Составляем служебную записку на командировку – образец 2018-2018 годов

Содержание

8(499)938-71-68

Служебное задание на командировку – образец записки 2018

Составляем служебную записку на командировку - образец 2018-2018 годов

Командировки — это неотъемлемая часть работы для многих сотрудников. От правильного оформления документации будет зависеть результат поездки. С 2015 года, служебное задание исключено из обязательного перечня для оформления командировки, но несет серьезную функциональную пользу.

Служебное задание на командировку в 2018 году

Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку.

Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей.

Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами.

Скачать образец служебное задание

Что такое служебное задание?

Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.

В образце обязательно указываются такие пункты:

  1. Наименование сторон убытия и прибытия.
  2. Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
  3. Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
  4. Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.

По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.

Документы для оформления служебного задания

По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить:

  • образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
  • финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.

К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.

Скачать бланк формы Т-10а

Какие требования к документу существуют – нормативная база

Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а.

Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его.

Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.

Форма служебного задания

Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:

Сведения об организации и сотруднике:

  • название организации;
  • код ОКПО;
  • № документа и дата его заполнения;
  • Ф.И.О. работника;
  • табельный номер работника.

Информация в столбцах:

  • подразделение, к которому относится работник;
  • должность;
  • куда убывает – город и страна;
  • название организации, куда прибывает работник;
  • день отъезда;
  • день приезда;
  • цель командировки;
  • подпись руководителя.

Скачать образец командировочной записки

Как правильно заполнить служебную записку – кто ее подписывает?

Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку.

Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно.

После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.

Отчетность о выполнении служебного задания в каком виде преподносится?

Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты.

Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия.

Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ КОМАНДИРОВОЧНОЙ ЗАПИСКИ

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-nyuansy/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirou-obrazec-zapiski.html

Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2018 год

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

Важно! Следует иметь ввиду, что:

  • Каждый случай уникален и индивидуален.
  • Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документаАдресат
Служебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении.

Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Остались вопросы по теме Спросите у юриста

Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

Отчёт о командировке и служебное задание в 2018 году: как написать

Сотрудники каждой организации периодически отправляются в служебную командировку по поручению руководителя. У каждого из них есть определённое задание для выполнения.

После возвращения назад работнику предстоит составить отчёт о том, что было сделано во время командировки. В таком случае пригодится бланк служебного задания (форма Т-10а).

Выясним, какие правила его оформления действуют 2018 году.

Для чего нужно служебное задание

Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.

2004, стали только рекомендованными к применению.

Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.

Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.

Примерный образец служебного задания

Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.

Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2016 года.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.

Полученное служебное задание для командировки может поставить в тупик даже опытного сотрудника

Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?

Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.

Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.

Какой из бланков заполнить

Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.

Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.

Образец заполнения служебного задания

Краткий отчёт о командировке

Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.

Бланк Т-10а по прежнему оформляется во многих организациях

Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.

Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?

Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2016 года составлять отчёт необязательно.

Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять — нарушением это не станет.

Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт.

И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки).

И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.

Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.

Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.

Произвольная форма заполнения отчёта о командировке удобна для работника

Как быть: работник не справился со служебным заданием

Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.

Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте — объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.

Даже о неудачной командировке следует отчитываться по всем правилам

Какие финансовые документы приложить к отчёту

Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.

Работнику придётся отчитаться обо всех потраченных суммах в трёхдневный срок.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

Лицевая сторона авансового отчёта, составленного по форме АО-1

Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.

Оборотная сторона авансового отчёта. Пример заполнения

В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).

После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.

По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.

Приведённый выше алгоритм оформления служебного задания и командировочного отчёта поможет работнику отчитаться о служебной поездке. Не являясь обязательными к заполнению, эти бланки пользуются широкой популярностью у кадровых сотрудников. Несложные в заполнении, они несут в себе массу информации, необходимой для слаженной работы кадровой и бухгалтерской служб предприятия.

Источник: http://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirou.html

Как оформить служебную записку на командировку?

Рабочая деятельность некоторых граждан нередко сопровождается командировочными поездками. Для направления работника в служебную поездку, работодатель или уполномоченный представитель должны подготовить необходимые для поездки акты.

Документальное подтверждение осуществления профессиональной деятельности вне основного места труда является обязательным условием.

Одним из таких актов считается служебная записка на командировку, ознакомиться с особенностями оформления которой поможет представленная статья.

Что это такое?

Служебная записка на командировку является документом, оформление которого подтверждает факт пребывания работника в месте осуществления рабочих обязанностей, а также даты приезда и отъезда сотрудника. Помимо этого докладная документация требуется для вычисления работниками бухгалтерии размера суточных и определения суммы затрат.

Трудовое законодательство не регулирует вопрос оформления служебной записки на командировку. Из этого следует, что составление документа не является обязательным условием и этот вопрос остается на рассмотрении работодателя.

Если руководитель предприятия желает обозначить правила оформления докладного акта, а также обязать сотрудников предоставлять служебную записку по возвращении из командировки, рекомендуется обозначить данное условие во внутреннем регламенте организации.

При этом, важно обратить внимание на обязательную необходимость предоставления докладной документации в следующих случаях:

  • Если трудящийся направляется в командировку на персональном транспорте или средстве передвижения, которое находится в аренде или принадлежит предприятию;
  • Записка предоставляется, если у работника отсутствуют документальные подтверждения расходов на переезд, проживание, питание во время выполнения рабочего задания.

Правила оформления

В случае, если руководитель предприятия обязал сотрудника оформить служебную записку на командировку, важно ознакомиться с правилами составления докладного акта. Неправильное заполнение документа отразится на работе сотрудников бухгалтерии и кадрового отдела организации, а также на окончательном окладе подчиненного.

Трудовым законодательством не представлена унифицированная форма служебной записки на командировку. Поэтому при оформлении докладного акта сотрудник вправе заполнять документ в произвольном порядке или на бланке, разработанном для конкретной организации.

Служебная записка на командировку оформляется по возвращении подчиненного из командировочной поездки. Конкретные сроки, в течение которых трудящийся обязан предоставить документ, законодательством не установлены.

Обязательным требованием к служебной записке на командировку является предварительное согласование сведений, внесенных в содержание документа, с работниками бухгалтерии.

После проверки информации и расчета компенсации, за понесенные сотрудником затраты в период рабочей поездки докладной акт подписывает руководитель компании и работник.

При командировке за границей

Нередкими являются случаи, когда в силу специфики профессиональной деятельности работника, его работа сопровождается командировочными поездками за пределы Российской Федерации.

Поскольку после введения реформ в 2015 году в отношении направления трудящихся граждан в рабочие поездки, оформлять командировочное удостоверение нет необходимости. Документом, который подтвердит факт пребывания подчиненного за границей для осуществления рабочих обязанностей, будет выступать служебная записка.

К документу прилагается ксерокопия заграничного паспорта сотрудника, с указанием отметки пограничных служб о пересечении границ.

Порядок и правила заполнения докладного акта соответствует стандартному документу. Исключением будет являться пункт, который касается нюансов определения суммы расходов.

Поскольку подчиненный был направлен в заграничную рабочую командировку, то затраты, понесенные им, будут отмечаться в иностранной валюте.

На основании внесенных в служебную записку сведений будет производиться перерасчет суммы, которая будет возвращена сотруднику по прибытии из заграничной рабочей поездки.

Если работник направлен в командировку в соседние государства и для переезда использовал общественный транспорт или персональное средство передвижения, то к служебной записке требуется приложить билет или путевой лист.

Образец заполнения

Как уже отмечалось ранее, унифицированного бланка служебной записки на командировку трудовым законодательством не предусмотрено. Если руководством предприятия не разработан шаблон докладного акта, работник должен заполнить документ в произвольной форме. При этом необходимо руководствоваться стандартными правилами и требованиями к составлению записки.

Структура и содержание:

  • Отмечается наименование предприятия, а также личные сведения о работодателе или уполномоченном сотруднике;
  • Указывается личная информация и должность работника, который был направлен в командировку;
  • В основной части акта подчиненный излагает информацию, которая касается служебной поездки. Основополагающими сведениями являются: даты отъезда и возвращения на работу, цель и задачи командировки;
  • Если сотрудник передвигался на личном автотранспорте, необходимо обозначить марку, модель и регистрационный номер машины;
  • Далее требуется уделить внимание финансовой части вопроса. Для этого необходимо указать сумму затрат и расписать каким образом были потрачены средства;
  • Также важно обозначить, что к служебной записке прилагаются чеки, билеты, квитанции или путевой лист, которые подтвердят размер затрат трудящегося. Если документальное подтверждение расходов отсутствует, важно указать причины этого;
  • В завершении служебная записка датируется и ставятся подписи работника, работодателя с расшифровкой.

Скачать образец заполнения служебной записки на командировку

Необходимые документы

Служебная записка является одним из основных документальных свидетельств, которые представляются сотрудником руководству предприятия по возвращении из командировки, но не единственным. Поскольку в содержании докладного акта упоминается о понесенных подчиненным расходах, надлежит приложить к акту сопроводительные документы.

Перечень сопроводительной документации к служебной записки на командировку:

  • Чеки, квитанции, свидетельствующие о затратах на аренду временного жилья, транспортного средства, общественного транспорта и питания;
  • Путевой лист, если для поездки работник использовал личное авто;
  • Прочие документальные акты, подтверждающие факт расходования денежных средств.

В случае отсутствия документации, которая докажет нахождение и размер расходов трудящегося во время командировки, можно предоставить руководителю организации служебную записку с внесением сведений от принимающей стороны.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 404-01-39 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 494-88-69 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (499) 404-01-39 — все регионы РФ.

(10 4,40 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mosfund.ru/pravo/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirou.html

Служебное задание на командировку: образец

Служебное задание на командировку: образец

Отправляя своего сотрудника в командировку, работодатель обязан устно проинструктировать его о целях, но желательно закрепить их и в письменном виде. Для этого заполняется служебное задание – документ, отражающий всю суть поездки.

Раньше оформление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательным, но после издания Постановления Правительства №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» такая необходимость отпала, т.к. в нем утвердили перечень всех документов, которые нужно иметь при себе в любом случае:

  • Решение руководителя о направлении в командировку.
  • Проездные билеты.
  • Авансовый отчет о тратах.
  • Служебная записка, если используется личный транспорт.
  • Документы о найме жилья (договор аренды квартиры, квитанции из гостиницы и т.д.).

Таким образом, служебное задание является необязательным, однако многие руководители предпочитают его заполнять по нескольким причинам:

  • Это дает командируемому сотруднику четкое представление о целях и задачах, которые он должен решить во время командировки.
  • Благодаря такому документу можно выяснить, добился ли работник поставленных задач, т.к. данную информацию он обязательно в нем отражает.

Стоит отметить, что содержание служебного задания может корректироваться руководителем самостоятельно: он имеет право как расширить, так и сузить круг сведений, которые должны в него вноситься.

Командировки в 2017 году: оформляем и оплачиваем

Чтобы отправить сотрудника в командировку, руководитель должен оформить письменное решение – приказ. Также подчиненному на руки выдается служебное задание, и при необходимости директор должен разъяснить ему цели. В дальнейшем работник предоставляет авансовый отчет, содержащий в себе всю информацию о тратах, а к нему прилагает подтверждающие документы.

Отказаться от командировки сотрудник не имеет права, за исключением случаев, когда он относится к одной из категорий, от которых требуется письменное согласие на поездку:

  • Женщины, воспитывающие детей до 3-х лет.
  • Работники, участвующие в выборах в качестве кандидатов.
  • Граждане, являющиеся опекунами несовершеннолетних.
  • Родители-одиночки, воспитывающие ребенка до 5 лет.
  • Работники, воспитывающие детей-инвалидов или ухаживающие за недееспособными родственниками.

Законодательством напрямую запрещено отправлять в командировки беременных женщин, несовершеннолетних, инвалидов и работников, с которыми был заключен ученический договор.

Что касается сроков, на которые руководитель может отправлять своего подчиненного в командировку, то на данный момент они четко не определены и зависят от объема работы, которую предстоит выполнить во время поездки. Ранее работодатели имели право командировать своих сотрудников не более чем на 40 дней, а если они заняты в строительной сфере, то срок ограничивался 100 днями.

По возвращении из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок предоставить авансовый отчет, и если им был совершен перерасход и потрачены собственные деньги, то по решению руководителя вся сумма должна быть ему компенсирована из кассы предприятия.

Нормативная база

Существует определенный перечень законодательных актов, регламентирующий порядок оформления командировок и необходимых для них документов:

  • Постановление Правительства РФ №749.
  • Глава 24 ТК РФ.
  • Постановление Правительства №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками…».
  • Постановление Правительства РФ №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте…».
  • Постановление Правительства РФ №922 «О расчете среднего заработка…», т.к. его значение применяется при подсчете денег за командировку.

Также при проверке ИФНС используются нормы НК РФ: например, при выявлении недоимки по налогам и сборам применяются санкции ст. 122.

Это может возникнуть в случае, если будет неправильно оформлен авансовый отчет и суммы, потраченные работником во время командировки, превысят размер финансов, выделенных организацией.

Тогда инспектор может учесть деньги в счет средств предприятия, и изменится налоговая база, даже при условии, что перерасход будет компенсирован сотруднику в полном размере.

Что это за документ?

С юридической точки зрения служебное задание – это документ, не являющийся обязательным для отправки сотрудника в командировку, т.к. он не является отчетным. Наибольшее значение он имеет для самого работодателя, ведь благодаря нему можно сформулировать все задачи, которые работнику необходимо решить во время поездки.

Служебное задание обычно содержит в себе отчет о его выполнении, а обязанность по его заполнению возлагается на руководителя.

Служебное задание на командировку в 2017 году

Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли служебное задание на командировку в 2017 году? Законодательством обязанность по заполнению данного документа не установлена, однако он нередко облегчает жизнь самого работодателя и его подчиненного. Если служебного задания нет, это не считается нарушением, и Налоговая инспекция не имеет права налагать штрафы за его отсутствие.

Требования к документу

Основные требования к порядку заполнения служебного задания установлены Постановлением Госкомстата №1, и данный документ гласит следующее:

  • Составлением задания занимается руководитель структурного подразделения, в котором трудится командируемый работник. В дальнейшем документ утверждается директором организации и передается в отдел кадров для оформления приказа о направлении в командировку.
  • Когда сотрудник возвращается из командировки, он составляет краткий отчет о проделанной работе, согласовывает его с руководителем, затем он предается вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением (если есть) в бухгалтерию.

Форма

Форму служебного задания также регламентируется Постановлением Госкомстата, однако с 1 января 2013 года руководитель может менять ее самостоятельно. Тем не менее, данный документ должен содержать следующие сведения:

  • Ф.И.О. сотрудника, направляемого в командировку.
  • Количество дней и даты, в которые работник должен находиться в другом городе/стране на территории определенной организации.
  • На каком основании сотрудник был командирован (приказ и т.д.).
  • Какова цель пребывания в командировке.
  • Какие задачи удалось выполнить.

Задание должно быть оформлено в печатном виде, а заполнять его разрешается письменно.

Кто заполняет и подписывает служебное задание?

Обязанность по заполнению служебного задания возлагается на руководителя структурного подразделения, однако на практике все обстоит иначе, и этим занимаются сотрудники отделов кадров на основании докладных записок с резолюцией руководства.

После оформления служебной записки задание отдается на подпись работодателю, отправляющему сотрудника в командировку, а тот, в свою очередь, перед поездкой также ставит свою роспись, тем самым выражая свое согласие.

Как заполнить правильно?

Обычно с заполнением служебного задания проблем не возникает, однако во избежание ошибок все же рекомендуется оформлять его по установленному законодательством образцу. Если же была разработана индивидуальная форма, то в ней должны учитываться требования к содержанию данного документа.

Сколько экземпляров требуется?

В большинстве случаев все документы оформляются в трех экземплярах: один отдается в бухгалтерию, другой – в отдел кадров, а третий – на руки самому работнику. Однако это не касается служебного задания: оно может быть оформлено в единичном варианте, т.к. основное его предназначение – письменная фиксация поручений руководителя.

Ставится ли печать на бланк служебного задания?

Установленная Постановлением Правительства РФ форма служебного задания не содержит отметки «место печати» – соответственно, ставить ее необязательно. Тем не менее, это не является запретом, и при желании работодатели все же могут делать на бланке официальную отметку организации.

Можно ли сделать на несколько человек (группу работников)?

Стоит учитывать, что каждый бланк служебного задания заполняется индивидуально для работника, поэтому внести в него сведения (Ф.И.О.) о других сотрудниках не получится.

Если в поездку отправляются несколько работников, целесообразнее издать приказ, в котором будет отражен список всех командируемых, а также цели, для достижения которых они туда направляются.

Требуется ли при оформлении поездки генерального директора?

В соответствии с ГК и ТК РФ, генеральный директор является таким же наемным работником, как и остальные сотрудники компании, поэтому он также может отправляться в командировки.

Оформлять служебное задание в данном случае тоже необязательно, однако при желании он может заполнить бланк сам для себя и поставить свою подпись, указав в нем задачи и сроки, в которые необходимо уложиться для их решения.

Куда подшивать?

Как говорилось ранее, форму служебного задания руководители могут корректировать самостоятельно, и если в документе содержится отчет о проделанной работе, то он сдается в бухгалтерию и подшивается вместе с авансовым отчетом.

Нужен ли отчет о выполненном задании?

Если бланк служебного задания содержит графу «отчет», то заполнять ее нужно. Тем не менее, законодательством обязанность по предоставлению отчета о выполненном задании не установлена, поэтому его составлять нет прямой необходимости.

Что грозит работнику за невыполнение?

Если Положением о командировках, изданном на предприятии, предусмотрено оформление отчета о выполненных заданиях, то работник обязан заполнять данный документ. Если же сотрудник отказывается выполнять данное требование, то работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirou-obrazec/

Добавить комментарий