Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Содержание

8(499)938-71-68

Вкладыш в трудовую книжку

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа.

В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились.

В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Форма вкладыша также утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Например:

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

С.Р. Алферову

ЗАЯВКА

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Также читайте:

  1. Новый ГОСТ по заверению копий трудовых книжек

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Источник: http://Glaniga.ru/situations/s502833

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане.

На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.

Необходимость покупки вкладыша

Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании.

Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша.

Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

Запреты

Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:

  1. Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
  2. Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
  3. Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.

Покупка

По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель.

В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель.

В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку.

Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно.

Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.

Случаи, когда платит наниматель

Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

  1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
  2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.

Порядок получения трудовой

Как можно приобрести  трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость  ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе.

Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность.

Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.

Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара.

Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя.

Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.

Вывод

Трудовая книжка имеет ограниченное количество полей для внесения информации о трудовом стаже. Если человек часто меняет место работы, то не странно, что строк не остается. В тот момент, когда кадровик обнаруживает, что места для следующей записи нет, он вшивает вкладыш установленного образца и в соответствии с правилами.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/kto-dolzhen-pokupat-ladysh.html

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Прошли те времена, когда человек начинал трудиться на одном предприятии подмастерьем в возрасте 18 лет и уходил с него на пенсию в должности мастера или начальника производства.

Сейчас за трудовую деятельность, в поиске более «теплого» местечка сотрудник может сменить десяток организаций. Трудовая книжка не бесконечна и нужные страницы могут просто закончиться.

Как справится с этой проблемой, рассмотрим подробно в данной статье.

Потребность в дополнительной вставке возникает, когда нет чистых страниц формуляра, необходимых для внесения новых записей.

Ранее кадровики особо не утруждали себя приобретением новых бланков, а просто перечеркивали сведения о награждениях и делали необходимые записи. Сейчас такое ведение документации недопустимо.

Также запрещены следующие действия:

  • вклеивание в книжку чистых страничек с отметкой отдела кадров о подобной модификации документа;
  • оформление второго формуляра в продолжение первоначального.

При отсутствии чистых страниц для внесения сведений о перемещение с одного места работы на другое необходимо оформлять вкладыш. Данный документ соответствует правилам ведения кадровой документации.

Наличие квалифицированных сотрудников, ответственных за правильное ведение кадровой документации – это «головная боль» руководителя.

Отсутствие квалифицированных менеджеров по персоналу приводит к большим проблемам, как для предприятия, так и для его сотрудников.

Менеджер должен не только уметь правильно заполнить и выписать формуляры, но и соблюдать сроки оформления бланков и следить за их наличием.

Наличие вкладыша обязательно, так как если в организацию оформляется сотрудник, у которого нет свободного места в трудовой книжке (ТК), запись о приеме на работу необходимо сделать в течение 5 рабочих дней. Если не выполнить данное требование в установленные сроки, возникает нарушение.

Приложение – это важный, хотя не всегда необходимый формуляр. Он имеет те же данные и размер что и трудовая книжка.

Работодатель не имеет права требовать приобретение вставки у сотрудника. Также запрещено принятие отделом кадром чистого документа от служащего. Приобретение бланков разрешено только у определенных лицензированных организаций, поэтому предприятие должно это делать самостоятельно.

Вкладыши относятся к бланкам строгой отчетности.

Правила и пример оформления вкладыша

Все правила оформления вклейки четко регламентируются российским трудовым законодательством. Для опытного кадровика это не составит особого труда. Следует выполнять следующие правила:

  • бланк заполняется с первого листка. Информация не берется из трудовой книжки. Все данные берутся исключительно из паспорта, диплома и других официальных документов;
  • исправления на титульном листе приложения недопустимы;
  • первый лист документа заверяется печатью предприятия, открывающего формуляр и подписью сотрудника, ответственного за его заполнение. Фамилия и инициалы должностного лица должны четко читаться. Печать может быть двух видов – предназначенная для ведения кадровой документации или общая для всего предприятия;
  • на первом листе ставится дата выписки вкладыша, а не трудовой книжки.
  • нумерация записей сквозная.

Запись о выписке вставки на трудовой книжке может производиться вручную или при помощи специального штампа. При ручном заполнении все цифры и буквы обязаны четко читаться и не перекрывать другие сведения.

Не существует строго регламента о количестве возможных вклеек в трудовую книжку. Следовательно, их может быть от одной и более. Главное чтобы запись о них присутствовала на основном документе.

Пример оформления вкладыша и соответствующей записи можно увидеть на фотографии приведенной ниже.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец бланка вкладыша в трудовую

Как корректно вшить вставку в трудовую

Правильная вшивка приложение – задача ответственного сотрудника. Сделать это необходимо безупречно, так как неверное оформление приведет к необходимости замены бланка. Выписка документа проходит в несколько основных этапов:

  1. На странице под номером один ТК либо внутренней стороне корочки необходимо сделать запись о передаче вкладыша. Обязательна пометка о номере и серии бланка;
  2. Оформление первого листа производится на основании предъявленных работником оригиналов документов;
  3. Непосредственное подшивание бланка. Делается это в рекомендованные законодательством сроки.

В трудовом законодательстве не прописана сама процедура вшивания. Само слово «вшивание» предусматривает плотное скрепление обоих документов при помощи нитей. То есть обычное склеивание в данном случае не подойдет.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Специалисты рекомендуют произвести соединение бланков следующим образом:

  1. Трудовая книжка раскрывается в месте стыка заключительной страницы и обложки;
  2. Вкладыш разворачивается ровно посередине;
  3. Документы стыкуются друг с другом. При помощи острого шила или толстой иглы подделывается два отверстия;
  4. В отверстия просовываются прочная нить белого цвета. Документы прочно скрепляются друг с другом. При этом концы нити не должны остаться снаружи.

В данном случае не требуется скрепление концов при помощи клея, бумаги, сургуча и удостоверения печатью.

Как сделать правильную запись о вклейке

Для регистрации движения бланков строгой отчетности на предприятиях существуют специальные книги учета. Наличие такого учета обязательно для отдела кадров. Все формуляры находятся в подотчете у ответственного сотрудника, поэтому должны строго регистрироваться. Учетный формуляр имеет определенные графы:

  • Порядковый номер записи. Регистрация идет сквозная;
  • Дата выписки кадрового документа;
  • Ф.И.О. владельца;
  • Номер и серия бланка строгой отчетности;
  • Должность владельца документа;
  • Подразделение, цех или участок, на который оформляется сотрудник;
  • Подпись должностного лица, ответственного за выписку документа;
  • Подпись сотрудника, на которого оформляется бланк.

Самые распространенные ошибки и способы их устранения

Оформление или заполнение вкладыша не требует особых знаний и узкой специализации. Тем не менее, вклейку вкладыша делают очень редко, поэтому ну удивительно, что сталкиваясь с этой задачей впервые, сотрудник может совершить множество неправильных действий. Самые распространенные ошибки:

  1. Соединение с трудовой книжкой чистого бланка вклейки. В результате заполнения могут отличаться данные на титульных листах документов. В итоге вкладыш придется отделить и подкреплять новый бланк. Списание испорченного документа довольно хлопотная процедура, так как необходимо будет составить акт об его уничтожении с указанием причины такого действия.
  2. Удаление обложки с вкладыша. Сшивание двух довольно толстых документов с корочками трудное занятие для хрупкого сотрудника кадрового отдела. Для облегчения задачи изымается твердая обложка. Это является нарушением законодательства о кадровом делопроизводстве. В результате работодатель может получить ощутимые штрафы при проверке соответствующими органами. Такая трудовая книжка будет признана недействительной, что приведет к необходимости ее переоформления.

Если ошибка сотрудника вовремя замечена, достаточно произвести замену испорченного бланка. Его стоимость может быть вычтена и заработка виновного сотрудника. Работнику, которому оформляется документ, он предоставляется бесплатно, так как замещение произошло по вине администрации.

При оформлении данного документа не допускаются помарки и исправления. В случае внесения неверной информации или допущения ошибки формуляр нельзя вшивать в трудовую книжку. Форма подлежит списанию при помощи специального бланка.

Возможно, что сотрудник отдела кадров уже успел сделать запись о серии и номере испорченного вкладыша на титульном листе трудовой книжки. Понятно, что из-за невнимательного работника никто не будет менять основной документ, необходимо делать исправления. Поэтому сотруднику отдела кадров необходимо помнить о следующем:

  • Не вносить записи на титульный лист ТК до момента полного оформления вкладыша и его тщательной проверки;
  • Если запись сделана, а приложение подлежит списанию, на титульном листе придется делать пометку о внесении ошибочной информации. Ниже записать правильные данные.

Если бланк подшит, его лицевая сторона оформлена правильно, и делается неверная запись о приемке или увольнении с работы, то исправления производятся в соответствии с Инструкцией об оформлении трудовых книжек: ошибочные сведения не перечеркиваются и не штрихуются. Сотрудник на той же странице делает запись о том, что запись под определенным номером является недействительной. Ниже, производится верная запись.

На сотруднике отдела кадров лежит большая ответственность.

От правильного заполнения трудовой книжки и ее дополнений зависит нормальное оформление пенсии или без проблемный переход специалиста на другую работу.

Люди могут ошибаться, но подобные упущения следует свести к минимуму. Для обучения сотрудников необходимо иметь образцы правильно оформления титульных листов и записей в трудовой книжке и вкладыше.

Основные нюансы заполнения

К основным нюансам внесения информации в бланк приложения можно отнести следующие моменты:

  • вставка является дополнением ТК, без нее она не имеет юридической силы;
  • нумерация записей не начинается с единицы, а является продолжением уже ранее существующей информации о смене мест работы;
  • если запись в полном объеме не поместилась на последней странице основного формуляра, ее логично продолжают на первой странице приложения;
  • данные об изменении фамилии вносятся в каждый документ одновременно;
  • на бланке должна присутствовать печать организации, которая произвела ее вклейку. Если печать ставит последующее предприятие, приложение будет считаться недействительным.

Если по каким-то причинам произошла порча или потеря вкладыша, то предприятие обязано выдать его дубликат по требованию сотрудника.

Сотрудники отдела кадров не могут принимать вкладыш без трудовой книжки, а тем более делать в нем какие-либо записи. Согласно российскому законодательству трудовая книжка и ее дополнение должны быть предоставлены одновременно в сшитом виде. Без соблюдения данного регламента сотрудник может получить отказ в оформлении на работу.

содержит дополнительную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/priem-na-rabotu/ladysh-v-trudovuyu.html

Работник отказывается оплачивать стоимость вкладыша в трудовой книжке, ссылаясь на отсутствие денег, как быть?

Добрый день! Помогите, пожалуйста, в ситуации. Работнику необходимо завести вкладыш в трудовую книжку, т.к. заполнены все страницы “Сведения о работе”. Работник отказывается оплачивать стоимость вкладыша, ссылаясь на отсутствие денег ….. Как быть? Спасибо.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках”.

Данные Правила устанавливают, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил), за исключением случаев:

– массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

– порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Таким образом, работодатель имеет право взимать с работников плату за оформление вкладышей в трудовые книжки.

Подробнее о вкладыше в трудовую книжку читайте здесь:

Также отметим, согласно ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

При этом, положения статьи 84.1 ТК РФ не предусматривают отказ работодателя в выдаче трудовой книжки, в случае если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки, а регулируют общий порядок оформления и прекращения трудового договора.

Таким образом, можно сделать вывод, что работодатель, для выполнения возложенной на него обязанности по ведению трудовых книжек и во избежание административной ответственности (в случае не надлежащего ведения трудовых книжек) несет расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в установленном порядке. При этом, работодатель имеет право, но не обязан взимать с работников плату за оформление вкладышей в трудовые книжки.

Следовательно, если работник отказывается от оплаты стоимости бланка вкладыша к трудовой книжке, то работодатель обязан оформить его на безвозмездной основе.

Если же работник отказывается от оплаты стоимости бланка, аргументируя отсутствием денег, то Вы можете попросить его написать заявление с просьбой удержать данную стоимость из заработной платы. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника Вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за новый бланк трудовой книжки

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Ситуация: Можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме.

Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате.

Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

от 6 сентября 2007 г. N КАС07-416

Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в составе:

председательствующего Манохиной Г.В.,

членов коллегии Зелепукина А.Н.,

Горшкова В.В.,

с участием прокурора Масаловой Л.Ф.

рассмотрела в открытом судебном заседании гражданское дело по заявлению М. о признании недействующим пункта 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225,

по кассационной жалобе М. на решение Верховного Суда Российской Федерации от 19 июня 2007 года, которым в удовлетворении заявленного требования отказано.

Заслушав доклад судьи Верховного Суда Российской Федерации Манохиной Г.В., объяснения представителя Правительства Российской Федерации Германовой А.Л., возражавшей против доводов кассационной жалобы, заключение прокурора Генеральной прокуратуры Масаловой Л.Ф., полагавшей решение суда оставить без изменения, Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации

установила:

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 “О трудовых книжках” утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила).

Данный нормативный правовой акт опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации N 16, 21 апреля 2003 года, “Российской газете” N 77, 22 апреля 2003 года.

В соответствии с пунктом 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

М.

обратился в Верховный Суд Российской Федерации с заявлением о признании недействующим пункта 47 Правил, ссылаясь на то, что оспариваемые им положения нормативного правового акта противоречат действующему трудовому законодательству и нарушают его права на получение трудовой книжки. Полагает, что Правительство Российской Федерации вышло за пределы своих полномочий, поскольку ставит дополнительное условие при получении трудовой книжки, а именно оплату трудовой книжки и вкладыша к ней.

Верховный Суд Российской Федерации постановил вышеприведенное решение, об отмене которого и вынесении нового решения просит в кассационной жалобе М. Считает, решение вынесено с нарушением норм материального права, поскольку суд неправильно истолковал закон.

Проверив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, Кассационная коллегия не находит оснований к отмене судебного решения.

Согласно части 2 статьи 253 ГПК РФ, установив, что оспариваемый нормативный правовой акт или его часть противоречит федеральному закону либо другому нормативному правовому акту, имеющим большую юридическую силу, суд признает нормативный правовой акт недействующим полностью или в части со дня его принятия или иного указанного судом времени.

Отказывая в удовлетворении заявленного требования, суд правильно исходил из того, что оспариваемые положения нормативного правового акта не противоречат действующему законодательству, изданы компетентным органом государственной власти и не нарушают права заявителя на получение трудовой книжки.

В силу статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Во исполнение данной нормы Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Проанализировав положения пункта 47 Правил, суд пришел к обоснованному выводу о том, что право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее не противоречит нормам Трудового кодекса Российской Федерации.

В силу статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

На основании пункта 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 Министерство финансов Российской Федерации Приказом от 22 декабря 2003 года N 117н “О трудовых книжках” утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, в соответствии с пунктами 2 и 4 которого изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением “ГОЗНАК” Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.

Иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться административным правонарушением в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

При таких данных правильным является вывод суда первой инстанции о том, что работодатель для выполнения возложенной на него обязанности по ведению трудовых книжек и во избежание административной ответственности несет расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в установленном порядке.

Бланки трудовой книжки и вкладыша являются документами строгой отчетности. С целью учета трудовых книжек ведутся приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

В приходно-расходную книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Внесение платы за бланк оформляется приходным кассовым ордером (пункты 40, 41 и 42 Правил).

Довод в кассационной жалобе о том, что пункт 47 Правил противоречит статье 84.

1 Трудового кодекса Российской Федерации и нарушает права заявителя на получение трудовой книжки в случае неоплаты бланка трудовой книжки, несостоятелен, поскольку положения статьи 84.

1 ТК РФ не предусматривают отказ работодателя в выдаче трудовой книжки, в случае если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки, а регулируют общий порядок оформления и прекращения трудового договора.

Нельзя признать состоятельным и довод М. о нарушении судом норм материального права.

В решении суда дан подробный правовой анализ оспоренного заявителем пункта Правил и сделан правильный вывод о том, что он не противоречит федеральному закону или другому нормативному правовому акту, имеющим большую юридическую силу. Правила изданы компетентным органом государственной власти и не нарушают права М. на получение трудовой книжки.

Ссылка в кассационной жалобе на правовые позиции, высказанные в постановлении Конституционного Суда Российской Федерации и в решении Верховного Суда Российской Федерации от 2 ноября 2006 года, неосновательна, поскольку они не имеют отношения к вопросу о правомерности положений пункта 47 Правил.

Другие доводы кассационной жалобы по существу сводятся к оспариванию выводов, содержащихся в решении суда первой инстанции, и не свидетельствуют о незаконности данного решения.

Оснований, предусмотренных статьей 362 Гражданского кодекса Российской Федерации, для отмены решения суда в кассационном порядке не имеется.

Руководствуясь статьями 360, 361 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации

определила:

решение Верховного Суда Российской Федерации от 19 июня 2007 года оставить без изменения, кассационную жалобу М. – без удовлетворения.

Председательствующий

Г.В.МАНОХИНА

Члены коллегии

А.Н.ЗЕЛЕПУКИН

В.В.ГОРШКОВ

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»

Источник: https://www.kdelo.ru/qa/118847-red-rabotnik-otkazyvaetsya-oplachivat-stoimost-ladysha-v-trudovoy-knijke-ssylayas-na

Продажа работодателем сотруднику бланка трудовой книжки и вкладыша к ней

Продажа работодателем сотруднику бланка трудовой книжки и вкладыша к ней

Основной документ сотрудника, подтверждающий его стаж работы и указывающий занимаемую в организации должность, – трудовая книжка.

Поскольку этот документ чрезвычайно важен для работника, во время пребывания на официальной работе хранится он в отделе кадров организации-работодателя.

Продажа работодателем бланка трудовой книжки сотруднику является законным действием, если необходимо завести новую книгу. Не только начальник, но и бухгалтерия несут ответственность за хранение трудовых. Именно они хранят бланки новых документов.

Бухгалтер напрямую связан с трудовыми книжками. Он ведет учет всех операций, проводимых с документами.

В зависимости от внутреннего устава и распорядка фирмы (организации) бухгалтер может нести полную или частичную ответственность за учет, хранение и нарушение порядка выдачи трудовой книги.

Также отдельно проводится учет документации, в частности трудовых книжек, дубликатов, бланков и вкладышей в отделе кадров. При этом сведения о чистых экземплярах, являющихся резервными, отражаются в одной книге учета, а данные о ведении и хранении трудовых книг сотрудников – в другой.

Прием на работу и обязанности работодателя

Во время заключения договора между сотрудником и работодателем последний должен убедиться в наличии трудовой книжки у работника. Если человек впервые пришел на работу и еще не имеет трудового стажа, необходимо завести на него новый документ. В такой ситуации закономерным является вопрос: кто оплачивает новую трудовую книжку?

Согласно ТК РФ, приобретение вкладышей и трудовых книжек является обязанностью работодателя. Стоимость бланка составляет порядка 200 рублей, плюс следует учесть налоги. Первая ошибка работодателя – невключение данных затрат в налоговый отчет, что ведет к длительным спорам с инспекцией по поводу правомерности операций с трудовыми.

Такие тяготы могут вылиться в круглую сумму. Также следует быть предельно внимательными по поводу того, насколько корректные записи вносят в этот документ, чтобы не возникло споров еще и между сотрудником и организацией.

В таком случае, если дело дойдет до судебных разбирательств, проиграет именно работодатель.

Данные вопросы весьма актуальны, поскольку в соответствии с законодательными актами работодатель несет полную ответственность за учет, хранение, заполнение трудовых книг и вкладышей к ним.

Работа без трудовой книги

Трудовой кодекс обязывает организацию или ИП вести документы на своих сотрудников – трудовые книжки. Такой документ заводится в обязательном порядке на каждого работника, состоящего на службе свыше 5 рабочих дней, при учете, что данная работа является основной. Это утверждают 66 и 309 статьи Трудового кодекса. При этом работодатель руководствуется следующими документами:

  • Правила, утвержденные соответствующим постановлением №225.
  • Инструкция №69, составленная по распоряжению Министерства труда РФ.

Сотрудник обязан предъявить трудовую книгу во время заключения трудового договора с работодателем. Существуют два исключения из данного правила, позволяющие пренебречь необходимостью предъявления данного документа:

  • Если работник устраивается в компанию по совместительству.
  • Если сотрудник впервые устраивается на работу, имеет нулевой трудовой стаж, у него просто нет трудовой книги. Данное утверждение освещено в статье 63 ТК. В течение рабочей недели работодатель обязан завести на сотрудника трудовую книгу. Данный документ необходимо оформить в соответствии со всеми инструкциями.

Утрата трудовой книжки

Если человек не имеет трудовой книжки, потому что потерял ее, то во время приема на работу работодатель обязан оформить новый документ при условии, что человек написал соответствующее заявление.

В нем будет указываться причина отсутствия трудового документа. А кто оплачивает трудовые книжки? Во время выдачи дубликата с работника взимается стоимость документа.

Данное положение освещено в Правилах ведения, в пункте 47.

Исключение составляют случаи:

  • когда первичное заполнение документа было произведено с ошибками, допущенными в отделе кадров;
  • если трудовая книжка испорчена в результате несчастного случая на производстве или по другим обстоятельствам, не связанным с халатностью работника;
  • в случае массовой утраты документов работодателем во время ЧС.

В соответствии с пунктом 44 Правил работодатель всегда должен иметь определенное количество чистых бланков и вкладышей в трудовую книгу.

Учет бланков

В соответствии с законодательством, работодатель во время составления и заключения договора о труде должен оформить трудовую книжку на соискателя, если это первая работа. Во время срока, пока длится трудовой договор, работодатель должен вести трудовую книжку сотрудника, а в случае расторжения договора книжка выдается сотруднику.

Работодатель приобретает чистые трудовые книжки и вкладыши к ним по договору с Гознаком. При этом происходит оплата фактической стоимости документов, поэтому в случае выдачи экземпляра работнику с последнего взимается плата, соответствующая цене, по которой было осуществлено приобретение чистого бланка.

Перед тем, как рассматривать данные действия с точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения, следует выяснить, как именно следует отражать операции выдачи новых трудовых книжек и вкладышей. Согласно фискальной точке зрения, такой процесс, как выдача трудовой книжки, является способом реализации, однако, по утверждениям независимых специалистов и судов, прямой реализации нет.

Дело в том, что хотя работник и вынужден платить деньги за бланк трудовой книги, данный процесс не является реализацией.

Продажа работодателем бланка трудовой книги работнику является формальностью, при которой работодатель выступает промежуточным звеном между Гознаком и сотрудником.

Это объясняется тем, что для работодателя отсутствует прибыль с каждой единицы документа, а значит, данный процесс не является реализацией.

При заполнении налоговой декларации можно смело указывать стоимость единицы документа при закупке у государства и стоимость, взимаемую с сотрудника за дачу документа. По результатам можно увидеть, что работодатель не имеет прибыли, поскольку обе цены абсолютно равны.

Документооборот компании

Согласно части 2 статьи 66 Трудового кодекса, порядок приема и выдачи трудовых книжек строго регламентирован.

В соответствии с Правилами хранения и ведения трудовых работодатель должен обеспечить соответствующий учет и позаботиться об их хранении.

С этой целью в Инструкции №69 прописана необходимость ведения приходно-расходной книги учета и книги, отражающей движение трудовых книг и их вкладышей. Оба документа подлежат обязательной нумерации, скрепляются печатью или поддаются опломбировке.

Первая книга учета отражает бухгалтерию организации. В данную книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков.

Чистые трудовые книги хранятся в сейфе, поскольку эти документы подлежат строгой отчетности и могут быть выданы только в случае соответствующего заявления со стороны сотрудника о необходимости создания дубликата трудовой книги или при найме на работу человека с нулевым стажем.

Специалист из отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книг, должен в конце месяца подавать отчет в бухгалтерию о наличии и количестве чистых трудовых и вкладышей, а также предоставлять цифры расхода денежных средств за оформленные документы. Если бланк в процессе заполнения был испорчен, он подлежит уничтожению. В таком случае на каждый испорченный экземпляр необходимо составить акт. Только после подписания документа начальником плохие бланки подлежат уничтожению и списанию.

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка – личный документ. Но, несмотря на это, хранить его следует работодателю. Чаще всего трудовые книжки находятся в отделе кадров.

Все книги, которые изымаются у сотрудников при приеме на работу, подлежат регистрации в книге учета движения трудовых и их вкладышей. Данный документ ведется службой отдела кадров.

В соответствии с пунктом 35 Правил работодатель обязуется выдать сотруднику его трудовую книгу с записью об увольнении в день расторжения договора о труде.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные по причине смерти сотрудника, подлежат хранению у работодателя до востребования в течение 50 лет согласно законодательству РФ об архивах и архивном деле. Если же работник жив и сам не пришел в день расторжения трудового договора, следует назначить ему встречу или уведомить о том, что в организации остались его документы.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/prodazha-rabotodatelem-sotrudniku-blanka-trudovoj-knizhki-i-ladysha-k-nej.html

Добавить комментарий