен заполняться в течение месяца, закрывать его необходимо в конце расчетного периода, т.е. в последний день месяца. Если сделать это раньше времени, могут возникнуть ситуации, при которых его придется переделывать:

  • Один из работников заболеет и возьмет больничный, что непременно должно быть отображено в табеле.
  • Кому-то понадобится неоплачиваемый отпуск.

Предугадать такие ситуации сложно, поэтому лучше всего заниматься закрытием табеля в последний день расчетного периода.

Командировка в табеле учета рабочего времени: пример

Как говорилось ранее, именно командировки вызывают трудности у кадровиков при заполнении табелей, но, ознакомившись с наглядными примерами, можно быстро разобраться со всеми нюансами.

Пример первый:

Маматов О.Н. работает в ООО «Стимул» менеджером. С 01.02. 17 по 10.02.17 он находился в служебной командировке. 4 и 5 февраля выпали на выходные дни, когда он отдыхал, а не занимался рабочими вопросами. Соответственно, в табеле эти дни обозначаются как «В», а все остальные – «К».

Пример второй:

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/komandiroa-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec/

Скачать образец оформления командировки в табеле учета рабочего времени

Скачать образец оформления командировки в табеле учета рабочего времени

Пребывание работника в командировке обязательно должно быть зафиксировано в табеле учета рабочего времени, без которого затруднительно будет доказать осуществление рабочей командировки и произвести расчет заработной платы. Обозначением командировки в табеле должен заниматься работодатель или сотрудник бухгалтерии предприятия согласно с частью 4 статьи 91 ТК РФ.

Узнать, как в табеле отметить командировку, можно изучив статью 91 ТК РФ.

Время, проведенное сотрудником в командировке нельзя обозначать ни как рабочее, ни как пропуск рабочих дней, поэтому командировку принято обозначать специальным обозначением «К».

Фактически командировку можно обозначить как служебное задание не по месту основной трудовой деятельности. В табеле учета рабочего времени командировку обязательно следует выделить в отдельную категорию со специальным обозначением.

Оплата рабочих часов командированных

Оплата за время командировки производится согласно среднего заработка работника в период, проведенный в командировке, поэтому количество отработанных сотрудником часов указывать не нужно.

Однако если были отработаны сверхурочные часы в командировке, они должны оплачиваться дополнительно и обозначаются в табеле аббревиатурой «КС». В этом случае обязательно нужно указать количество часов, отработанных сверх нормы и оплатить их согласно со среднечасовой заработной платой сотрудника.

При этом, также, как в обычное рабочее время, сверхурочные часы работы должны оплачивать сверх нормы согласно трудового договора с сотрудникам и Трудового кодекса .

Образец обозначения командировке в табеле учета рабочего времени можно просмотреть ниже.

Больничный в командировке

Сотрудник может заболеть даже во время командировки и тогда ему придется взять больничный.

Время пребывания в командировке, которое человек провел на больничном не отмечается как обычные дни командировки, а имеют специальное обозначение «К/Б».

Оплата времени, проведенного на больничном в командировке производится исходя из тез же принципов, что и оплата обычного больничного периода.

Если работник находится на больничном во время назначения командировки, работодатель не может обязать его к поездке, а должен поручить работу другому сотруднику.

Однако по собственной инициативе сотрудник может отправиться в командировку даже во время больничного, если напишет специальное заявление.

Если работник добровольно отправился в командировку во время больничного, оплата дней больничного, в которые он исполнял рабочие обязанности, не осуществляется, а оплачиваются только дни пребывания в командировке. Оплачивать один и тот же рабочий день дважды работодатель не имеет права.

Выходные дни в командировке

Даже находясь в командировке сотрудник имеет право использовать законные выходные дни. Однако если командировка предполагает неотложную работу, сотрудник может работать и в выходной день.

Выходные, в которые сотрудник выходил на работу обозначаются в табеле учета рабочего времени специальной отметкой «РВ» и оплачивается по повышенной ставке согласно с условиями трудового договора.

Подробнее о том, как оплачивается командировка в выходной день — читайте на нашем сайте https://otdelkadrov.online/6599-nyuansy-oplaty-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Выходные дни, в которые находясь в командировке сотрудник не осуществлял рабочую деятельность, обозначаются в табеле учета трудовой деятельности специальной аббревиатурой «В».

Как отмечается командировка в системе учета рабочего времени — смотрите в видео:

Последний день командировки

Последним днем командировки считается день прибытия сотрудника обратно. В зависимости от времени прибытия в последний день командировки сотрудник также может по собственной инициативе выйти на работу.

Обратите внимание

Размеры суточных в командировке устанавливает работодатель. Максимальная сумма для командировки по России, которые не облагаются НДФЛ — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Подробнее читайте в этой статье

Если в город работник прибыл до 24 часов дня, этот день и будет считаться последним командировочным днем, если прибытие состоится утром следующего дня, командировка должна быть закрыта завтра.

Даже если сотрудник прибыл в город ранним утром, в последний день командировки работодатель не может обязать его выйти на работу. Согласно с законодательством один рабочий день не может быть оплачен дважды.

Часы работы будут обозначены в табеле учета рабочего времени как командировочные с пометкой «К».

Таким образом, отработанное на месте основной работы время в последний день командировки не будет учитываться при расчете заработной платы.

Источник: https://otdelkadrov.online/6789-kak-pravilno-otmetit-komandirou-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2018 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

ОД

дополнительный оплачиваемый

ДО

административный (без сохранения ЗП)

У

учебный с сохранием ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребёнком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

работа в дневное время

Н

в ночное время

РВ

работа в выходные и праздники

С

сверхурочная

ВМ

вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К

служебная командировка

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия

Т

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

В

выходные и праздничные нерабочие дни

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

забастовка

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]):

2000

трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

отпускные

2300

больничное пособие

2530

оплата в натуральной форме

2760

материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

3020

проценты по вкладам

Заполненный образец табеля рабочего времени

Скачать заполненный образец табеля учёта рабочего времени Т-13 в xls

Скачать табель учёта рабочего времени Формат Т-13

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: http://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Добавить комментарий