Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Содержание

8(499)938-71-68

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводствеПорядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Обновление: 19 октября 2017 г.

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  • поиска необходимого приказа;
  • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  • организации хранения документации;
  • систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  • 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

  • номер приказа (с индексом);
  • дата его издания;
  • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • должность;
  • табельный номер;
  • реквизиты трудового договора;
  • суть приказа – кратко;
  • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

  • дату исполнения приказа;
  • ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

  • реквизиты изменяемого приказа;
  • суть и основания изменений;
  • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
  • лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Также читайте:

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Источник: http://Glaniga.ru/situations/s505227

Порядок нумерации приказов в кадровом производстве

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

  • Быстрый поиск нужного акта.
  • Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
  • Обеспечение правильного хранения документации.
  • Систематизация актов на основании их содержания.
  • Создание порядка регистрации бумаг.
  • Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  • Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  • Длительный: 50 или 75 лет.
  • Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

  • Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  • Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
  • Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

  • Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
  • Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

  • По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
  • По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
  • По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

  • Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
  • Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
  • Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме.

В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант.

К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

  1. Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
  2. Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
  3. Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Примеры

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

  • Символ П обозначает прием на работу.
  • У – увольнение.
  • ПР – перевод сотрудника на другую должность.
  • О – отпуск.
  • Н – нарушение дисциплины.
  • К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/numeraciya-prikazov-v-kadrovom-deloproizvodstve/

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводствеПорядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно?

Номенклатура дел
Скачать в .doc

Скачать в Word

Приказ – это внутренний распорядительный документ организации. В каждой организации в процессе деятельности требует принятие и документальное отражение определенных правил. Правом на издание такого распоряжения по организации обладает ее руководитель – единоличный исполнительный орган компании.

Именно генеральный директор дает обязательные к исполнению распоряжения. Руководитель подписывает все приказы организации.

Скачайте документы по теме:

Виды приказов

Здесь надо отметим, что приказы, издаваемые организацией, подразделяются на следующие виды:

по основной деятельности;

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании.

К приказам по личному составу относятся те распоряжения, которыми оформляются трудовые отношения с сотрудниками.

Справка

К приказам по личному составу, в частности относятся следующие:

Отметим, что классификация приказов содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Здесь также стоит заметить, что в Перечне приведены основные, но далеко не все виды распоряжений по личному составу. Так, например, к таким видам распоряжений также следует отнести приказы:

Таким образом, основным критерием, по которому приказы относятся к категории «по личному составу» является тот факт, что они тем или иным образом регулируют трудовые отношения.

Обращаем внимание, что разграничивать категории распоряжений важно также в связи с тем, что установлены различные сроки хранения документов, в зависимости от их содержания.

Перечень приказов по основной деятельности также специально не установлен. К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации. В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды:

Срок хранение приказов

Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий.

Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения. Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности.

Приказы по личному составу также имеют довольно длительный, но все же ограниченный срок хранения. При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа.

Так, если дата создания документа приходится на период до 2003 года хранить распоряжения надо в течение 75 лет. Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января 2003 года, срок хранения ограничивается 50 годами.

Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в 2016 году путем введения в действия статьи 22.1 Федерального закона от  22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ранее применялся единый срок хранения – 75 лет, который не зависел от даты создания документа.

Нумерация приказов по кадрам

Справка

Но в рамках данной статьи нас в большей степени интересует нумерация приказов в организации и правила ее ведения. В частности, рассмотрим следующие вопросы:

  1. надо издавать приказ по нумерации приказов;
  2. водится нумерация распоряжений каждый год новая или нет.

Производить правильную нумерацию приказов важно как для того, чтобы обеспечить календарную последовательность издания документов, быстрый поиск необходимых документов. Формирования номенклатуры дел.

Номенклатура дел (фрагмент)

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Здесь важно отметить, что трудовое законодательство не устанавливает специальные правила нумерации кадровых приказов. В этой связи каждая отдельная организация вправе разработать собственные правила нумерации. С этой целью может быть разработан отдельный локальный акт. Между тем, правила о нумерации распоряжений целесообразно включить в Положение о ведении документооборота в организации.

В той документе следует прописать все основные правила работы с документами, в том числе порядок нумерации приказов. В такой ситуации издавать отдельный приказ о нумерации приказов не потребуется.

Также организации следует на локальном уровне закрепить обновление нумерации документов с начала каждого календарного года. Отметим, что ежегодно вводить новую нумерацию приказов и других документов весьма целесообразно, поскольку это помогает облегчить работу  с документами и обеспечить надлежащий срок хранения каждого документа.

При разработке собственного локального акта можно руководствоваться положениями, содержащимися в нормативных актах Госархива.

Порядок нумерации документов установлен Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 3 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Конкретно правилам регистрации и индексирования документов, в том числе, приказов уделено внимание в разделе 3.2.1 Основных положений.

В Основных положениях также приведены все основные термины, которые используются в работе с документами.

Основные правила нумерации приказов

Итак, каждый документ, создаваемый в организации, должен быть соответствующим образом зарегистрирован. Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач:

для облегчения поиска необходимого документа;

учет в номенклатуре дел;

разграничением исполнителей или создателей документа;

иные задачи.

При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила:

Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем.

Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.

Также надо разграничить нумерацию в зависимости от категории распоряжения. В частности, нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно.

Как проставлять регистрационный номер

Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу. При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс.

В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально. Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К.

Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа. Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее.

В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту.

Справка

Например, в Положении о кадровом делопроизводстве могут быть предусмотрены следующие индексы для обозначения определенной категории распоряжений:

  1. П – о приеме на работу;
  2. У – об увольнении работников;
  3. О – для приказов об отпусках;
  4. ВК – для внутренних командировок;
  5. ЗК – для командировок за границу.

Другие индексы в нумерации организация может предусмотреть установить самостоятельно.

В такой ситуации номер, например, норме приказа о приеме на работу может выглядеть следующим образом – № 2/П, или № 2/к/П.

Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) в связи с сокращением штата организации

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

В целом организация может установить те правила нумерации и индексации документов, которые считает наиболее рациональными для применения в работе.

Также отметим, что на практике чаще всего ведется специальный журнал регистрации приказов. Этот документ не является обязательным, но значительно облегчает работу по присваиванию распоряжению соответствующего номера, а также для поиска документов.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384794-numeratsiya-prikazov-v-deloproizvodstve-17-m9

Журнал регистрации приказов по личному составу порядок нумерации – Адвокатское бюро Вершина

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

  • Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
  • До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Требования Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.

Все зависит от специализации предприятия и от условий, прописанных в трудовом договоре организации. Все эти документы в обязательном порядке проходят через бухгалтерию для начисления заработной платы и других выплат, причитающихся сотрудникам, и предоставления данных в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.

Внимание

Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Важно

Ответственное за журнал лицо, в самом начале производит нумерацию, прошивку, расписывается и отдает руководителю, который в свою очередь, ставит подпись и печать.

Обратите внимание! Если ошибка обнаружена своевременно, исправления можно сделать так, как было изложено в разделе «Требования к заполнению».
Одной из задач кадровых служб является сохранность документов по личному составу.
Хранить их лучше отдельно от других приказов. Чтобы не нарушать социальные права работников, документы сдаются в архив и хранятся на протяжении 75 лет со дня увольнения.
За халатное отношение к сохранности документов предусмотрена уголовная ответственность.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Назначение журнала регистрации приказов Любой созданный документ, проверенный руководителем и согласованный им же получает статус официального и подлежит обязательной регистрации.

Это подтверждает его законность и при присвоении уникального номера максимально снижает риск создания дубликата или вредоносных действий по оформлению бумаг задним числом.

Сам журнал подлежит обязательной нумерации. Его впоследствии шнуруют, описывая количество листов и дату начала использования.

Все приказа и распоряжения вносятся поочередно не нарушая строгой отчетности.
После того, как произведены основные действия с журналом, его нельзя разрывать, изымая неверно заполненный лист, добавлять какие-либо странички, вклеивать или вшивать их.

После того, как проведена порядковая нумерация, плотно продевается шнуровка, и выведенные ее концы с обратной стороны проклеиваются специальным маленьким бланком.

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

Журнал регистрации приказов Страница журнала регистрации приказов по личному составу Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму. Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу.

Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения.

Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно.

Журналы регистрации приказов будут разные. Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения. Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов.

Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно.

Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.

  • Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
  • Подпись ответственного исполнителя.
  • Оформление Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала.В конце указывают количество пронумерованных страниц.Прошивать журнал следует прочной нитью, поскольку его хранение будет длительным, и нити могут испортиться от времени.Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом.На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Источник: http://kvirinal.ru/zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu-poryadok-numeratsii/

Как номеровать приказы по личному составу

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Чаще всего кадровая служба устанавливает свои правила нумерации, характерные для той или иной категории распоряжений:

  1. По основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности — нумерация сквозная, то есть по порядку (1, 2, 3, 4…).
  2. По личному составу разрешено применение буквенно-цифровых указателей (1к, 1/лс и т. д.). С помощью аббревиатур «ЛС» (личный состав), «К» (командировка), «Пр» (прием на работу) удобно делить приказы по срокам и порядку хранения.

Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству. С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.
2.7.1.3).

Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  • 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет. Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.
Основные принципы нумерации Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены.

Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию.
Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий. Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения.

Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Как нумеровать кадровые приказы

Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К.

Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа. Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее.

В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту.

Как нумеровать приказы по личному составу

Для удобства присвоения номеров рекомендуется использовать специальные книги (журналы) учета. Журналы учета приказов Трудовое законодательство не содержит никаких положений, которые обязывают кадровую службу вести журналы учета приказов.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

А значит, каждое предприятие имеет право свободно определять количество журналов, необходимых к ведению:

  • один журнал учета на все виды распоряжений;
  • несколько журналов, разделенных в зависимости от вида приказов;
  • ни одного журнала.

Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно. В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом.

Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Внесение исправлений в приказ Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ.

Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.

Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Как нумеровать приказы по личному составу с нового года

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д. Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно. Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Как нумеровать приказы по личному составу 2017

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде.

При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа. Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы. Нумерация приказов Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован.

А ещё у нас есть

Источник: http://advokatdokin.ru/kak-nomerovat-prikazy-po-lichnomu-sostavu/

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводствеПорядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

– поиска необходимого приказа;

– установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);

– организации хранения документации;

– систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

– 75 лет – вынесенные до 2003 года;

– 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

«лс» — приказы по личному составу;«п» — о приеме на работу;«у» — о расторжении трудового договора;

«к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

– номер приказа (с индексом);

– дата его издания;

– Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;

– структурное подразделение, в котором он числится;

– должность;

– табельный номер;

– реквизиты трудового договора;

– суть приказа – кратко;

– расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

– дату исполнения приказа;

– ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

– реквизиты изменяемого приказа;

– суть и основания изменений;

– действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;

– лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Источник: ” книга”

Источник: http://www.erbp.ru/news/20-10-2017/numeratsiya-prikazov-v-kadrovom-deloproizvodstve

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Правила нумерации в кадровом делопроизводстве Добрый день, уважаемые юристы. просьба уточнить по следующему вопросу. в организации очень печально обстоят дела с кадровым делопроизводством. я только восстановила штатные расписания за 2012-2014 гг., оформила их приказами, но нумерацию начала с № 2, 3 и так далее, потому что до этого принятые были под номером 1.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Как составляется нумерация приказов в Страница обновлена: 23.12.2016 Нумерация в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности. делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры.

Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье. Ни одна компания не может обойтись без делопроизводства.

Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов по: Знакомьтесь с делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит: упорядочить процесс регистрации кадровой документации; ускорить процедуру распознавания при необходимости отыскать его в общем объеме бумаг; облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Карьера Библиотека документов. Библиотека документов. Трудовой договор.

: форма, нумерация, исправления — о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а); — о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а); — о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а); — о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а); — о направлении в командировку (Т-9, Т-9а)

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Ведение журнала регистрации в делопроизводстве предприятия документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций.

Приказы: форма, нумерация, исправления

: форма, нумерация, исправления Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления, внесения в них изменений и т.д.

Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате юридической силы, то нельзя считать их мелочами. по личному составу правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Значение приказов в кадровом делопроизводстве и их виды

Значение в делопроизводстве и их виды

Ни одна организация с большой численностью работников не может обойтись без введения и учета различной кадровой документации.

Любые указания руководителя, начальников подразделений и иная трудовая деятельность сотрудников должна отображаться в документах, фиксирующих рабочий процесс на промышленном, производственном или другом крупном предприятии или организации.

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Порядок нумерации приказов в кадровом Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов Единая система документооборота не устанавливается для всех видов организаций.

Для некоторых ведомств применяются свои инструкции.

Чаще всего, это инструкции по делопроизводству, — например, приказ Казначейства России от 27.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация в кадровом делопроизводстве Нумерация приказов Именно генеральный директор дает обязательные к исполнению распоряжения. Руководитель подписывает все организации .

Скачайте документы по теме: Здесь надо отметим, что приказы, издаваемые организацией, подразделяются на следующие виды: В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании.

Источник: http://isf-consultant.ru/pravila-numeracii-prikazov-v-kadrovom-deloproizvodstve-48416/

Добавить комментарий