Срок хранения графика отпусков в организации

Закон обязывает всех работодателей за исключением физических лиц утверждать график отпусков не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Из этой статьи вы узнаете:

– как составить график отпусков 2016;

– какова форма графика отпусков 2016;

– перенос дат в графике отпусков в 2016 году

– срок хранения графика отпусков 2016.

График отпусков — важный документ, позволяющий заранее утвердить время запланированного ежегодного отдыха каждого работника и при этом не допустить остановки или замедления производства, проблем с оформлением бумаг и других неприятных событий, которыми чревато отсутствие персонала на рабочих местах. Рационально составленный график предусматривает возможность замены специалистов на время отпусков, строгий учет всех основных и дополнительных дней отдыха персонала, возможность разделения ежегодного отпуска на две части по желанию работника.

Как составить график отпусков на 2016 год

Трудовой кодекс определяет график отпусков как обязательный и для работников, и для работодателя-юридического лица документ, устанавливающий порядок предоставления отпусков в организации (ст.123 ТК РФ).

Обычно его составлением занимается кадровая служба: сначала традиционно запрашивается информация от работников всех подразделений об отпускных планах на будущий календарный год, после чего на основании полученных сведений разрабатывается сводный график.

Универсального ответа на вопрос «Как составить график отпусков на 2016 год, чтобы удовлетворить запросы всех сотрудников?», к сожалению, не существует. Разработать документ, учитывающий абсолютно все пожелания персонала, сложно.

Большинство стремится уйти в отпуск в теплое время года, но при составлении графика приходится учитывать не только личные просьбы сотрудников, но и специфику деятельности организации, действующие нормы трудового права и требования начальников структурных подразделений.

Необходимо помнить, что некоторым категориям работников полагается предоставлять отпуск в удобное для них время. Речь идет, в частности, о:

– несовершеннолетних работниках (ст.267 ТК РФ);

– лицах, работающих по совместительству. Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст.286 ТК РФ);

– мужьях, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);

– сотрудниках, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст.122 ТК РФ);

– сотрудницах, уходящим в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ);

– супругах военнослужащих (ст.11 Федерального закона №76-ФЗ);

– лицах, награжденным знаком «Почетный донор России» (ст.11 закона РФ №5142-1);

– некоторых других категориях работников.

– С 24 июля 2015 года право на отпуск в удобное время имеет один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст.262.1 ТК РФ).

Кроме того, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное время имеют женщины, у которых двое и более детей в возрасте до 12 лет (абз.3 подп. «б» п.3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 № 235). Решением Верховного Суда РФ от 17 июня 2014 г. № АКПИ14-440 данная норма была признана не противоречащей положениям Трудового кодекса.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух и более лет подряд, а также непредоставление отпуска несовершеннолетним работникам и лицам, занятым на работах с опасными и вредными условиями труда, считается серьезным правонарушением (ч.4 ст.124 ТК РФ).

Когда готовится график отпусков на 2016 год

График отпусков необходимо составлять заранее, хотя бы за месяц до начала нового календарного года. Утвердить график отпусков необходимо не позднее чем за две недели до наступления 2016 года. Иными словами график отпусков 2016 должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года.

Инспекторы по труду довольно часто в ходе проверки обращают внимание на наличие и своевременность оформления этого документа.

Форма графика отпусков 2016 года может утверждаться каждой компанией самостоятельно, но многие работодатели традиционно продолжают пользоваться удобной унифицированной формой Т-7.

Закон не обязывает работодателя знакомить персонал с графиком отпусков (достаточно просто уведомить каждого работника о начале отпуска минимум за две недели до запланированной даты).

Можно предусмотреть в самом графике отпусков 2016 специальную графу для подписей работников в подтверждение их информированности о начале отпуска.

Не возражает против этого и Роструд (письмо Роструда от 30 июля 2014 № 1693-6-1).

Перенос дат в графике отпусков в 2016 году

График отпусков — плановый документ, поэтому перенос дат в графике отпусков в 2016 году, разумеется, не исключен, тем более что трудовое законодательство не запрещает вносить коррективы в ранее утвержденный документ.

Причины, по которым ежегодный оплачиваемый отпуск может продлеваться или переноситься на другой период, перечислены в ст.124 ТК РФ. Кроме того, перенос отпуска допускается по соглашению между работником и работодателем.

Изменения в график отпусков 2016 вносятся на основании заявления, написанного работником, и соответствующего приказа руководителя организации. В большинстве случаев исправления касаются ранее внесенных в график отпусков дат начала и окончания отпуска.

Если перенос отпуска вызван болезнью (данный факт необходимо подкрепить листком нетрудоспособности), новые даты устанавливает руководитель организации с учетом пожеланий работника. При продлении отпуска по причине болезни никакие изменения в график не вносятся.

Хранение графика отпусков 2016

Графики отпусков должны храниться в организации 1 год (ст.693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558).

Это правило означает, что график отпусков должен храниться в течение года после окончания его действия. Таким образом, график отпусков 2016 необходимо будет хранить до 1 января 2018 года.

А 1 января 2016 года можно будет прекращать хранение графика отпусков на 2014 год.

Отсутствие графика отпусков 2016

Отсутствие графика отпусков – одно из самых распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ход в процессе проверки

За отсутствие графика отпусков, а также ошибки в его утверждении, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленной ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

– для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей;

– для ИП — от 1 до 5 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– для юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Подписаться на рассылку новостей

{title}>LiveJournal

Источник: https://apb-ul.ru/news/vacation-schedule-2016

Содержание

8(499)938-71-68

Документация по отпускам

Схема работы кадровой службы по составлению документации по отпускам выглядит следующим образом.

После получения предварительных заявок от работников на предоставление очередных отпусков, руководители подразделений составляют проекты графиков отпусков по подразделениям и направляют их в кадровую службу организации.

Последняя, получив графики отпусков от подразделений, составляет сводный график по организации на календарный год.

После корректировки график отпусков утверждается руководителем организации и доводится до руководителей подразделений.

На кадровую службу возлагается контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска согласно ст. 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск большей продолжительности предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока. До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен предоставляться:

— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работникам в возрасте до 18 лет;

— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, установленных ТК РФ;

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) основной ежегодный;

2) дополнительный оплачиваемый отпуск — работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; в других случаях, предусмотренных федеральными законами;

3) без сохранения заработной платы;

4) другие (по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебные, творческие).

Заявление о предоставлении отпуска

Заявление о предоставлении отпуска подается работником непосредственному руководителю, как правило, не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска
1Код по ОКУД0284071
2Количество экземпляров1
3Формат бланкаА4, др.
4Срок хранения1 год

Заявление может оформляться в произвольной форме (составляться работником от руки) или на трафаретном бланке, разработанном в организации.

В заявлении о предоставлении отпуска проставляют те же реквизиты, что и в обычном заявлении:

1) наименование вида документа;

2) дата;

3) адресат (кому адресуется);

4) отправитель (от кого направляется);

5) текст;

6) подпись работника;

7) визы (если это предусмотрено в организации).

В заявлениях о предоставлении учебных отпусков, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком и других необходимо указать основание: справку из учебного заведения, листок временной нетрудоспособности, справки из медицинских учреждений.

В настоящем пункте приводится заявление, составленное на трафаретном бланке.

Генеральному директору ЗАО “Алкотрейд”
(наименование должности руководителя организации)
О.А. Онуфриеву
(Ф.И.О.)
отА.А. Уварова, юрисконсульта
(Ф.И.О. работника)
юридического отдела
(должность, наименование структурного подразделения)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мнеотпуск без сохранения заработной платы
(вид отпуска)
продолжительностью 7 календарных дней с « 20 » июня 20 05 г:
А.А. Уваров
(подпись)(расшифровка подписи)

Источник: http://hr-portal.ru/article/dokumentaciya-po-otpuskam

Сроки хранения документов в таблице

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить.

Приведем сроки хранения документов в таблице.

Cм. также статью “Сроки хранения документов в организации в 2017 году“.

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Скачать таблицу со сроками хранения бухгалтерских документов в Word >>

Вид документаСрок хранения 
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д5 лет после окончания периода, за который они составлены
Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы
Акты сверок
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов)В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФОПостоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Учетная политика5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)5 лет
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убыткиПлательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи)В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения)В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними — 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Вид документаСроки хранения
Коллективные договорыНе менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании5 лет
Штатные расписания и изменения к нимПостоянно
Личные дела50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Графики предоставления отпусков1 год после окончания его действия

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Куда не представлен документШтраф для организацииШтраф для должностного лица
ИФНС200 руб. за каждый непредставленный документОт 300 до 500 руб.
ФСС или ПФР200 руб. за каждый непредставленный документОт 300 до 500 руб.
Трудовая инспекцияОт 30 000 до 50 000 руб. От 1 000 до 5 000 руб.

Как избавиться от старых документов

Источник: http://7267507.ru/?page_id=3885

Техническая поддержка системы

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Для чего нужен график отпусков?

  • Исполнение законодательства
  • Планирование загрузки специалистов
  • Сбор данных для финансового планирования
  • Обеспечение права работников на отпуск
  • Контроль использования работником права на отпуск

Когда подготавливают и утверждают график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. То есть подписать график на 2013 год нужно не позднее 17 декабря 2012 года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Какие факторы учитывать при составлении графика?

1. Специфику деятельности организации

  • Наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск
  • Возможность взаимозаменяемости работников
  • Распределение работников по подразделениям
  • План развития компании на следующий год

2. Пожелания работников

3. Положения действующего законодательства об отпусках

  • Общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков
  • Особенности использования отпуска отдельными категориями работников
  • Особую продолжительность отпуска

Какие сведения следует отразить в графике?

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

Графа таблицыОписание заполнения
Графа 1 Структурное подразделениеНаименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписаниюНаименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчествоСведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номерУказывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных днейУказывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированнаяДата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем , работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др. )

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В 2012 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2013 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10).

При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Какую дату отпуска указать?

В графе 6 нужно указать планируемую дату отпуска. Соберите информацию о планируемой дате отпуска у сотрудников и внесите данные в график. Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать в 2013 году. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк!

Как утвердить график отпусков?

График отпусков должен быть пописан руководителем кадровой службы.

Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Утверждение графика отпусков руководителем.

Реквизит «Гриф утверждения» содержит УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.

После утверждения необходимо зарегистрировать график отпусков.

Как ознакомить работников с графиком?

После того как график утвердит руководитель компании, ознакомьте с этим документом всех сотрудников.

Работодатель может использовать следующие варианты:

  • Дополнить таблицу унифицированной формы Т-7 графой 11. Данные изменения необходимо оформить приказом по компании. Порядок применения унифицированных форм первичной документации позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты.
  • Оформить журнал ознакомления с графиком.

Как вносить изменения в утвержденный график?

Понятно, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график неизбежно претерпевает изменения.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Если работник хочет уйти в отпуск не по графику, он должен написать заявление в произвольной форме, указав новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Если уход работника в отпуск вне графика неблагоприятно отразиться на производственном процессе, то работодатель вправе отказать сотруднику в такой просьбе.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работодателя

Очередность предоставления отпусков может измениться и по инициативе работодателя. Например, если уход работника в отпуск в текущем году может отрицательно отразиться на работе компании (ч. 3 ст. 124. ТК РФ). Действия работодателя будут правомерны, если:

  • Работодатель получит письменное согласие работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (Заявление о согласии переноса срока отпуска).
  • Работодатель издаст приказ о переносе срока отпуска, в котором укажет какой отпуск и на какой срок перенести. С приказом обязательно ознакомит работника.

Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска неизбежен, если

  • сотруднику своевременно не были выплачены отпускные;
  • уведомление о времени начала отпуска направлено позднее чем за две недели до его начала.

Реквизиты документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков в графах 8 и 9.

В графике отпусков есть также графа 10 «Примечания». Ее заполните, например, в том случае, если работника отозвали из отпуска, а оставшуюся часть перенесли на другое время.

Какая ответственность за отсутствие графика отпусков?

Ответственность предусмотрена как за не составление графика работодателем, так и за его несоблюдение.

Если график отсутствует. За несоблюдение трудового законодательства пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:

  • для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • организации — от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении компании может быть применена другая мера административного наказания — приостановление ее деятельности на срок до 90 суток.

Если график утвержден позже, то работники могут предъявить претензию как самому работодателю, так и обратиться в трудовую инспекцию.

Какой срок хранения графика отпусков?

В соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” графики отпусков положено хранить даже после замены иго новым в течение года.

Источник: http://support.olimp.udm.ru/index.php/article/9-hrarticle/57-05

Закрываем год. Часть 2: отдел кадров

Во второй части статьи о закрытии года поговорим о том, что обязательно нужно сделать в конце года по кадровому делопроизводству.

В отличие от канцелярии, где большинство нормативных документов носят рекомендательный характер и допускается некоторая свобода творчества, отдел кадров нужно вести по строгим правилам, установленным трудовым законодательством. Помимо прочего в статье вы найдете форму графика отпусков и образец его заполнения.

Первая часть статьи: закрываем год в канцелярии

График отпусков

Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в организации должен быть утвержден график отпусков, гласит статья 123 ТК РФ, то есть к 15 декабря у вас на руках должен быть уже готовый документ. Времени осталось не так уж много, а потому приступать лучше прямо сейчас.

Что такое график отпусков? Это документ, применяемый для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1).

Проще говоря, в графике отпусков написано, кто и когда в организации идет в отпуск. Имеются в виду только ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе и дополнительные, и те, что не были использованы в текущем году.

В первую очередь нужно собрать информацию: узнать у каждого работника (в том числе у внешних совместителей), когда он хочет пойти в отпуск. Если руководство согласно с этими сроками, они вносятся в график. Если нет, то придется искать компромиссы. Дата отпуска по графику должна устраивать и работника, и работодателя.

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7.

Скачать форму Т-7 (.docx, 16.7 Кб)

Скачать образец заполнения графика отпусков (.pdf, 290 Кб)

Важная информация по унифицированным формам документов

Заполнение формы Т-7

Сначала заполняем поле «Наименование организации».

Поле «Мнение выборного профсоюзного органа» заполняем только в том случае, если в вашей компании есть профсоюз.

Номер документа и дата составления – когда график будет готов, зарегистрируете его как обычный кадровый документ. Рядом вписывается год, на который составляется график.

Процедуру утверждения документ пройдет после того, как будет составлен и подписан руководителем кадровой службы. Утверждает график отпусков либо генеральный директор (первое лицо организации), либо уполномоченный на это руководитель.

Теперь заполняем таблицу. 

Структурное подразделение (отдел) и должность работников вносятся в график так, как прописаны в штатном расписании. Затем пишется фамилия, имя и отчество работника полностью. Табельный номер указывается, если у вас принято эти номера присваивать. Если нет, графа остается пустой.

В графе 5 указывается количество дней в каждой части отпуска работника. В графе 6 – дата начала каждой части. Напоминаю, что ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем можно разбить на части (ст. 125 ТК РФ), при этом хотя бы одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 дней.

Если в течение года график будет изменяться по согласованию сторон, это будет отражаться в графах 7, 8 и 9. Изменения будут вписываться от руки после того, как работник фактически отгуляет отпуск, например:

Обычно кадровики поступают по разному: для кого-то график отпусков – настольная книга, а кто-то делает его задним числом в конце года, по факту отгулянных отпусков. Каждому, как говорится, свое. Главное, чтобы при проверке Государственной инспекцией по труду данные из приказов по отпускам совпадали с графиком, иначе можно заработать серьезный штраф.

С утвержденным графиком отпусков целесообразно ознакомить коллег под роспись, чтобы в будущем не возникло никаких недоразумений. Графу «Ознакомлен» можно ввести в таблицу, а можно составить отдельный лист ознакомления и хранить его потом вместе с графиком. Помните, что график отпусков обязателен для исполнения и работником, и работодателем (ст. 123 ТК РФ).

Срочные трудовые договоры

Настоятельно рекомендую вам собрать информацию по срочным трудовым договорам, срок которых истекает в наступающем году, и внести себе в напоминания, чтобы не забыть перезаключить договор или же вовремя расстаться с работником.

Помните, что если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

Часто срочный трудовой договор заключают с тем работником, держать которого в компании на постоянной основе по разным причинам нежелательно. Например, с тем, кто замещает находящуюся в декрете сотрудницу. Если этот работник превратится в постоянного, куда выйдет молодая мама?.. Поэтому так важно не проворонить срок истечения срочного трудового договора.

Первая часть статьи: закрываем год в канцелярии

Image by farconville1 / www.freedigitalphotos.net

документирование, кадровикам, кадровое делопроизводство

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3189

Добавить комментарий